Consolle Avvocato — La gestione automatica dei depositi oltre il limite dei 30 MB

Nell’aprile scorso i sistemi ministeriali del PCT sono stati dotati di una nuova utile funzione, quella delle depositi complementari.

Si tratta di depositi che, inviati successivamente a quello principale, vengono riconosciuti dal software di cancelleria e riuniti al deposito dal quale dipendono. I documenti contenuti in tali depositi successivi sono quindi riuniti a quelli del deposito principale, esattamente come se fossero pervenuti in un unico invio.

Chi fosse interessato agli aspetti tecnici può approfondirli scaricando la relativa nota tecnica dal portale dei servizi telamatici (qui) o leggere l’interessante post dal blog del collega avv. Roberto Arcella (qui).

La dimensione massima consentita per la busta telematica è pari a 30 Megabyte.

Questa evoluzione del sistema PCT consente di eliminare gran parte dei problemi che l’ avvocato deve affrontare quando le dimensioni del deposito superano quelle massime di 30 MegaByte previste dall’art. 14.3 delle specifiche tecniche del PCT (Provv. DGSIA 16.4.2014).

Per fruire di questa evoluzione è però necessario che i software c.d. redattori, con i quali vengono predisposte le buste di deposito siano aggiornati.

La Consolle Avvocato® ha implementato tale funzionalità a partire dalla versione 2.19.0 nel giugno scorso (versione attuale 3.26.0).

Tale evoluzione del programma consente di non prestare più attenzione alle dimensioni delle buste di deposito (pur essendo evidente l’ interesse a mantenerle il più leggere possibile) e solleva dalla necessità di “costruire” le buste del deposito principale e di quelli successivi bilanciando il loro contenuto perché nessuna superi il limite. Non è più nemmeno necessario predisporre per ogni deposito successivo la relativa nota di deposito da utilizzare come atto principale “fittizio”.

In sostanza la procedura da seguire è la seguente:

• si predispone la busta di deposito allegando l’atto principale e tutti i documenti, anche se eccedono il limite dimensionale;
• al momento della formazione della busta Consolle Avvocato®, nel caso di superamento del limite, suddivide automaticamente i documenti in tanti depositi quanti sono necessari, avvisando l’utente e facendoli comparire nella finesta “Depositi telematici” del fascicolo in lavorazione;
• dopo aver atteso la ricezione dell’esito dei controlli automatici relativo al deposito principale (c.d. terza PEC), si procede all’invio dei depositi complementari, aprendoli e procedendo alla creazione e all’invio della busta telematica come di consueto.

Le istruzioni operative dettagliate potete scaricarle da qui.

Questa comoda novità porta con sé anche due ulteriori vantaggi.

In primo luogo non è più necessario attendere che il deposito principale venga iscritto a ruolo e, quindi, sia assegnato un numero di ruolo al fascicolo prima di procedere all’ invio dei depositi successivi. In sede di deposito di ricorsi o di iscrizioni a ruolo, quindi, sarà sufficiente attendere l’esito dei controlli automatici per poi procedere all’ invio di tutte le buste complementari, riducendo i tempi di deposito e, in particolari fattispecie, il rischio di incorrere in decadenze.

In secondo luogo viene superato il limite che imponeva, in caso di depositi multipli, di creare link ipertestuali ai soli documenti inseriti nella medesima busta dell’atto principale. Non sarà più necessario inserire i documenti da linkare nella busta che contiene anche l’atto principale, poiché si può essere sicuri che tutti i link funzioneranno correttamente, indipendentemente dal fatto che il documento sia stato depositato con la busta principale o con una busta complementare. Il software di cancelleria, infatti, ricostruisce l’unità delle allegazioni documentali nel fascicolo telematico, riproducendo quello che avviene quando l’atto principale e tutti i documenti vengono inviati con una sola busta di deposito.