Identifikasi Persona dalam Pengembangan Sebuah Produk
Dalam artikel ini, saya akan mencoba untuk menjabarkan konsep dari persona dan pengaruhnya terhadap pengembangan proyek kami (kelompok A8). Persona memiliki relevansi besar terhadap UI/UX dari sebuah produk yang akan dikembangkan.
Apa Itu Persona?
Persona adalah sebuah representasi pengguna (karakter fiksi) yang dibuat berdasarkan penelitian untuk mewakili kebutuhan kelompok pengguna lebih besar yang memiliki potensi dalam menggunakan produk. Hal ini akan membantu desainer dalam memahami kebutuhan, pengalaman, perilaku, dan tujuan pengguna untuk membuat UX yang lebih baik. Dengan persona, kita juga dapat tahu produk dikembangkan untuk apa, siapa, dan bagaimana tipikal pengguna yang biasa menggunakan produk kita.
Dalam pembuatan persona, tentunya diperlukan penelitian terhadap pengguna. Penelitian tersebut digunakan untuk mendapatkan informasi lebih detail tentang individu yang menjadi target pengguna produk tersebut. Setelah penelitian dilakukan dan data sudah berhasil terkumpul, persona dibuat untuk menampilkan dan mengelompokkan poin-poin tersebut.
Implementasi Persona pada Proyek
Proyek yang sedang kami (kelompok A8) kembangkan, Document Builder, merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang dapat membuat suatu form atau document yang bersifat dynamic. Tujuan pengembangan dari aplikasi Document Builder itu sendiri yaitu sebagai platform terpadu untuk memproses pembuatan surat di Fakultas Hukum, Universitas Indonesia.
Dalam pembuatan persona, penentuan karakter pengguna aplikasi sudah diberikan oleh Product Owner yang merupakan asisten dosen dari mata kuliah Proyek Perangkat Lunak. Pada umumnya, pembuatan persona didasari oleh data-data yang sudah dikumpulkan oleh Peniliti UX. Peniliti mengawali penelitian dengan membuat asumsi masalah awal ataupun menganalisis produk yang sudah ada. Hasil hipotesa tersebut lalu dicari kebenarannya dengan melakukan wawancara atau penyebaran survei kepada seluruh kemungkinan target pengguna. Data hasil wawancara tersebut lalu diolah menjadi satu atau lebih persona. Disarankan untuk membat satu persona minimal memiliki tiga orang responden.
Namun, dikarenakan waktu pengembangan yang singkat dalam pengerjaan proyek, maka kami hanya dapat mengasumsi masalah awal yang dimiliki oleh target pengguna. Asumsi-asumsi ini didukung oleh hasil observasi lingkungan FH UI yang dilakukan oleh Product Owner dan klien yang merupakan penghuni dari FH UI itu sendiri.
Proyek Document Builder memiliki empat calon pengguna atau persona, yaitu Admin, Super Admin, Sivitas Akademika FH-UI, dan Guest (tamu). Persona sendiri mencakup kutipan, profil, goals, pain points, serta karakteristik spesifik yang mendekati kondisi pengguna sebenarnya. Berikut adalah visualisasi dari masing-masing persona untuk aplikasi Document Builder.
1. Persona Admin
“Kesuksesan penyuratan dan arsip dapat dipicu dari manajemen akses document builder yang sistematis dan efektif.”
Profil: Admin merupakan seorang pekerja di bagian Sekretariat di Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia. Dalam kesehariannya Admin bertanggung jawab atas tugas-tugas yang berkaitan dengan kesekretariatan surat menyurat.
Admin membutuhkan suatu sistem dengan tampilan ramah pengguna yang dapat membantunya dalam bekerja. Nantinya, dalam sistem tersebut Admin akan menentukan template surat apa saja pada sistem tersebut yang dapat diakses agar sesuai perannya. Misalnya, mahasiswa boleh melihat template surat yang berkaitan untuk perannya sebagai mahasiswa, dan tidak dapat mengakses template surat yang hanya dapat diakses oleh Dosen.
Goals: Admin adalah staff FH UI yang dapat melakukan pembuatan template surat berdasarkan permintaan dari pengguna dan mengatur hak akses dokumen terhadap role.
Pain Points: Namun dibalik keinginannya, Bu Manohara memiliki masalah dalam mengerti suatu sistem baru. Butuh waktu yang lama untuk Bu Manohara mengerti apa kegunaan masing-masing button dari suatu sistem. Selain itu, banyaknya permintaan penyuratan dari mahasiswa membuat Bu Manohara merasa kewalahan.
2. Persona Super Admin
“Sebagai orang yang bekerja di balik layar, pengambilan suatu keputusan harus berdasarkan data-data yang ada.”
Profil: Pak Ridwan adalah salah satu IT Staff di Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia. Sebagai seorang IT Staff, Pak Ridwan berkewajiban untuk menjadi Super Admin yang dapat dapat melakukan penambahan admin serta mengatur hak akses setiap admin.
