Execution for Dummies

Le 19 novembre 2016 je suis allé discuter avec les élèves du programme Lion de TheFamily de l’aventure PayFit à travers le thème “Execution for Dummies”.

Petit rappel : PayFit permet de générer automatiquement les bulletins de salaire des employés et prend en charge l’édition des déclarations sociales chaque mois, évitant ainsi erreurs et retards. L’idée a vu le jour en 2015, nous avons levé 5 millions d’euros en octobre dernier et plus de 300 entreprises nous font d’ores et déjà confiance.

Notre croissance repose sur notre exécution. L’exécution au quotidien se traduit par un ensemble d’actions ayant une influence sur notre organisation.

“82% des Fortune 500 CEO’s estiment que leur organisation est efficace dans la planification stratégique. Seulement 14% ont indiqué être efficaces dans l’exécution de leur stratégie.” — Forbes Magazine

🔑 Roadmap is Key

1 — Allier exécution et planification

You need a plan to execute.

Un bon exécutant agit vite et bien, il se sert de ses erreurs pour aller dans la bonne direction et cela se fait parfois au détriment du planning. Pour autant, ce n’est pas simplement en exécutant que tout se résout, il faut une ligne directrice.

Chez PayFit la Roadmap guide l’exécution. Elle nous permet de concilier stratégie commune & objectifs individuels.

La roadmap produit définit les différents développements qu’on va réaliser sur le court, moyen et long-terme (nouvelles fonctionnalités, optimisation, etc.). Elle est détaillée sur ZenHub pour la team Tech et sur Trello pour le reste de l’équipe. Chaque PayFiter a une vision en live de ce qui se passe et ce qui va se passer. Cela permet par exemple aux Sales de savoir à quel moment ils peuvent commencer à parler d’une nouvelle fonctionnalité à un prospect et à l’équipe Marketing d’organiser en avance la communication.

A l’échelle individuelle, on établit des scorecards pour stimuler l’exécution. Ce sont des fiches individuelles qui listent les tâches et objectifs de chacun. Les scorecards sont partagées avec toute l’équipe via Slack et leur lecture par tous est indispensable : cela permet d’être au courant des objectifs et compétences de chaque PayFiter, de savoir pourquoi Aymar bosse dans la même boîte qu’Hugo. Les scorecards sont établies dès l’étape du recrutement pour définir le profil que nous recherchons.

Nous avons aussi mis en place un système de rémunération et de bonus totalement transparent : pour calculer le salaire ou l’equity de nos employés, on utilise une formule simple et connue de toute l’équipe (modèle utilisé par Captain Train et inspiré de Buffer — thanks Jean-Daniel 😉). Différentes variables (compétences dans le poste, accoutumance à la culture, capacités managériales, etc.) sont prises en compte pour déterminer les éléments de rémunération de chacun. Ce schéma est partagé avec tous les PayFiters mais aussi avec toutes les futures potentielles recrues. Ainsi, chacun sait ce qui l’attend en arrivant chez nous. Il sait que tout peut aller très vite en fonction de son investissement et de ses performances. Les potentielles tensions liées à la rémunération et à l’equity sont évitées par ce principe de transparence.

2 — Imposer son style d’exécution

Envision, create, and believe in your own universe, and the universe will form around you.” — Delivering Happiness de Tony Hsieh

Le style d’exécution constitue la raison d’être de l’organisation. Il existe différents styles d’exécutions mais ce qui compte à la fin ce sont les résultats.

Le style PayFit c’est :

  • Pas de réunion, que de l’exécution : une newsletter contenant les dernières actualités est envoyée à tous les PayFiters le lundi sur Slack. Elle est concise et permet d’éviter une longue réunion. Tous nos investisseurs reçoivent également cette newsletter.
  • Écouter pour mieux décider : il est important d’être à l’écoute de ses employés. Ecouter est quelque chose qui se vit à chaque instant, pour réagir au mieux et de la façon la plus efficace à une demande.
  • Expérimenter pour performer : on expérimente pour pérenniser ce qui fonctionne et éliminer rapidement ce qui ne marche pas.

🌕 The Mission

“People don’t buy what you do but why you do it.” — Comment les grands leaders inspirent l’action de Simon Sinek
Comment les grands leaders inspirent l’action — Conférence TED de Simon Sinek

Là est le challenge : réussir à motiver une équipe entière pour une cause commune et créer un univers propre afin d’avoir le sentiment d’appartenir à une aventure extraordinaire. Les PayFiters sont guidés par un objectif commun, ils ont une mission et ils en ont conscience au quotidien : construire et offrir le meilleur produit pour faire de la gestion de ses employés un réel bonheur.

