4 formas de otimizar a gestão do tempo nas rotinas de RH

Você tem dificuldade para otimizar o seu tempo na rotina do setor de Recursos Humanos? Se sim, este post foi feito com base nos desafios de pessoas como você. Afinal, sabemos que planejar, executar e avaliar tarefas no dia a dia de um departamento nem sempre é algo fácil. Até porque, além das atividades comuns da área, podem surgir situações urgentes.

Veja, em seguida, quatro formas de otimizar a gestão de tempo nas rotinas de RH.

Especificação das responsabilidades

Provavelmente, você conhece a expressão “jogo de empurra-empurra”, não é mesmo? Quando, em um departamento, não existe clareza a respeito das reais funções de cada colaborador, o andamento das atividades pode ficar prejudicado.

Para evitar isso e para otimizar o seu tempo, é importante que cada membro da equipe de RH saiba exatamente quais são as suas respectivas responsabilidades. Dessa forma, os profissionais podem ser mais proativos e, além disso, o gestor pode fazer cobranças assertivas, já que saberá quem é a pessoa designada para cada tipo de tarefa.

Planejamento das atividades

A falta de planejamento causa baixa produtividade, queda da qualidade dos serviços, além de ser fonte de conflitos. Para otimizar o seu tempo, busque programar as tarefas com antecedência.

Por exemplo, há empresas que organizam a agenda de atividades para cada semana ou para cada quinze dias. A ação antecipada evita que tarefas sejam executadas de modo corrido, bem como reduz o nível de estresse dos envolvidos em relação aos prazos de entrega.

Com a previsão das atividades, os colaboradores do setor de RH também podem se organizar de maneira mais eficiente para atender às demandas.

Uso de software para otimizar o seu tempo

Cada vez mais, as rotinas dos departamentos de Recursos Humanos são informatizadas. Para otimizar o seu tempo e garantir um fluxo de trabalho mais ágil, é recomendável que você utilize um software para automatizar as atividades. Até porque o trabalho operacional, quando é feito de modo manual, fica mais suscetível a erros.

A vantagem de um software é que a informação fica armazenada de forma segura. Além disso, um sistema informatizado permite que várias pessoas trabalhem em um mesmo projeto, já que o acesso pode ser simultâneo e a comunicação fica mais facilitada.

Em um tempo que as empresas recebem dezenas — ou até centenas — de currículos em processos seletivos, contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas é quase essencial para otimizar o seu tempo e o dos demais integrantes do setor de RH.

Hoje em dia, o recrutamento, a seleção e, em alguns casos, até a entrevista podem ser feitos com a ajuda de sistemas informatizados. O envio de documentos por meio da internet, no ato de contratação, também torna o trabalho mais rápido para o setor de RH.

Estabelecimento de prioridades e delegação de tarefas

Como já mencionamos, por mais que haja planejamento, sempre é possível surgir imprevistos. Por exemplo, lidar com a documentação de uma eventual demissão ou atender a um pedido de um gestor de área. Nesses casos, para otimizar o seu tempo, é importante que você estabeleça prioridades para as tarefas, categorizando as demandas como “importantes” ou como “urgentes”.

Além disso, pode ser útil utilizar uma checklist para acompanhar o andamento dessas atividades. Isso pode ser feito no software do setor, por exemplo. Também não podemos esquecer da possibilidade de delegar tarefas, para favorecer o cumprimento de metas, em vez de concentrar trabalho nas mãos de poucas pessoas e prejudicar o departamento.

Além das dicas que apresentamos no post de hoje, quais outras atitudes você toma na sua rotina para otimizar o seu tempo? Compartilhe sua experiência aqui nos comentários. Participe!

Originally published at passanorh.99jobs.com on June 15, 2016.