Le nuove specifiche tecniche relative all’attestazione su documento separato
Negli ultimi anni il Legislatore ha riconosciuto ad alcuni soggetti — tra i quali i difensori — sempre più ampi poteri di attestazione della conformità all’originale delle copie informatiche di atti e provvedimenti, nell’ambito delle procedure giurisdizionali e dei procedimenti di notificazione in proprio.
Il difensore ha il potere di attestare la conformità delle copie informatiche: (1) di atti processuali di parte e di provvedimenti del giudice tratti dal fascicolo informatico (art.16-bis, comma 9-bis, DL179.12); (2) di atti processuali di parte e di provvedimenti del giudice detenuti in originale o in copia conforme (art.16-decies DL179.12); (3) degli atti indicati dagli articoli 518, comma 6, 543, comma 4 e 557, comma 2, c.p.c. nell’ambito dei procedimenti esecutivi (art.16-bis, comma 2 DL179.12); (4) degli atti da notificare a mezzo PEC quando non si tratti di documenti originariamente informatici (art. 3-bis L53.94); (5) della copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna nell’ambito delle procedure di notificazione a mezzo PEC (art. 3-bis L53.94).
A fronte del riconoscimento dei nuovi poteri di attestazione, non erano però state dettate precise modalità con le quali procedere alla dichiarazione di conformità delle copie e, solo per le attestazioni previste dalla L.53.94 sulle notificazioni da parte dell’avvocato, era stato fatto esplicito richiamo agli artt. 22 e 23 del CAD (DLGS82.05), a loro volta contenenti un richiamo alle relative regole tecniche. Queste ultime sono racchiuse nel DPCM 13.11.2014, entrato in vigore l’11.2.2015, il quale impone che le attestazioni di conformità su documento separato contengano un riferimento temporale e l’impronta (il famigerato hash) di ogni copia.
La volontà di superare le difficoltà — di comprensione e pratiche — indotte dal DPCM 13.11.2014, ha persuaso il Legislatore ad emanare l’art.16-undecies del DL179.12, che regola espressamente le modalità con le quali i soggetti abilitati — tra i quali il difensore — debbono procedere all’attestazione di conformità nelle ipotesi previste dallo stesso DL179.12, dal codice di procedura civile e dalla L53.94.
Sennonché dall’entrata in vigore della norma (nel suo attuale tenore il 21.8.2015), tali specifiche tecniche non erano state ancora pubblicate. Ciò aveva indotto alcuni prudenti interpreti, a ritenere che in loro mancanza e dovendosi l’attestante rifare “esclusivamente” alle modalità di individuazione della copia ivi previste, l’attestazione di conformità su documento separato non fosse praticabile. Ciò con gravi ripercussioni in particolare sulle notificazioni a mezzo PEC che, come noto, prevedono che l’attestazione sia necessariamente contenuta nella relazione di notificazione che, come ovvio, è documento separato rispetto a quelli oggetto di notificazione e, quindi, di dichiarazione di conformità.
Finalmente nella GURI n.4 del 7.1.2016 è stato pubblicato il Provvedimento 28.12.2015 del direttore generale DGSIA che ha — tra l’altro — introdotto le specifiche tecniche mancanti, integrando il Provvedimento 16.4.2014 (cc.dd. Specifiche tecniche del PCT), mediante l’inserimento dell’art.19-ter. Tali modifiche sono entrate in vigore il 9.1.2016, a seguito della pubblicazione del Provvedimento 28.12.2015 sul sito istituzionale del Ministero della Giustizia in data 8.1.2016.
Indubbiamente la norma coglie l’obiettivo che si era prefissa, riportando la procedura di attestazione in un ambito agevolmente comprensibile anche da chi sia privo di un background tecnico-informatico e maneggi solo i principi basilari necessari a destreggiarsi nella produzione di documenti informatici ai fini del PCT.
Vediamone rapidamente la portata dispositiva.
Comma 1: «Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’art.16-undecies del decreto legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n.212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata secondo quanto previsto all’articolo 12, comma 2.»
Il comma 1 dispone, in primo luogo, che il documento separato contente l’attestazione, debba essere un documento informatico in formato PDF. Ciò significa che dovrà essere redatto con le medesime modalità utilizzate per ogni atto da depositarsi telematicamente e, quindi: (1) predisposto con il programma di elaborazione testi; (2) trasformato in formato PDF con una delle apposite funzionalità del programma medesimo o con una adeguata utility; (3) sottoscritto mediante firma digitale. E questa non è una novità.
Nuove, invece, le modalità di individuazione del documento oggetto di attestazione di conformità. D’ora innanzi, infatti, è sufficiente che la dichiarazione di attestazione rechi una “sintetica descrizione” dell’atto o del provvedimento, tornando quindi a modalità analoghe a quelle da sempre utilizzate, per esempio, per l’individuazione dei documenti oggetto di notificazione nell’ambito delle relazioni di notificazione.
Sarà quindi sufficiente descrivere nella dichiarazione di attestazione la tipologia del documento oggetto di notificazione (decreto, ordinanza, sentenza, comparsa di costituzione, memoria ex art.183, comma 6, n.1 c.p.c., ecc.) accompagnandolo con la data e, se presente e ritenuto opportuno, con il numero del provvedimento e con il riferimento al numero di ruolo del procedimento a cui si riferisce.
Per esempio: “sentenza N. xxxx/xx resa dal Tribunale di Brescia in data gg.mm.aaaa nel giudizio xxxx/xx, pubblicata in data gg.mm.aaaa".
