Rituais do Chapter de Dados da Passei Direto
O desafio de organizar a alocação e os melhores processos para um time não é nada fácil.
Senti muita dificuldade de encontrar conteúdos de qualidade sobre esse tema na internet e, por isso, resolvi compartilhar para quem sabe ajudar quem está enfrentando desafios similares ao nosso.
Os rituais em 2019
Em 2019, tínhamos aproximadamente 90 pessoas na Passei Direto e o time de Dados era composto por apenas 4 pessoas. Trabalhávamos todos no mesmo escritório e na mesma baia.
Ja seguíamos o modelo de organização do Spotify e nos organizávamos em Tribos, Chapters e Squads.
Esses eram os rituais que todos da nossa Squad de Dados participavam até então:
1- Planning
Toda sexta-feira nos reunimos para alinhar sobre o que foi feito na última semana e definir quais seriam as atividades a serem realizadas na próxima.
O ritual dura cerca de 1h.
Na primeira meia hora, todos apresentam brevemente o que fizeram na última semana.
Em seguida, o Tech Lead prioriza os débitos técnicos a serem resolvidos, eu (PM) priorizo as demandas ad hoc e os líderes dos projetos priorizam as atividades a serem executadas.
Utilizamos o JIRA pra esse ritual.
2- Retrospectiva
Na Retro, mensalmente, nós discutimos sobre os pontos bons e ruins que aconteceram no último ciclo. Utilizamos um board simples no Notion para esse ritual.
Nessa mesma reunião, analisamos os dados da Saúde do time, a partir de uma auto-avaliação que todos fazem sobre Liderança, Planejamento, Processos, Autonomia, Agilidade e Entregas.
A partir dessa avaliação, temos um panorama objetivo da saúde do time:
Com base nesse panorama e os pontos ruins trazidos pelo time, construímos planos de ação para evoluir nossa cultura.
A Retro funciona muito bem para mapear os problemas recorrentes e obstáculos que estão atrapalhando a produtividade e felicidade do time.
3- Almoço do time de Dados
Por fim, o nosso ritual favorito, também acontecia às sextas assim como a Planning. Todo o time almoçava junto em um restaurante em Botafogo.
Nunca falávamos sobre o trabalho. Durante o almoço no Outback, Broz ou no Garagem, reforçávamos a nossa conexão.
Era o nosso ritual predileto e contávamos os dias para o almoço de sexta!!
4- Data Day
Ao final de projetos que são muito relevantes para toda a empresa, a gente compartilha no “Data Day” os pontos mais relevantes sobre o projeto para disseminar as descobertas que foram realizadas para todo a empresa.
Acontece pontualmente, conforme o fechamento de grandes projetos.
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Os rituais em 2021
Em 2020, tivemos 2 grandes desafios: aprender a trabalhar remotamente ao mesmo tempo que triplicávamos o tamanho do time. Nesse contexto, os rituais, as ferramentas e os processos foram constantemente revisitados para garantir que todo o time estivesse sempre bem alinhado e com o suporte necessário pra tocar as atividades.
Na primeira semana que mudamos para o remoto, a primeira mudança que fizemos foi implementar a Daily.
5- Daily
Dado que todos estavam trabalhando remoto, não existia mais aquele “toque no ombro” pra pedir uma ajuda enquanto estávamos na mesma baia .
Por isso, implementamos a Daily para que todos do tivessem visibilidade mais rápido sobre os problemas que estão atrapalhando a execução das atividades do time definidas na semana.
Dura apenas 15min, acontece de segunda a quinta às 14h45 e a participação é opcional. Cada membro do time compartilha como foi seu dia e suas principais dificuldades.
Funciona muito bem para nos manter sempre alinhados e serve como ponte para conectar as pessoas do time que estão com um problema com aqueles que podem ajudar a resolver.
6- Data Critique
Pela natureza do trabalho relacionados à Análise e Ciência de Dados, a maior parte desses projetos são desenvolvidos individualmente.
Nesse contexto, percebemos a necessidade de reforçar a troca interna para incentivar a colaboração ao longo do desenvolvimento de todos projetos, para que não ficassem sendo desenvolvidos de forma isolada.
Inspirados no ritual do Chapter de Design, implementamos, então, o Data Critique.
Acontece todas às quartas, às 14h. A pauta é definida semanalmente e a participação é opcional.
O ritual dura cerca de 50min. Nos primeiros 20min, o líder do projeto apresenta e fala sobre os seus principais desafios.
Em seguida, todos colaboram com sugestões, feedbacks e direcionamentos que possam o ajudar.