1 — L’importance du leader

Un leader est la personne référente pour une action. Il est important d’avoir un leader naturel sur chaque sujet. Avec Ghislain et Florian nous sommes ultra complémentaires et nos rôles sont clairement définis. Dans chaque unité, des référents cadrent l’exécution par leur leadership. On vient par exemple de recruter l’ancien CMO de Lemon Way à la tête du marketing car aucun de nous n’étions au niveau pour gérer ce pôle.

Un leader guide la bonne exécution. Une étude de l’université de Chicago montre que le CEO “cheetah” avec des exigences très élevées obtient de meilleurs résultats financiers que le CEO “lamb”, dont les valeurs sont le respect d’autrui, l’écoute, l’ouverture à la critique. Là encore, tout est une affaire d’équilibre et de style d’exécution.

Un leader inspire les troupes. La transmission des valeurs de l’entreprise crée un sentiment de communauté et instaure des bonnes pratiques. Par exemple, pendant l’onboarding de nos PayFiters, on apprend aux nouvelles recrues les différents raccourcis utiles au quotidien. Des livres comme Delivering Happiness ou Who: the A method for Hiring font partis du rite initiatique.

2 — A players only

“Who: the A method for Hiring” — Geoff Smart et Randy Street

Le livre “Who: the A method for Hiring” de Geoff Smart n’est pas seulement l’ouvrage préféré de Jean de La Rochebrochard, c’est aussi un des éléments qui façonne notre philosophie en matière de recrutement. Pour exécuter au mieux, on a besoin de la meilleure équipe. La A method enseigne l’art de bien s’entourer :

  1. Construire une scorecard pour savoir ce qu’on cherche
  2. Sourcer les candidats
  3. Interviews
  4. Décision

Le livre distingue trois types d’employés : les A, B et C. Les A players ont un potentiel d’exécution bien plus prononcé que les B et les C. Surtout, ils auront tendance à vouloir s’entourer d’autres A players, au contraire des B qui eux ne voudront recruter que des C par peur de la comparaison.

Chez PayFit, on accorde beaucoup d’attention à notre processus de recrutement, c’est pour cela que nous avons engagé une personne dédiée au sourcing des meilleurs candidats. Un des principes guidant notre recrutement est : hire well, fire fast.

PayFit recrute !

🎉 Test, Learn and Celebrate

1 — Mieux vaut essayer vite que réfléchir trop longtemps.

Test fast and learn faster.

Chez PayFit, on privilégie l’itération à une trop longue réflexion. Pour sortir une nouvelle fonctionnalité (congés payés, notes de frais…) on ne se perd pas dans des spéculations, on exécute, on fait ce qui nous semble le mieux — pour nos clients comme pour nous. La Loi de Pareto s’applique à merveille pour nous ; il faut à chaque fois trouver les 20% d’efforts qui vont engendrer 80% des résultats escomptés. Ensuite il est toujours temps d’optimiser, de corriger ou de savourer 🙂

Pour coder et construire PayFit on utilise JetLang, un langage maison maîtrisé seulement par les JetLang Masters. Aujourd’hui ce langage nous permet d’aller vite dans notre développement et de rendre PayFit ultra intuitif pour tous nos clients. On a construit ce langage par itérations successives et on n’aurait jamais pu prévoir au départ — assis dans un fauteuil au coin du feu — qu’on créerait ce qui existe aujourd’hui. Si on l’avait su on ne l’aurait d’ailleurs peut-être jamais fait !

2 — Apprendre, apprendre et apprendre.

Always be learning.

Chaque jour notre principal objectif est d’apprendre et d’en savoir plus que la veille ; pour être plus efficace, pour se sentir mieux, pour mieux vivre notre culture. Pour décupler cette soif d’apprendre on a par exemple mis en place un PayFit Reading Challenge avec des articles ou des livres qui permettent à chacun de progresser sur son sujet. On a aussi progressivement construit une PayFit Bible qui constitue aujourd’hui une formidable ressource pour que chaque PayFiter (nouveaux comme anciens) puisse apprendre et comprendre rapidement comment fonctionne notre produit, comment le vendre, comment répondre à nos clients pour les rendre heureux…

3 — Savoir célébrer

Notre recette, c’est un juste milieu entre rigueur et bonne humeur. L’idée est de donner de la visibilité à la réussite pour favoriser la motivation. Une cloche résonne dans nos bureaux dès qu’un Sales convainc un client de passer sur PayFit. Et ça sonne souvent ! 🔔 C’est dans ce genre de moment que chacun comprend pourquoi il travaille chez PayFit 🚀