Wie ich mich selbst organisiere, Teil 2
Im ersten Teil meiner kleinen Reihe über meine eigene Organisation, bin ich bereits auf einen wichtigen Aspekt der Priorisierung meiner Aufgaben gekommen.
Da ich aber noch weitere Anforderungen an ein Organisationssystem für mich habe, entschied ich mich, meine Aufgaben mittels eines Kanban-Boards darzustellen. Solche Boards sind vor allem in der IT sehr gebräuchlich. Kanban-Boards sind besonders gut geeignet den aktuellen Status sehr deutlich zu machen. Außerdem lässt sich meist einfach ablesen, mit welcher Aufgabe am besten weitergearbeitet werden muss und es wird verhindert, dass man sich durch zu vielen Aufgaben gleichzeitig verzettelt.
Welche Anforderungen habe ich an ein Organisationssystem?
Folgende Aspekte sind mir für meine tägliche Aufgabenplanung sehr wichtig:
- Flexibilität und Spontaneität muss möglich sein
- Unabhängig davon, wo ich mich befinde, möchte ich die entsprechenden Aufgaben sehen
- Ich brauche einen “Eingang” für Aufgaben, wo ich Dinge aufschreibe, die mir einfallen
- Ich möchte von überall darauf zugreifen
- Am Ende der Woche möchte ich meine erledigten Aufgaben ansehen und darüber reflektieren können
- Ich möchte meinen Kopf frei haben und nicht immer an die Dinge denken müssen, die noch zu erledigen sind.
Das Prinzip von Kanban
Hier folgt ein klitzekleiner Exkurs über die Funktionsweise von Kanban. Wer sich damit auskennt, kann zur nächsten Überschrift springen.
Mittels eines Kanban-Boards lässt sich ganz einfach eine Prozesskette mit meheren Aufgaben visualisieren. Das Prinzip ist sehr einfach und lässt sich an folgendem Minimalbeispiel gut veranschaulichen: Auf der linken Seite sammeln sich alle Aufgaben (auf Zetteln oder Karten) in der Spalte ToDo, die ich erledigen möchte. Sobald ich mit der Bearbeitung einer Aufgabe anfange, nehme ich die entsprechende Karte und hänge sie in die Spalte In Progress. Solange die Karte dort ist, bearbeite ich sie. Bin ich fertig damit, nehme ich wiederum die Karte und hänge sie in die Spalte Done. Erledigt.
Wenn zu dem Prozess mehrere Schritte gehören, so lassen sich beliebig viele Spalten einfügen.
Die Darstellung oben zeigt eine idealtypische Situation auf dem Kanban-Board für eine Person. Es ist nur eine Aufgabe in Progress. Mehr kann ein Mensch auch nicht gleichzeitig erledigen.
Um zu verhindern, dass man sich verzettelt, kann man jeder Spalte ein Limit geben, auch WIP-Limit genannt. Wenn ich das Board für mich ganz alleine nutze, kann also immer nur eine Aufgabe gleichzeitig in Erledigung sein. Teilt man so ein Board mit einem ganzen Team sollten entsprechend die Limits festgelegt sein.
Kanban hilft dabei, damit alles im Fluss bleibt. Wenn sich in einer Spalte viele Karten sammeln, dann gibt es offenbar ein Hindernis oder Problem.
Kanban hat zudem einen Motivationseffiekt: eine Karte nehmen und von links nach rechts zu schieben macht den Fluss spürbar und kann antreiben.
Mein Kanban-Board
Mein eigenes Board ist etwas aufwendiger, als die oben erwähnte minimale Veriante. Für meine persönliche Erledigung von Aufgaben hat sich die folgende Struktur etabliert:
- Wünsche: Hier sammle ich Dinge, die ich gerne einmal machen möchte, die aber überhaupt nicht wichtig und nicht dringend sind.
Mein Quadrant 4 des Eisenhower-Modells. (Siehe Teil 1) - Backlog: Wichtige Dinge, die erledigt werden müssen, aber nicht dringend sind.
- This Week: Dinge, die ich mir für die laufende Woche vornehme. Dazu gehören auch mal dringliche Dinge. Also Tätigkeiten, die ich am Ende der Woche abgeschlossen haben möchte. Das sind z.B. Telefonate oder Antworten auf Mails.
- Wait: Etwas, wo ich warten muss, ehe ich damit weiter machen kann. Manchmal habe ich eine Rückfrage an jemanden und warte auf notwendiges Feedback, um mit etwas weiterzumachen.
- Today: Aufgaben, die ich heute gerne erledigen möchte. Einmal am Tag fülle ich diese Spalte mit Aufgaben, die ich mir vornehme. Entweder abends oder am Morgen.
- Today Prio: Aufgaben, die mir sehr am Herzen liegen oder zu meinen wichtigsten Projekten gehören, kommen in diese Spalte. Ich bemühe mich selbst, diese Spalte als erstes am Tag abzuarbeiten. Manchmal gehören hier auch wichtige und dringende Tätigkeiten hinein. Wie in der Spalte davor, fülle ich diese einmal am Tag.
