อย่าทำให้ 1–1 Meeting เสียเปล่า
1–1 Meeting Is Too Important To Ignore.
ผมเป็นคนชอบการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่ง (1–1 meeting) เพราะเชื่อว่ามันเป็นการประชุมที่สำคัญและคุ้มค่าต่อการเสียเวลาด้วยเงื่อนไขหนึ่งข้อ “ถ้าทั้งสองฝ่ายเข้าใจและเห็นคุณค่าของมัน” … พูดแล้วฟังดูยากจัง หลักฐานที่แสดงให้เห็นว่าเราไม่ได้ให้ความสำคัญกับมันก็คือ
- ในฐานะหัวหน้า … เราบอกให้เด็กๆในทีมช่วยจัด 1–1 Meeting เดือนละครั้ง แต่แทบไม่มีใครส่งบัตรเชิญมาเลย
- ในฐานะหัวหน้า … ถ้าเราเห็นว่ามันสำคัญจริง ทำไมเราไม่ส่งบัตรเชิญไปเอง
- ในฐานะหัวหน้า … เรายกเลิก 1–1 meeting จนเป็นนิสัย ประชุมหรืองานอื่นสำคัญกว่าเสมอ
- ในฐานะเด็กๆ … เราไม่ยอมส่งบัตรเชิญประชุมออกไป
- ในฐานะเด็กๆ … เราไม่เตรียมตัวก่อนประชุมอะไรทั้งสิ้น
หยิบเอาเหตุการณ์ต่างๆเหล่านี้มายำรวมกันมันยิ่งทำให้ทั้งสองฝ่ายต่างรู้สึกว่าการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งเป็นเรื่องเสียเวลาโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับเด็กๆที่มักจะพูดบ่นกันในกลุ่มเพื่อนว่า
“เออ เดี๋ยวมี 1–1 อีกละ ไม่รู้จะคุยอะไรเลย”
ประโยคนี้มีความหมายลึกซึ้งนะ … มันอาจจะแปลว่า “ไม่มีอะไรคุยจริงๆ” ซึ่งชี้ให้เห็นว่าเด็กคนนี้ไม่ได้เตรียมตัวเพราะการประชุมที่เกิดขึ้นเดือนละครั้งหรือสัปดาห์ละครั้งมันเป็นไปไม่ได้ที่จะไม่มีอะไรคุยเลยแม้แต่เรื่องเดียว หรือมันอาจจะแปลได้ว่า “พูดไปก็เท่านั้น ไม่เห็นจะมีอะไรดีขึ้น” ซึ่งชี้ว่าหัวหน้าไม่สามารถเป็นที่พึ่งให้กับเด็กๆได้เลยก็เลยไม่รู้จะพูดไปทำไม
พวกเราทุกคนรู้ว่าการทำให้ประชุมมีประสิทธิภาพต้อง (1) ส่งบัตรเชิญล่วงหน้า (2) กำหนดหัวข้อการประชุมที่ชัดเจน (3) เข้าและเลิกให้ตรงเวลา (4) จดบันทึกใจความสำคัญของการประชุม (5) ติดตามผลหลังจากการประชุม … ทุกคนรู้กันอยู่แก่ใจเนอะ แต่พอมันเป็น 1–1 meeting เหมือนทุกคนจะลืมขั้นตอนพวกนี้ไปหมด นี่แหละครับ สาเหตุที่ทำให้ 1–1 meeting กลายเป็นเรื่องน่าเบื่อและหมดความสำคัญไป … แต่อย่ายอมแพ้นะ เราต้องทำให้มันดีขึ้นโดยเฉพาะถ้าเราเป็นหัวหน้า
สิ่งแรกที่จำเป็นมากคือเราควรส่งบัตรเชิญไปให้เด็กๆเองเลยและที่สำคัญถ้าไม่บ้านบึ้มจริงๆอย่ายกเลิกหรือเลื่อนการประชุมนี้เด็ดขาด เพื่อแสดงความจริงใจของตัวเราเอง เพื่อแสดงให้เห็นว่าเราให้ความสำคัญกับเด็กๆ
มันก็จริงที่การประชุมแบบนี้ควรเป็นการประชุมเปิดที่พูดเรื่องอะไรก็ได้ แต่สิ่งที่เราพลาดไปตรงนี้คือถ้ามันเปิดมากไปมันก็จับต้นชนปลายไม่ถูกว่าเราจะคุยกันเรื่องอะไร … ผมคิดว่าเราควรมีการกำหนดหัวข้อการประชุมแบบหลวมๆล่วงหน้า (ย้ำว่าล่วงหน้า) แต่อย่าลืมว่า 1–1 meeting มีขึ้นเพื่อเด็กๆ ไม่ใช่ตัวเราเอง ดังนั้นมันจะดีมากถ้าเราขอให้เด็กเป็นคนกำหนดหัวข้อการประชุมขึ้นมาเอง ถือซะว่าเป็นการเตรียมตัวไปกลายๆ
