Bagaimana Mengoptimasi Tim Product Design Dalam Mengelola Multipel Modul Produk

Background

Tim kami memiliki 4 orang desainer, terdiri dari 3 UX desainer dan 1 UI desainer. sedangkan kami memiliki 9 Product Manager dengan 7 modul produk yang selalu ada saja inisiatif/proyek untuk sekedar improvement ataupun revamp produk secara keseluruhan.

Kami menggunakan metode scrum dalam proses pengembangan produk. Sedikit tentang scrum, scrum adalah sebuah framework untuk mengembangkan produk yang kompleks. terdiri dari aktifitas berikut:

• Sprint Planning, adalah sebuah sesi dimana kita melakukan pemilihan tugas-tugas yang akan kita kerjakan dalam sprint ke depan.
• Daily Scrum, adalah sesi untuk update/sinkronisasi sesama anggota tim tentang apa yang telah dikerjakan kemarin, masalah apa yang ditemukan, dan apa yg akan dikerjakan hari ini.
• Sprint Review, Meninjau perkembangan sprint yang baru selesai.
• Sprint Retrospective, adalah sesi untuk mengevaluasi proses dari sprint yang lalu.

Problems

Setiap melakukan sprint planing, kami sering kesulitan memilih task mana yang akan kami ambil, karena jumlah resources kami terbatas, sedangkan inisiatif/proyek yang masuk dengan prioritas yang tinggi sangat banyak. di sisi lain Product Manager juga memiliki target yang harus mereka achieve dari top management.

Dengan keadaan seperti ini tim kami merasakan ketidakseimbangan antara beban kerja dengan kapasitas individu ataupun tim yang menyebabkan dampak seperti:

• Proyek yang berkaitan tapi dikerjakan secara terpisah Beberapa proyek yang kami terima ternyata berkaitan dengan proyek lain yang seharusnya bisa dikerjakan sekaligus, sehingga solusinya pun tidak tambal sulam yang menyebabkan produk yang dibuat tidak maksimal.
• Beban kerja melebihi kapasitas tim Desainer merasa kewalahan karena task yang masuk sprint terlalu banyak dan tidak sesuai dengan kapasitas kemampuan tim.
• Waktu untuk eksplorasi desain terbatas Tidak ada waktu untuk bereksplorasi karena timeline yang terlalu cepat, sehingga desain yang dihasilkan tidak bisa menghasilkan dampak yang maksimal terhadap produk itu sendiri. seperti: tidak sempat untuk melakukan banyak iterasi karena waktu yang sempit.
• Tingkat stress sangat tinggi Tingkat stress terhadap masing-masing individu tim sangat tinggi karena mereka harus mengejar deadline yang cepat dan bahkan bekerja dalam beberapa proyek sekaligus sehingga sangat sulit untuk fokus.

Tantangan

Kami mulai sadar bahwa tim kami dalam masalah saat melakukan restrospektif (retrospektif adalah sebuah metode untuk mengevaluasi proses kerja tim, apa yang berjalan baik? and apa yang perlu diimprove?). lalu kami mulai memetakan beberapa tantangan tersebut menjadi berikut ini:

1. Bagaimana caranya supaya proyek yang berkaitan tidak dikerjakan terpisah?
2. Bagaimana caranya membuat task yang masuk ke sprint sesuai dengan kemampuan/kapasitas tim?
3. Bagaimana caranya Tim bisa mendeliver kualitas desain yang optimal?
4. Bagaimana caranya tim bisa memiliki fokus yang jelas terhadap apa yang harus mereka achieve dalam 1 sprint?