- Doing: Daran arbeite ich gerade. Hier ist in der Regel immer ein Zettel zu finden. Im Moment des Schreibens:
“Teil 2 von: wie ich mich selbst organisiere auf medium.com” - Standup: Einmal am Tag treffe ich mich mit meinen Team-Kollegen von Serenize im Chat. Wir besprechen, was wir erledigt haben und worauf wir uns am heutigen Tag konzentrieren werden. In dieser Spalte kann ich ablesen, was ich erledigt habe.
- Done: Nach dem Standup schiebe ich die Karten in diese Spalte. Dort bleiben sie bis zum Montag hängen. Ich reflektiere am Montag über die Aufgaben der Woche und archiviere dann die Karten.
Obwohl der Umfang auf den ersten Blick sehr kompliziert wirkt, ist die Nutzung dieses Boards für mich sehr pragmatisch und hilft mir Übersicht zu behalten.
Limits
Für ein paar Spalten habe ich Limits definiert. In Doing lasse ich wirklich nur eine Aufgabe gleichzeitig zu. Für Wait haben ich das Limit von 3. Wenn da eigentlich noch was hinzukommen muss, kümmere ich mich erstmal darum und hake entsprechend nach, damit sich dort nichts staut.
Neue Aufgaben
Wie gehe ich mit neuen Aufgaben um? Neue Aufgaben finden bei mir Eingang in die Spalten: Wünsche, Backlog, This Week oder sogar Today. Abhängig davon, wie wichtig bzw. dringend die Aufgabe ist.
Beispiel: Auf einer Veranstaltung fragt mich jemand nach meiner Website, die ich ihm am nächsten Tag gleich per E-Mail zukommen lassen möchte. Ich trage dann “Herrn Meyer Link zur Homepage schicken” in die Spalte Today ein.
Möchte ich einen neuen Artikel schreiben, kommt dies als Aufgabe in eine der linken Spalten und wird sich mit der Zeit in eine Woche und für einen Tag eingeplant.
Sag niemals nie — oder doch?
Wie stelle ich sicher, dass bestimmte Aufgaben überhaupt jemals erledigt werden? Gibt es Aufgaben, die ich niemals erledige?
Da ich meine Aufgaben alle auf einem einzigen Board darstelle, reicht es für mich, ab und zu einfach durch alles zu gehen und zu überlegen, was davon noch relevant ist oder besonders wichtig wurde. Nicht selten fliegen dabei einige Zettel raus.
Und wenn ich’s nicht schaffe?
Alles was in der Spalte Today hängt, möchte ich am selben Tag erledigen. Aber manchmal schaffe ich es einfach nicht.
Dann bleibt es einfach hängen und wird am nächsten Tag gemacht. Wenn dies häufiger passiert, überlege ich, woran das liegt. Habe ich mir zu viel vorgenommen? Bin ich gerade nicht so leistungsfähig? Stört mich etwas? Werde ich regelmäßig unterbrochen?
Meist vermeide ich durch genügend Vorlaufzeit, dass ich keine dringenden Aufgaben habe. Darum entstehen durch solch eine Verzögerung keine schlimmen Folgen.
Weder wichtig, noch dringend
In der Spalte Wünsche sammle ich Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Ist es sinnvoll, diese zu überhaupt aufzuschreiben und zu machen?
Ein Beispiel:
Seit längerem einmal einen Kundenbrief an die Münchner Verkehrsgesellschaft schreiben. Mir sind ein paar Dinge aufgefallen und habe ein paar Ideen, wie sie bestimmte Abläufe und die Kundenfreundlichkeit verbessern können.
Ist dies eine wichtige Aufgabe für mich? Ist es dringend?
Habe ich mal Muße oder mein Kopf raucht, von anderen anspruchsvollen Aufgaben, gehe ich meine Wünsche an. Also wenn ich Abwechslung brauche oder Lust darauf habe.
Aufgaben nach Projekten und Kontext ordnen
In meinem Aufgabenmanagement gibt es noch eine weitere Ebene. Meine Karten ordne ich nach Projekten oder Orten. Dazu verwende ich verschiedene Farben zur Markierung der Karten.
Anhand der Farben weiß ich gleich, um welche Art von Aufgabe es sich handelt. Es gibt Aufgaben, die ich nur zu Hause erledigen kann oder mit meiner Freundin besprechen muss. Die meisten Aufgaben haben mit Serenize zu tun. Diese haben eine andere Farbe. Bei einem kurzen Blick auf mein Board gewinne ich so schneller einen Überblick, mit welcher Aufgabe ich mich am besten als nächstes beschäftige.
Manchmal notiere ich auch ein Datum auf den Karten. Das ist der Zeitpunkt, bis wann ich sie erledigt haben möchte.
Ich nutze Trello um mein Board digital darzustellen. Trello bringt mir Filterfunktionen und ich habe das Board immer griffbereit.
Welche Fragen ergeben sich für Dich? Was könnte ich Deiner Meinung nach noch anders oder besser machen?
Auf was soll ich noch im nächsten Teil eingehen?
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Außerdem schreibe ich im Serenize-Blog über Ideen in Unternehmen.