- เรื่องงาน
- เรื่องส่วนตัว
- เรื่องอนาคต
- เรื่องที่หงุดหงิดอยากแก้ไข
- เรื่องที่อยากได้คำแนะนำปรึกษา
- เรื่องอะไรก็ได้
ส่วนสำคัญที่สามซึ่งช่วยแก้อาการไม่มีเรื่องคุยได้คือเราต้องมีการติดตามผลการประชุมด้วย ถ้าเราในฐานะหัวหน้าไปสัญญิงสัญญาอะไรกับเด็กไว้ เราต้องอัพเดทความคืบหน้าให้เด็กรู้ กลับกันถ้าเราแนะนำให้เด็กทำอะไรเราต้องสอบถามติดตามผลด้วย เด็กจะได้รู้สึกว่ามีความคืบหน้าในการพูดคุย เด็กจะได้รู้สึกว่าเค้าได้ประโยชน์จากเวลาที่เค้าเสียไปในแต่ละครั้งของการพูดคุย
“Generally, people who think one-on-one meetings are a bad idea have been victims of poorly designed one-on-one meetings. The key to a good one-on-one meeting is the understanding that it is the employee’s meeting rather than the manager’s meeting. This is the free-form meeting for all the pressing issues, brilliant ideas and chronic frustrations that do not fit neatly into status reports, email and other less personal and intimate mechanisms.” — Ben Horowitz
เบน โฮโรวิทช์ (Ben Horowitz) นักลงทุนในธุรกิจ Start-Up กล่าวประโยคข้างต้นไว้ในบทความของเค้า แปลความได้ว่า
“โดยทั่วไปแล้ว คนที่คิดว่าการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งเป็นความคิดที่แย่นั้นเป็นเหยื่อของการประชุมหนึ่งต่อหนึ่งที่ไม่มีประสิทธิภาพ กุญแจสำคัญเพื่อให้การประชุมแบบนี้ได้ประโยชน์คุ้มค่าคือความเข้าใจที่ว่ามันเป็นการประชุมของเด็กๆ ไม่ใช่การประชุมของหัวหน้า มันเป็นการประชุมแบบไม่มีรูปแบบที่สามารถเข้าถึงปัญหาต่างๆ ไอเดียเจ๋งๆ และความหงุดหงิดที่เกิดขึ้นซ้ำซาก ที่ไม่สามารถพูดถึงได้ในรายงาน อีเมล์ หรือกลไลการพูดคุยที่ไม่เป็นส่วนตัวอื่นๆ” — เบน โฮโรวิทช์
ถึงแม้ส่วนตัวผมเองจะเบื่อการประชุมในหลายๆรูปแบบ แต่ผมยังเชื่อมั่นเต็มเปี่ยมว่าการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งนี้มีสำคัญและมีประโยชน์มาก อยู่ที่พวกเราจะทุ่มเทและจริงจังกับมันแค่ไหน
จงสู้เพื่อชีวิตที่ดีกว่าของเด็กๆ ฮ่าๆ
ผม เขียนบทความนี้เพราะอยากเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เป็นอยู่ในอุตสาหกรรมการผลิต ซอฟท์แวร์ให้ดีขึ้นตามความเชื่อและประสบการณ์ของผม ถ้าเพื่อนๆเชื่อในแนวทางเดียวกัน เรามาช่วยกันคนละไม้คนละมือทำให้สังคมของเราดีขึ้นครับ จะแชร์บทความนี้ผ่าน Social Network หรือจะแบ่งปันเรื่องราวนี้ให้คนที่นั่งข้างๆฟังบ้างก็ได้
The Future Has Arrived — It’s Just Not Evenly Distributed Yet, William Gibson
อนาคตอยู่ตรงนี้แล้ว เรามีหน้าที่ต้องถ่ายทอดมันออกไปให้คนอื่นได้สัมผัสสิ่งดีๆร่วมกันครับ