Solusi:

Karena solusinya memiliki sangat berkaitan antar masing-masing tantangan di atas, saya coba menuliskannya berurutan sesuai dengan kronologi dalam aktifitas tim kami:

1. Merapihkan Roadmap/Backlog Produk

• Pengumpulan Backlog Produk
• Menyatukan proyek yang berkaitan

2. Fase Pre Sprint

• Komunikasikan Kapasitas Tim
• Mempertajam Proyek Requirement
• Backlog Grooming

3. Sprint Planning

4. Sprint Berjalan

1. Merapihkan Roadmap/Backlog Produk

Pengumpulan Backlog Produk
Ini biasa kami lakukan di awal quarter, saat plan atau roadmap tim produk sudah final, tim kami menghandle 7 modul produk, biasanya selalu saja ada proyek/inisiatif yang berkaitan. kami meminta daftar backlog produk beserta proyek requirement dokumentnya dari masing-masing product manager yang memegang modul-modul tersebut dan mengumpulkannya dalam satu dokument.

Menyatukan proyek yang berkaitan menjadi 1 proyek
Setelah terkumpul dalam satu dokument, kami berkolaborasi dengan Principal Desainer (Desain Lead yang berfokus pada strategi desain) di tim kami untuk memilih dan menyatukan proyek-proyek yang kami rasa itu bisa dikerjakan dalam 1 proyek, sehingga desainer kami bisa mengeskplor idea secara keseleruhan dan hasilnya pun maksimal (tidak tambal sulam).

2. Pre Sprint

Komunikasikan Kondisi Tim
Kami memberi tahu kepada tim produk tentang kapasitas tim kami saat ini dan akan bagaimana kedepannya, sehingga tim produk sampai ke level atas bisa tahu kondisi tim kami, dengan ini mereka dapat menyesuaikan ekspektasi dan membuat rencana yang sesuai dengan kapasitas tim kami.
tambahan, lebih baik jika hal ini tidak hanya dikomunikasikan saat Pre Sprint, tapi lakukan hal ini kapanpun ketika ada perubahan komposisi dalam tim.

Mempertajam Proyek Requirement
Salah satu hal yang membuat proses desain produk memakan waktu lama adalah tidak tajamnya requirement produk, untuk itu kami melakukan hal ini untuk mengurangi perubahan-perubahan di tengah proyek dengan merevisit requirement yang ada dengan lebih detail, seperti: membuat use case yang lengkap untuk setiap pengguna, merevisit end to end user journey secara keseluruhan.

Mengadakan Backlog Grooming
Backlog grooming bertujuan untuk memberikan prioritas dari semua proyek yang ada di backlog produk dan memperjelas cakupan dari setiap proyek yang akan kami bawa ke dalam sprint. Dalam sesi ini Tim kami juga menunjau produk requirement, Jika ada yang belum clear kami memasukkan proyek tersebut sebagai proyek eksplorasi, untuk tim desain dan tim produk bersama-sama melengkapi requirement sampai benar-benar lengkap. sehingga kami memulai proyek dengan requirement yang benar-benar sudah jelas requirement dan priority.

3. Sprint Planning

Implementasi story point untuk mengukur kapasitas tim
Dengan implementasi story point ini kami jadi tau kapasitas tim, bahkan setiap individu dalam tim kami. setelah tau kapasitas tim, kami bisa membatasi task apa saja yang bisa kami ambil ke dalam sprint, dan memecah scope proyek berdasarkan apa yang bisa kami selesaikan dalam 1 sprint.

Memasukan task internal dan eksternal ke dalam sprint
Saya pernah bertanya kepada salah satu tim kami ketika ia tidak menyelesaikan apa yang seharusnya diselesaikan dalam sprint. ternyata dia sedang ada eksternal proyek, yaitu berkontribusi dalam pembuatan design sistem kami yang baru, sehingga itu mengganggu proyek dia di dalam sprint.
Lalu dalam sprint selanjutnya, kami memasukkan eksternal proyek ke dalam tim (tribe) sprint, tujuannya adalah untuk membuat desainer tidak kewalahan, task yang diassign juga sesuai dengan kapasitasnya, Produk tim juga dapat ekspektasi yang lebih jelas tentang apa yang bisa di achieve dan tidak dalam 1 sprint.

