Wie ich mich selbst organisiere, Teil 1

Der Unterschied zwischen wichtig und dringend

Wer kennt den Unterschied zwischen wichtig und dringend? Erstaunlich viele Menschen lassen sich auf eine Diskussion ein, und verteidigen die These, dass es keinen Unterschied gibt.

Früher war ich ein ziemlich leidenschaftlicher Prokrastinierer. Ich habe alles aufgeschoben, was sich aufschieben ließ. Wenn man nämlich mit der Erledigung wichtiger Tätigkeiten wartet, bis etwas unbedingt sofort erledigt werden muss, dann ist es wichtig und dringend! Dann muss es getan werden. Sofort!
Eine Ursache fürs Prokrastinieren ist sicherlich, dass man beide Begriffe miteinander vermischt.

Ich sparte mir dann das Denken, ob und wie man es macht. Es blieb kein Raum mehr für freie Entscheidungen. Der entstehende Druck setzt gewaltige Kräfte frei.

Aber man nimmt sich so jede Freiheit und Flexibilität. Man beraubt sich selbst die Chance, auf Zufälle adäquat zu reagieren. Vielleicht kommt ein alter Freund spontan in die Stadt und möchte sich mit Dir treffen? — Dann gibt es nur zwei Möglichkeiten: Entweder man lässt die Aufgabe liegen und schafft sie nicht mehr in der vorgegebenen Zeit oder man verzichtet auf die Gelegenheit.

Auf Dauer macht dies unglücklich. Ständig unter selbstgemachtem Druck stehen und Gelegenheiten ausschlagen müssen. Und dieser Zustand bewog mich, immer wieder neue Methoden und Prinzipien für mich auszuprobieren. Von meinen wichtigsten Erkenntnissen und wie ich jetzt meine Dinge geregelt kriege, davon handelt diese kleine Serie.

Für eine gute Organisation braucht man Klarheit über die Differenz von wichtig und dringend:

Wichtig:

Wichtig sind Aufgaben die unbedingt erledigt werden müssen. Ohne sie zu tun, wird die Erreichung der eigenen Ziele gefährdet.

Dringend:

Dringend sind Aufgaben die vor einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen und keine Wahl mehr lassen, ob sie jetzt oder später erledigt werden können.

Geht man davon aus, dass Aufgaben in jeder möglichen Kombination wichtig als auch dringend sein können, ergeben sich folgende vier Quadranten:

Eisenhower-Prinzip

Früher hatte ich mal diese 4 Quadranten an eine Wand ins Büro gehängt. Ich habe alles, was zu tun war auf Zettel geschrieben und entsprechend ihrer Wichtigkeit nach oben gehängt und anhand der Dringlichkeit nach links.

Mit fortschreitender Zeit rutschten die meisten Zettel immer weiter nach links. Mein Ziel war: keine Zettel in den Quadranten oben links geraten zu lassen, indem ich die wichtigen Dinge rasch und vor den unwichtigen Dingen erledigte. Man kann auch sagen:

Ich machte die wichtigen Dinge dringend, bevor sie eigentlich dringend waren. Hatte aber noch ausreichend Puffer und Spielräume um mit Überraschungen fertig zu werden.

Wenn man sich darauf konzentriert, die Aufgaben im Quadrant 2 (wichtig) zu erledigen, hat man immer die Freiheit zu entscheiden, mit welcher der Aufgaben man sich beschäftigen möchte.

Was passiert mit den Aufgaben der anderen Quadranten?

• Quadrant 1 (wichtig und dringend):
  sofort tun! Aber reflektieren, warum die Aufgaben wichtig und dringend sind und dies in versuchen zu Zukunft vermeiden.
  (Z.B. wichtige Telefonanrufe, Krisen, Feuerlöschen)
• Quadrant 3 (dringend und unwichtig):
  sollte möglichst vermieden werden und unterbricht den konzentrierten Arbeitsfluss, ggf. delegieren oder outsourcen.
  (Z.B. Werbeanrufe, manche Meetings, spontane Mails)
• Quadrant 4 (unwichtig und nicht dringend):
  nicht erledigen oder sehr selten als lockere Abwechslung tun.
  (Facebook, manche E-Mails, Ablenkung aller Art)

Dieses Vorgehen hat Steven R. Covey in seinem Buch “7 Wege zur Effektivität” als das Quadrant-2-Prinzip sehr genau beschrieben und nennt auch zahlreiche Beispiele dafür.

Organisationsprinzipien als Motivationshilfe

Für mich war es sehr motivierend wichtige Aufgaben zu erledigen, bevor sie dringend wurden. Ich empfehle dieses Vorgehen jedem einmal auszuprobieren, der sich noch nicht mit der Unterscheidung von wichtig und dringend auseinander gesetzt hat.

Wer gerne Dinge aufschiebt könnte auch mit der Methode eine praktische Unterstützung erhalten. Denn die Darstellung macht ganz gut deutlich, wo man steht und wie gut man sich dabei schlägt.

Trotz der Vorteile habe ich die Darstellung meiner Aufgaben verändert und nutze nun ein Personal Kanban Board, welches ich elektronisch Pflege. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass ich es immer und überall zur Verfügung stehend habe.

So wie ich mich bei der Methode weiterentwickelt habe, habe ich das System für mich verändert und weiterentwickelt.

Wie ich meine Selbstorganisation für mich verbessert habe, folgt im zweiten Teil.

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