Pak Ridwan juga perlu melihat database pengguna secara keseluruhan, mulai dari detil informasi akun yang sebelumnya pernah menjadi pengguna biasa agar dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keptsan untuk menjadikan akun tersebut memiliki role seorang Admin.
Goals: Super admin adalah staff FH UI yang dapat melakukan penambahan admin serta mengatur hak akses setiap admin.
Pain Points: -
3. Persona Sivitas Akademika FH-UI
“Media penyuratan dan arsip yang baik bersifat dua arah, terbuka dan aktif.”
Profil: Susi adalah mahasiswa semester 6 Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia. Semester depan, Susi harus mengambil mata kuliah kerja praktik. Oleh karena itu, Susi harus segera melakukan persiapan dalam mencari tempat magang.
Di salah satu tempat magang yang akan dia daftarkan membutuhkan requirement seperti Surat Pengantar Kerja Praktik. Untuk itu, Susi harus segera meminta Surat Pengantar Kerja Praktik tersebut ke kesekretariatan Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia.
Goals: Mahasiswa adalah warga FH UI (termasuk mahasiswa, dosen, dan staff) yang memiliki akun SSO. seluruh sivitas akademika FH UI dapat melakukan permintaan template surat baru, serta mengisi template surat yang selanjutnya dapat diunduh dalam bentuk softcopy surat.
Pain Points: Permintaan surat ke kesekretariatan Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia secara langsung atau manual memakan waktu yang cukup lama membuat Susi malas untuk melakukan permintaan kembali. Susi sering juga kesulitan membagi waktu untuk menyempatkan berkunjung ke kesekretariatan Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia.
4. Persona Guest (Tamu)
“Pengarsipan yang transparan disertai ketepatan waktu adalah kunci utama kepercayaan dan tanggung jawab.”
Profil: Putra adalah mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom), Universitas Indonesia. Putra membutuhkan surat yang hanya bisa didapatkan dari Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia. Oleh karena itu, Putra harus mengunjungi kesekretariatan Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia untuk segera melakukan proses permintaan.
Putra juga merupakan mahasiswa yang tidak ribet. Ia suka hal-hal yang berbau teknologi dan memiliki nilai untuk mempermudah hidup. Kalau disuruh memilih, Putra lebih menyukai file dalam komputer ketimbang dengan kertas-kertas yang dianggap tidak ramah lingkungan
Goals: Guest adalah pengguna diluar sivitas akademika FH UI yang ingin menggunakan sistem dengan mengisi template surat yang selanjutnya dapat diunduh dalam bentuk softcopy surat.
Pain Points: Dikarenakan jadwal padat yang dimiliki mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom), Universitas Indonesia, Putra tidak memiliki waktu untuk pergi ke kesekretariatan Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia untuk meminta surat terkait yang hanya bisa didapatkan dari Fakultas Hukum (FH), Universitas Indonesia.
Hasil dari Paint Points
Persona-persona di atas tentunya memengaruhi perancangan UI/UX dari aplikasi Document Builder. Sebagai salah satu contoh, terdapat fungsionalitas yang tidak dimiliki pengguna biasa (Sivitas Akademika FH-UI dan Guest) dan hanya bisa diakses oleh Admin, yaitu dalam fitur Buat Template Surat. Oleh karena itu, hanya pada sidebar Admin yang terdapat navigation button untuk menuju halaman Buat Template Surat.
Selain itu, paint points merupakan kunci dalam kita mendesain sebuah aplikasi. Pain points adalah masalah yang harus diselesaikan oleh seorang desainer dalam mendesain. Seperti contoh:
Persona Manohara sebagai Admin memiliki paint points sebagai berikut.
Namun dibalik keinginannya, Bu Manohara memiliki masalah dalam mengerti suatu sistem baru. Butuh waktu yang lama untuk Bu Manohara mengerti apa kegunaan masing-masing button dari suatu sistem. Selain itu, banyaknya permintaan penyuratan dari mahasiswa membuat Bu Manohara merasa kewalahan.
Dari paint points tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa kita tidak akan mengimplementasikan sebuah button yang hanya terdiri dari icon saja karena button yang hanya memiliki icon saja dirasa kurang cukup self-explanatory untuk sebagian orang, terutama orang “tua” yang tidak terbiasa menggunakan teknologi.
Hal ini menyebabkan setiap button yang memiliki icon pasti diikuti dengan sebuah tulisan. Berikut adalah contoh button icon with text yang kami gunakan dalam mengembangkan produk kami.
Dengan mempertimbangkan persona dan menjadikannya sebagai panduan dalam pengembangan aplikasi, kami berharap aplikasi Document Builder dapat menciptakan pengalaman dan kesan yang positif terhadap penggunanya kelak.