4. Sprint Berjalan

Proyek alignment di awal, tengah, dan akhir
Hal lain yang membuat proyek development memakan waktu lama adalah tidak alignnya tim-tim yang berkaitan terhadap suatu proyek. Dalam alignment ini, kami mengundang semua stakeholder untuk ikut meeting di awal proyek akan dimulai, sehingga semua tim yang related akan tau masalah apa yang akan kita solve, kenapa kita membuat proyek ini?, untuk siapa?, apa saja yang perlu disiapkan?, dll. contoh: tim produk memiliki problem A, kemudian memberikan solusi X, Tim desain memvalidasi masalah dan solusi tersebut, kemudian sepakat dengan solusinya. desain pun dibuat hingga high fidelity mockup (UI), namun ketika fitur akan dibuat oleh tim tech ( Frontend/Backend ) ada limitasi dari sisi technologynya, sehingga solusi tersebut harus disesuaikan dengan posibility dari sisi tech tersebut. Balik lagi deh ke tim desain untuk mengubah desain solusi tersebut, testing lagi, dan bikin UI desain lagi, baru masuk ke Tech.
- Alignment di awal:
Alignment di awal dilakukan untuk mempertajam requirement, dan memberikan signal untuk tim terkait untuk mempersiapkan segala hal yang akan dibutuhkan sebelum proyek dimulai.
- Alignment di tengah:
Ini biasa dilakukan berkali-kali bisa dibuat rutin per minggu atau update per hari akan lebih bagus. tujuannya adalah untuk memberikan update terhadap apapun tentang proyek di tengah2 proses development, jadi semua tim bisa tau apa yang terjadi di tim apa (tim tech bisa tau desain terupdate dan memberikan feedback bila ada tech limitasi seperti contoh di atas).
- Alignment di akhir:
Dilakukan untuk memfinalisasi fitur yang akan kita rilis. di sini kami akan mengupdate final prototype produk untuk mendapatkan feedback terakhir dari semua stakeholder, sebelum proyek benar-benar dibuild oleh tim tech.

Mengadakan sesi kritik desain
Kami mengadakan sesi desain kiritk di setiap tengah sprint, sesi ini dihadiri oleh semua stakeholder yang terkait dengan proyek yang sedang kami kerjakan di sprint, terdiri dari tim tim, tim backend developer, tim front end developer, dan pastinya product manager. dalam sesi ini kami membuka semua ide dan kirik dari semua orang di dalam sesi agar desain yang kami buat mendapat masukan dan pandangan dari perspektif lain.

Menolak request proyek di tengah sprint
Sebelum ini, kami banyak menerima proyek dadakan disaat kami sedang mengerjakan suatu proyek. ini jelas sangat mengganggu, tim jadi tidak bisa fokus, bagi seorang desainer menswitch fokus dari satu proyek ke proyek lain sangatlah menyakitkan. dan yang namanya dadakan, biasanya waktunya juga mepet. ini berpengaruh jg terhadap kualitas produk yang kami hasilkan.
Lalu kami membuat aturan ini menjadi sangat baku dengan mempropose kepada semua Product Manager dan Head of Product dan kita sepakat yang bahwa proyek yang masuk ke tim desain harus melalui Backlog Grooming dan akan dipickup saat Sprint Planing. dengan ini tim produk juga jadi lebih matang dengan plan dan timeline yang lebih baik. Jika memang ada sesuatu yang sangat urgent untuk dikerjakan di tengah sprint, kami harus mendrop proyek yang sedang berjalan agar desainer bisa fokus pada satu task.

Kesimpulan:

1. Untuk bisa mencapai suatu tujuan yang besar, kami harus tau dengan jelas tentang:
   - Apa yang akan kami capai, untuk apa, dan dengan siapa saja kami akan melakukannya (Clarify the project requirement and do a regular alignment),
   - Seberapa besar waktu dan effort yang kira-kira kami butuhkan untuk bisa mencapai tujuan tersebut (set priority, breakdown, and estimate with storypoint),
2. Komunikasikan segala sesuatu tentang kapasitas tim, estimasi, challenges, dan apa yang sedang kami kerjakan di luar proyek baru yang akan kami ambil.
3. berikan ekspektasi yang jelas ke semua stakeholder sehingga semua orang bisa mengerti dan mungkin bisa memberikan solusi/bantuan untuk tim bisa berjalan lebih cepat.