Power BI ve Proje Yönetim Araçlarının Entegrasyonu
Proje yönetimi, işletmelerin başarıya ulaşmasında kritik bir rol oynamaktadır. Projelerin etkin bir şekilde planlanması ve yönetilmesi, iş süreçlerinin verimliliğini artırırken, hedeflere ulaşmayı da kolaylaştırır.
Günümüzde etkili bir proje yönetim sistemine sahip olmanın önemini kavrayan işletmeler, Excel’de takip edilen proje yönetim anlayışından vazgeçiyor. Bunun yerine çeşitli SaaS proje yönetim araçlarını kullanarak kendi proje yönetim ofislerini (PMO) tasarlıyorlar. Fakat bu dijital dönüşüm süreci içerisinde PMO’lar ile Power BI gibi iş zekası araçlarının entegrasyonundan kazanılabilecek öngörüler genellikle göz ardı ediliyor.
Senaryolar
Aşağıdaki senaryolarda proje yönetim ofisleriyle Power BI raporlarının entegrasyonundan sağlanabilecek avantajları görebilirsiniz.
Senaryo 1: Yatırım Harcamaları ve Operasyonları
ERP sisteminde yatırım harcamalarının olduğu modülden beslenen bir CAPEX Power BI raporumuz var. Bu harcamaların yapıldığı yatırım proje planları da PMO’nun olduğu SaaS proje yönetim aracında bulunuyor. Proje planlarını içeren veri kümesini CAPEX Power BI raporundaki veri modeliyle entegre ettiğimizde aylık bütçe yönetimini kolaylaştırmış oluyoruz. Bu şekilde işletme nakit akışında oluşabilecek riskleri minimize etmiş oluyor.
Senaryo 2: Bakım Operasyonları
Üretimi yoğun olan işletmelerde, makinalara takılı IoT cihazlarından alınan arıza sinyallerini işleyen programlar kullanılır. Bu programlar da genellikle işletmenin ERP sistemine entegredir ve arıza kayıt tablosuna aralıklarla veri aktarır. Bu tablonun üzerinden Power BI’da bir arıza takip raporu yaptığımızı düşünelim. Operasyonel Bakım departmanı proje yönetim ofisinde takip ettiği planlı bakım projeleri planını Power BI raporuna entegre ederse alınan aksiyonların arıza trendine etkisini kolayca takip edebilir.
Senaryo 3: Pazarlama Operasyonları
Büyük pazarlama departmanları olan işletmelerin çeşitli sosyal medya API’larından beslenen gönderi etkileşimini takip ettikleri Power BI raporları bulunur. Bu Power BI raporu proje yönetim ofisindeki pazarlama stratejisi planıyla entegre edildiğinde alınan aksiyonların etkileşim trendine etkisini rahatlıkla görebiliriz.
Proje Yönetim Araçları
Bahsettiğimiz senaryolardan işletmelerin dijital dönüşüm planında seçmesi gereken proje aracının, işletmenin iş zekası aracıyla mümkün olduğunca uyumlu entegre olması gerektiğini algılıyoruz. Bu entegrasyon süreci kimi proje yönetim aracında çok kolay iken kiminde daha fazla aşama gerektiriyor.
Şimdi bu proje araçlarından en popülerlerini inceleyelim:
Microsoft Project for the Web
Microsoft’un bulut tabanlı iş ve proje yönetimi aracıdır. Geleneksel proje yönetim metoduna sahip ve Microsoft araçlarına hakim işletmeler tarafından kullanılır.
İki farklı şekilde Microsoft Project for The Web’e bağlanabilirsiniz:
- Power BI Service üzerinden App sekmesine tıklayarak Microsoft Project Web App’i indirmek
2. OfficeDev Github linkinden “Microsoft Project for the Web Power BI Template.pbit” dosyasını indirmek
Smartsheet
Smartsheet iş birliği ve proje yönetimi için kullanılan bulut tabanlı bir yazılımdır. Projeleri gantt, kanban ve takvim görüntüsünde takip edebilirsiniz. Microsoft teknolojileri kullanan işletmeler için ideal bir proje yönetim aracıdır. Formülleri Excel’e %90 oranında benzerlik gösterir ve dosyalar üzerinde Power Automate’de olduğu gibi akışlar oluşturabilirsiniz.
Power BI ile entegrasyonunu sağlamak için Get Data butonuna tıklayarak Online Services kategorisindeki Smartsheet connecter’ını kullanabilirsiniz.
Bağlantı bilgilerini girdikten sonra ilgili proje dosyasını seçerek veri kümesini Power BI desktop’a indirebilirsiniz.
Not: Proje planı verilerini AppSource üzerinden indirebileceğiniz custom gantt grafikleriyle görselleştirebilirsiniz.
Asana
Asana da tıpkı Smartsheet gibi bir iş birliği ve proje yönetim aracıdır. İkisi arasındaki ana fark kullanıcı ara yüzünün farklı proje yönetim tekniklerine dizayn edilmiş olmasıdır. Smartsheet geleneksel proje yönetim sistemine (waterfall) göre , Asana ise agile proje yönetim sistemine göre dizayn edilmiştir.
Smartsheet’deki gibi “Online Services” kategorisinde ilgili connecter’ı bulabilirsiniz.
Monday ve Jira
Monday pazarlama, Jira da yazılım geliştirme alanında sıkça kullanılan proje yönetim araçlarıdır. Fakat bu araçların entegrasyonu için şu anda Power BI desktop içinde hazır bir connector bulunmamaktadır. Entegrasyon için connector’ı çeşitli servislerden satın alabilirsiniz.
