İşe alım süreci herkesi mutlu eder mi?
Yetenek takımlarında çalışan arkadaşlarımız ile yaptığımız toplantılarda en çok dile getirilen konulardan birisi de işe alınmayan adaylar ile olan iletişim. Bazen bir kişi alınacak pozisyona binlerce başvuru gelebiliyor. Bu süreçten bir kişi mutlu çıkacak ancak sizin markanıza, şirketinize değer vermiş bir çok aday ise mutsuz olmasalar bile en azından “işe alınmamış” olarak bu süreçten ayrılacaklar. Yetenek takımları ise, işe alınacak doğru adayı beklenen zaman dilimi içinde bulmaya çalışırken belki de gereksiz iş yükleri ve stresler ile karşılaşacak - ki çoğu zaman da öyle oluyor.
Hem adayı, hem yetenek takımlarını hem de işveren markasının tüm paydaşlarını mutlu etmek mümkün mü? Belki de iyi tasarlanmış ve otomatik işleyen bir süreç bu konuda başta adayı sonra diğer paydaşları rahatlatabilir.
İşe alınmamış aday iletişimi/thanks communication süreçlerinde bir kaç ana başlık ön plana çıkıyor:
Başvuru aşamasında tasarlanan iletişim;
Arada sırada büyük şirketlerin kariyer portallarına girer, ilanlarına başvurular yaparım süreç uygulamaları hakkında örnekler görmek için. Ne yazık ki bir çoğunda CV’mi yüklememe / başvuruyu tamamlamama rağmen ne o anda o ekranda “başvurunuzu aldık teşekkürler” mesajı çıkıyor, ne de e-posta / sms ile bir iletişim kuruluyor.
“Acaba sürece dahil oldum mu? Acaba CV’im yüklendi mi?” soruları ile aday olarak başbaşa kalıyorum… Gerçek aday neler düşünüyor acaba?
Başvuru kriterlerine uymayan adaylar için nasıl yol alınmalı?
Hangi araç ile ne sürede olumsuz adaylara dönüş yapılmalı? Teşekkür ederiz işe uygun değilsiniz ama neden neye göre elendim? Ya da elendim mi, iki hafta geçti daha da dönüş olmadı.
Yine aynı şekilde geçenlerde Türkiye’nin lider markalarından birine başvuruda bulundum 15 gün boyunca hiç ses çıkmadı, hiç bir yerden bir iletişim olmadı, en sonunda bir gün bilmediğim bir numara beni aradı ve süreçte aradıkları aday profiline uygun olmadığımı iletti ve teşekkür ederek kapattı telefonu.
Bu 15 gün içinde ne oldu acaba? Sistemde mi takıldım, İşe alımcının masaüstünde mi kaldım? Excel’lerde küçük bir veri miydim sadece, onu bilemiyorum :)
İşe alım hep iki taraflı bir süreç; bir yanda aday varken diğer tarafta işe alımcının hayatı var.
Yine pek çok firmada gördüğüm olumsuz sonuçlanan aday süreçlerinde ve hatta özellikle genç yetenek programlarında manuel olarak tek tek adaylara e-posta atılıyor. Hem zaman kaybı, hem de içeride olan işe alım yeteneğinizin daha faydalı alanlarda görev alması verimliliğinizi çok daha arttıracaktır.
Olumlu süreç devam ederken adaylar ile kurulan iletişim
Adaya süreç hakkında önceden bilgi verilmesinin yanı sıra süreçte nerelerde olduğu, hangi aşamalardan geçtiği veya eğer yola o aday ile devam edilmeyecek ise ne kadar süre içinde, nasıl bir dille teşekkür edileceği tasarlanmalı.
Tabii ki test ve envanterler
Görüyoruz ki pek çok şirket ATS’leri sadece bu aşamada kullanıyor: Exceller indiriliyor, yükleniyor, test ve envanterler gönderiliyor, tekrar excellere geçiliyor, süreç excel üzerinden takip ediliyor. Burada aday tarafından bakılınca işe alım sürecinin uzaması ile ilgisinin kayıp olduğu veya özellikle tech talent’larda başka bir işe girdiği durumlar ile karşılaşıyoruz.
Bu aşamada da aday ile iletişim sıkı olmalı. Süreler çeşitli araçlar ile adaya belirtilmeli.
Bunun yanı sıra işleri biraz daha ileri taşımak ve adaya test / envanter sonuçları hakkında kısa bilgi vererek teşekkür etmek adayın gönlünü almada biraz daha yardımcı oluyor.
Mülakat sonucunda aday ile iletişim
Artık aday çok umutlu, hatta belki iş birimi yöneticisi (Hiring Manager) ile de ikinci görüşmeyi yaptı fakat olumsuz sonuçlandı.
E-posta mı atılacak?
Telefon mu açılacak?
Açılırsa ne denecek?
Her seferinde aynı dil mi kullanılacak?
O noktada adaya neden olmadığı ile ilgili ne iletilecek? Üzmeden, kırmadan, nasıl el sıkışılarak teşekkür edilecek?
Raporlama
Kaç kişiye teşekkür ettik bilmek en doğal hakkımız değil mi ? :) Hangi pozisyonda, hangi süreçlerde kaç kişi var? Raporlama bambaşka bir başlık. Bu verinin bir içgörüye dönüşmesi ancak, teşekkür iletişiminin düzgün tasarlanması ve analiz edilmesiyle mümkün.
İletişim araçlarının optimizasyonu
Süreçleri en güzel en tatlı şekilde tasarlamak hepimizin hedefi ancak verimlilik de bu işin mühendislik tarafı. Adaya hangi süreçte telefon açacağız, hangi süreçte mail atacağız, ne zaman SMS göndereceğiz ya da belki de çağrı merkezi (call center / dialer) araçları ile entegre olacağız gibi konuları da iletişim başlığı altında düşünmek ve planlamak gerekiyor.
Konu ile ilgili daha önce hazırladığımız PeopleBox web sitesinde yayınlanan bir e-kitap var eğer ondan da faydalanmak isterseniz https://www.peoplebox.biz/ebooks/ linkinden indirebilirsiniz.
İşe alım denilince pek çok alanda hala CV’leri okuyup bir iki mülakat yapacak, beğendiklerini iş birimine yönlendirecek ne var bunda diye düşünen yöneticiler var. Ama işin aslı öyle değil. Bir de sadece adayın mutluluğuna odaklandık. Yetenek takımlarının mutluluğu, işini severek yapması da önceliklerimiz arasında olmalı. Belki bir sonraki yazı bunun üzerine olur.