Ad ogni buon conto la finalità della norma è quella di fare in modo che l’attestazione possa essere agevolmente ricondotta ad uno dei documenti che saranno inseriti nella busta telematica per il deposito, ovvero nel messaggio PEC costituente la notificazione, cosicché ognuno potrà agevolmente individuare a seconda del caso concreto quali siano i dati descrittivi aventi sufficiente portata individuatrice.
In aggiunta a tale elemento descrittivo la norma impone l’indicazione del nome con il quale è stato contraddistinto il file che contiene la copia informatica. È quindi sufficiente copiarlo, magari inserendolo tra parentesi dopo la descrizione, ad es: [NomeFile.pdf].
Ovviamente, posto che l’attestazione su documento separato può attenere a più documenti contenuti in più file diversi, si procederà come sopra descritto per ogni documento di cui si dichiari la conformità.
I commi da 2 a 5 del nuovo art.19-ter dettano regole relative al particolare utilizzo che si intenda fare delle copie attestate.
Comma 2: «Se la copia informatica è destinata ad essere depositata secondo le regole tecniche previste dall’art.4 del decreto legge 29 dicembre 2009, n.193, convertito con modificazioni dalla legge 22 febbraio 2010, n.24, il documento informatico contenente l’attestazione è inserito come allegato nella “busta telematica” di cui all’articolo 14; i dati identificativi del documento informatico contenente l’attestazione, nonché del documento cui essa si riferisce, sono anche inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’articolo 12, comma 1, lettera e.»
In caso di deposito telematico l’attestazione ed i documenti ai quali la stessa si riferisce, dovrà essere inserita nella busta telematica come allegato. A breve sarà disponibile una specifica tipologia di allegato per le attestazioni di conformità, che consentirà di dar conto dei documenti ai quali la medesima si riferisce, per fare in modo che i relativi dati siano inseriti nel file DatiAtto.xml come previsto dalla norma che si commenta. L’attivazione delle relative modifiche ai sistemi ministeriali avverrà per il distretto di Milano il 9.1.2016 e per tutti gli altri distretti il 23.1.2016. Ritorneremo in argomento non appena l’aggiornamento sarà avvenuto ed i software redattore aggiornati, così che siano note le concrete modalità con le quali operare. Nel frattempo si potrà semplicemente allegare l’attestazione come “allegato generico” senza ulteriori specificazioni.
Comma 3: «Se la copia informatica è destinata ad essere notificata ai sensi dell’art.3-bis della legge 21 gennaio 1994, n.53, gli elementi indicati al primo comma, sono inseriti nella relazione di notificazione.»
La norma precisa che, nel caso in cui la copia informatica debba essere notificata a mezzo PEC ex L.53/94, l’attestazione deve essere contenuta nella relazione di notificazione. Salvo il diverso tenore dell’attestazione di cui s’è detto sopra, si procederà, quindi, secondo le modalità operative già note.
Comma 4: «Nelle ipotesi diverse dai commi 2 e 3, se la copia informatica è destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata, l’attestazione di cui al primo comma è inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata.»
Regola le ipotesi, diverse dal deposito e dalla notificazione a mezzo PEC, in cui la copia informatica oggetto di attestazione debba essere trasmessa a mezzo PEC. Quale esempio si può ipotizzare l’invio a mezzo PEC al curatore di un fallimento dell’istanza di insinuazione al passivo del fallimento e della relativa documentazione a sostegno della domanda. Se tra i documenti debba essere inserito un atto od un provvedimento tratto dal fascicolo informatico, ad esempio un provvedimento di condanna, la relativa copia informatica e l’attestazione di conformità che sia stata redatta su documento separato, dovranno essere semplicemente inseriti come allegati del messaggio.
Comma 5: «In ogni altra ipotesi, l’attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui al primo comma e l’impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata. L’impronta del documento può essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto.»
La norma regola ipotesi residuali rispetto a quelle previste nei commi da 2 a 4, riattivando nella sostanza le medesime modalità di attestazione già previste dal DPCM 13.11.2014 e ritornando all’utilizzo dell’impronta e del riferimento temporale, salvo il caso dell’inserimento della copia e dell’attestazione in non meglio precisate “strutture informatiche” che ne garantiscano la immodificabilità. Si tratta però ipotesi che allo stato non possono verificarsi nell’ambito dell’utilizzo quotidiano del PCT, così paiono — almeno allo stato– di scarso interesse ai fini che ci occupano.
Comma 6: «L’attestazione di conformità di cui ai commi precedenti può anche riferirsi a più documenti informatici.»
Si limita a ricordare che l’attestazione su documento separato può riferirsi anche a più copie informatiche, ciò che era peraltro ovvio, non potendo essere ravvisati limiti ad inserire più di una dichiarazione di conformità in un unico documento. Appare peraltro abbastanza evidente che l’utilizzo l’attestazione di conformità su documento separato, risulta particolarmente comoda proprio nei casi si debba attestare la conformità all’originale di più copie. Ad ogni buon conto la norma previene eventuali eccezioni e, anche solo per questo, è la benvenuta.
Concludiamo con due suggerimenti per la redazione di una attestazione su documento separato, sia per l’ipotesi di deposito telematico, che per quella di attestazione contenuta nella relazione di notificazione. Ovviamente si tratta di meri spunti da rielaborare personalmente e potete scaricarli da questo link: modelli di attestazione.
Brescia, 11.1.2016
