Antes de tudo, digital

Comece a transformação digital o quanto antes

Mês passado a Aerolito lançou um curso online chamado "digital first", na hora que eu vi já pensei "é isso!!!". É isso que eu sempre acreditei! E agora alguém fez um material para falar justamente sobre o que eu pensava.

Você já parou pra pensar que se uma empresa começa pelo digital, com certeza ela irá primeiro pensar na experiência da pessoa? O digital veio pra facilitar, aproximar, tornar tudo mais fácil e simples (o difícil deixa pro programador que vai fazer a parada funcionar).

Vamos a um exemplo bobo: fazer check-in em um hotel. Mesmo que você já tenha ido em outro hotel da mesma rede, mesmo que você já tenha comprado tudo online e preenchido todos os dados, o que eles pedem? Que você preencha mais um cadastro (alguns até um cadastro usando caneta, CANETA!), assine algumas folhas pra daí eles liberarem as chaves. Você pode estar pensando: "ah, mas é uma questão de segurança". E o aeroporto? Hoje em dia é tudo simples, você nem precisa mais imprimir nada para entrar no avião.

A transformação digital precisa ser tão complexa assim?

Até pouco tempo atrás eu trabalhava com uma contabilidade comum, depois que mudei para uma contabilidade digital praticamente não gasto mais tinta de impressora e nem papel. Na verdade, ultimamente eu não preciso nem mais enviar as notas fiscais que recebo, o pessoal consegue pegar tudo pela internet.

O próprio governo já tem várias iniciativas há vários anos tentando digitalizar as burocracias: notas fiscais já são digitais há anos, titulo de eleitor, carteira de motorista, carteira de trabalho, etc. É claro que ainda tem muito chão pela frente, mas já é um caminho.

Tente repensar pequenas coisas que hoje você faz que poderiam ser simplificadas de modo digital, como um formulário, por exemplo. Não canso de receber formulários em Word (eu nem tenho mais o Word instalado no meu computador), porque não faz logo um formulário no Google Forms? Ou no Typeform?

Outro fato muito simples e que hoje não é tão caro de manter é o armazenamento de arquivos. Dropbox, Google Drive ou qualquer outro. É incrível, mas existe muito escritório que mantém aquele servidor numa salinha com ar condicionado, só pra salvar e fazer backup de arquivos.

Tá vendo só, não é tão complicado. Existem muitas ferramentas para fazer muita coisa, você só precisa encontrar a ideal para que consiga melhorar e facilitar um processo na sua empresa. Vou deixar aqui em baixo as ferramentas que mais usamos e para que usamos, vai que você se inspira em algo?

G Suite / Google Drive

Desde que a teken existe temos backup de todos os arquivos que trabalhamos no Google Drive, nossos e-mails usam a mesma plataforma do Gmail e temos armazenamento ilimitado. O bom é que você já integra tudo, seu calendário, seus arquivos e tudo mais.

ContaAzul

Usamos para gestão do financeiro, a ferramenta também é uma mão na roda na hora de emitir boletos e notas fiscais (é tudo integrado, uma maravilha).

Trello

Este usamos para alguns projetos específicos, principalmente para os eventos que organizamos, lá fica mais fácil de ter uma visão geral do planejamento.

Operand

É o nosso sistema de gestão de tarefas, o bom dele é que já calcula horas e tem uns relatórios muito legais. Além de ter uma pegada bem legal de kanban parecida com o Trello.

Notion

Aqui fica a nossa intranet, usamos a ferramenta para salvar todas as informações necessárias para os funcionários da teken… desde dados do plano de saúde, férias, até o que fazer quando contratar um funcionário. Tentamos documentar tudo.

Typeform / Google Forms

Nossas pesquisas de satisfação dos eventos que organizamos, por exemplo, são feitas no Typeform, ele nos ajuda a ter os dados muito mais fáceis e também fica muito mais fácil pra pessoa preencher um formulário.

É isso. Quando escrevo um texto assim, sempre penso que ninguém vai ligar pois estas ferramentas já são muito conhecidas, mas acaba que sempre me surpreendo que alguém aprendeu algo. Então, se você curtiu, não esqueça das palminhas e de compartilhar com mais pessoas.

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