Percebemos que esse ritual também tinha valor pra outras pessoas fora do Chapter de Dados que estão executando analises, relatórios e/ou construindo dashboards.
Logo, também recebemos pessoas de outras áreas 1 vez por mês para oferecer feedbacks e sugestões para evoluírem essas entregas.
7- Data Chapter Results
Outro ritual que implementamos conforme a maturidade do time foi a reunião de resultados.
Nessa reunião, compartilhamos um resumo com o resultados dos projetos e os principais aprendizados em cada um deles.
Acompanhamos os KRs e KPIs do time, trazendo insights para o direcionamento e execução da nossa estratégia.
Aproveitamos esse momento para compartilhar também a nossa visão de futuro, principais desafios e o nosso plano para superá-los.
A divisão dos rituais
Conforme o time cresceu, percebemos a necessidade de adaptar a Planning, Retro e Daily. Quando o time estava com mais de 12 pessoas, o dividimos.
Os Engenheiros e o Data Ops passaram a fazer parte da Squad de Data Engineer. Cientistas e Analistas passaram a fazer parte da Squad de Analytics.
Essa divisão tornou as reuniões muito mais produtivas e focadas, na medida em que o assunto abordado e os problemas de cada Squad é bem diferente.
Também nos ajudou a ser mais objetivos — a Planning de cada time passou a durar apenas 40’ e conseguimos mapear melhor os problemas de cada frente na Retro e na Daily.
7- Pre-planning
A questão da agilidade nas entregas era uma das principais dores do time de Engenharia.
Identificamos uma oportunidade de rever nosso processo de planejamento para melhor definir melhor cada card, assim como melhorar nosso processo de definir a estimativa para a execução.
Sendo assim, criamos a “Pre-planning” que é conduzida pelo Líder Técnico.
Esse ritual semanal dura cerca de 25 min e, nela, é conduzido o Planning Poker. Utilizamos essa ferramenta para determinar, conforme a escala de Fibonacci, o número de storypoints estimados para cada atividade.
Com a limitação de storypoints para cada atividade e e discussões na pré-Planning, passamos a quebrar melhor os problemas.
Como PM, passei a ter muito mais visibilidade do esforço para realizar cada atividade — tornando muito mais fácil o processo de priorizar, comunicar e alinhar com stakeholders.
Mensalmente, após a pré-Planning, o time de Engenharia também acompanha as métricas de eficiência operacional do time.
Com base nessas métricas, identificamos gargalos e oportunidades de evoluir nossos processos.
8- Cafezinho do time de Dados
O mais desafiador tem sido encontrar um ritual remoto para substituir o nosso almoço de sexta.
Já tentamos o “Almoço virtual” e o “Sextou de dados” em que jogávamos juntos online. Ambos não funcionaram muito bem porque, com o tempo, poucas pessoas participavam.
Estamos fazendo mais um teste — criamos o “Cafezinho de dados”. Um momento em que é proibido falar sobre assuntos relacionados ao trabalho e o foco é bater um papo para nos conectarmos mais como time.
Por enquanto, tem funcionado bem :)
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Enfim, esses são todos os nossos rituais.
Mesmo com a mudança do contexto para o remoto e com o time crescendo numa velocidade muito acelerada, conseguimos manter todos muito bem alinhados e evoluir nossos indicadores da saúde do time.
Algumas lições mais importantes que aprendemos ao longo de todas essas adaptações e evoluções nos processos foram:
Princípio 1: Adapte as referências para a sua realidade
Não fez sentido para nós adaptar a risca o Scrum ou o Kanban. Da mesma forma que não conseguimos simplesmente replicar o que outras squads faziam. Funcionou muito melhor entendermos com profundidade nossos problemas e, em seguida, buscarmos essas referências de metodologias e benchmarks para adaptarmos para a nossa realidade.
Princípio 2: Os rituais devem estar sempre sendo revistos e em constante evolução
O que funcionou no contexto do time em 2019, não funciona mais agora em 2021. É imprescindível que nós líderes estejamos sempre muito atentos aos feedbacks e problemas levantados para se adaptar de forma ágil.
Princípio 3: Mantenha os times pequenos, autônomos e focados em uma missão única
É preciso estar bem atento ao momento certo de dividir o time quando perceber que o escopo está muito amplo ou divergente. Quanto mais pessoas participando de uma reunião, mais desafiador é ser objetivo, manter todos alinhados e mapear os problemas que estão os atrapalhando.
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E onde você está, quais são seus rituais e principais desafios?
