Le notifiche della Pubblica Amministrazione diventano digitali
Nasce SEND – Servizio Notifiche Digitali: i vantaggi per gli enti e per i cittadini
di Alessio Biasutto, Responsabile Area Piattaforma Notifiche & Interoperabilità, PagoPA S.p.A.
Il 10 luglio 2023 un cittadino del Comune di Misano Adriatico, in provincia di Rimini, ha ricevuto un messaggio sul proprio smartphone. Il messaggio proveniva da IO, l’app dei servizi pubblici, e lo avvisava della notifica di un atto amministrativo da parte del suo Comune. Alla persona in questione sono bastati pochi clic per accedere all’atto, direttamente tramite l’app. Pochi secondi dopo, il Comune di Misano ha avuto conferma dell’avvenuta notifica di quell’atto al corretto destinatario.
Questo piccolo aneddoto racconta un grande passo avanti che sta avvenendo in queste settimane nel percorso di trasformazione digitale del nostro Paese: l’avvio della piattaforma SEND, acronimo di Servizio Notifiche Digitali. Un progetto del Dipartimento per la Trasformazione Digitale realizzato da PagoPA S.p.A. e a cui è dedicata una specifica misura del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, che ha lo scopo di digitalizzare il mondo della notificazione a valore legale degli atti amministrativi, per offrire alle Pubbliche Amministrazioni e ai cittadini un servizio sempre più semplice, rapido, efficiente.
Come funziona SEND
Lo scopo principale di SEND — Servizio Notifiche Digitali, istituito con il decreto semplificazioni 2020 (DL 70 del 16 luglio 2020, con la dicitura “Piattaforma Notifiche”), è semplificare la vita agli enti che devono spedire degli atti amministrativi e ai cittadini (o alle imprese) che devono riceverli, superando la complessità e i costi degli attuali processi di gestione.
Per quanto riguarda gli enti, una volta effettuata l’adesione l’utilizzo della piattaforma SEND è semplice: non dovranno fare altro che caricare l’atto amministrativo e i documenti allegati e creare una richiesta di notifica verso il cittadino o l’impresa a cui vanno recapitati. Da quel momento, la piattaforma si occupa in totale autonomia di consegnare la notifica:
- direttamente su un indirizzo di Posta elettronica certificata (Pec) del cittadino;
- inviando un avviso di cortesia al destinatario attraverso il canale digitale (app IO, mail, Sms) che lui stesso avrà indicato come preferito;
- inviando, in ultima alternativa, un avviso cartaceo tramite raccomandata.
Il destinatario della notifica (che sia una persona fisica o una persona giuridica) troverà in ogni caso la notifica in un’area riservata nella piattaforma, a cui potrà accedere tramite CIE o SPID. Dalla stessa area riservata l’utente può indicare i propri recapiti e scegliere:
- Di ricevere le notifiche direttamente sul proprio indirizzo di Posta elettronica certificata (Pec). Anche se l’utente non effettua questa scelta ma ha eletto il proprio indirizzo Pec come domicilio digitale in un registro pubblico (come l’Indice nazionale dei domicili digitali), SEND invia in automatico la notifica a questo recapito.
- Di ricevere la notifica su app IO (solo in caso di persone fisiche). Se un utente ha installato l’app sul proprio smartphone, in occasione della prima notifica ricevuta sarà l’app stessa a chiedergli se vuole attivare il servizio di ricezione delle notifiche digitali. In caso di risposta affermativa, l’utente potrà accedere alle notifiche e agli atti tramite SEND senza uscire dall’app.
- Di ricevere un avviso su un normale indirizzo email o tramite un Sms al proprio numero di telefono. In questo caso, l’utente riceve un messaggio con le istruzioni per accedere alla notifica vera e propria sulla piattaforma, dove visionare l’intero atto.
L’apertura della notifica ricevuta tramite uno di questi canali ha valore legale con modalità diverse a seconda del canale, esattamente come avviene oggi quando si ritira una lettera recapitata con raccomandata cartacea. Se al contrario l’utente non riceve la comunicazione sulla propria Pec e non accede alla notifica attraverso uno degli altri canali digitali nell’arco di cinque giorni, la piattaforma invia automaticamente un avviso cartaceo tramite raccomandata all’indirizzo fisico del destinatario, permettendo alle notifiche di raggiungere anche coloro che -per scelta, per digital divide o per altri motivi- continueranno a preferire questa strada.
I vantaggi delle notifiche digitali
Grazie a questa semplice procedura gli enti possono inviare atti amministrativi ai cittadini e alle imprese in pochi istanti, evitando tutti gli oneri legati alla gestione interna delle notifiche e dei processi di postalizzazione. Una volta caricato l’atto su SEND è la piattaforma stessa a occuparsi di raggiungere il destinatario, prima attraverso i canali digitali, poi -in ultima istanza- inviando una raccomandata. Questo per gli enti implica:
- la certezza della reperibilità del destinatario;
- la riduzione delle spese e delle difficoltà legate alla gestione del processo di notifica e postalizzazione;
- la possibilità di essere informati in ogni momento sullo stato di ricezione della notifica.
Al tempo stesso, i cittadini possono contare su una piattaforma nazionale, sicura e semplice da usare, dove trovare a regime tutte le notifiche e gli atti inviati dalla Pubblica Amministrazione. Questo permette loro di:
- avere accesso alle notifiche in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, via smartphone o via web;
- scegliere in totale libertà come ricevere gli avvisi, attraverso Pec, app IO, email, o Sms o anche attraverso raccomandata cartacea;
- gestire e conservare l’atto in pochi clic.
La ricezione degli atti attraverso i canali digitali, inoltre, permette ai cittadini di risparmiare sensibilmente sui costi di notifica che normalmente accompagnano l’invio degli atti.
Una rivoluzione per tutti
Ogni novità nel processo di trasformazione digitale è un passo avanti solo se non lascia indietro nessuno, incluse le persone che per ragioni anagrafiche, culturali o di scelta hanno minore accesso all’uso delle tecnologie. Per questo motivo un pilastro su cui è stata costruita e progettata SEND è quello dell’inclusività.
Il sistema permette a tutti di continuare a ricevere le notifiche anche senza mai accedere al portale. Nello specifico:
- Chi non utilizza un canale digitale per ricevere e gestire gli avvisi, viene raggiunto da una raccomandata cartacea. Per garantire la piena inclusività del servizio, in una prima fase di vita della piattaforma questo avviso include l’intero atto, che raggiunge i cittadini in formato cartaceo; in una seconda fase le persone non digitalizzate riceveranno un avviso e potranno ritirare l’atto in migliaia di punti fisici dislocati sull’intero territorio nazionale, comprese le zone più remote.
- SEND permette anche di delegare qualcuno a ricevere le proprie notifiche digitali. La persona delegata troverà nella propria area riservata all’interno della piattaforma una cartella con tutte le notifiche destinate a chi gli ha concesso la delega.
In questo modo SEND lascia alle persone la facoltà di utilizzare un servizio digitale all’avanguardia, che semplifica e snellisce i processi, o di continuare a ricevere degli avvisi al proprio domicilio fisico. Questo aspetto permette a SEND di essere un servizio digitale davvero alla portata di tutti.
Il progetto già a fine luglio conterà 100 Pubbliche Amministrazioni integrate, con l’obiettivo fissato dal PNRR di raggiungere 800 enti entro la fine dell’anno.
