Розвиток через делегування
Армійська професія і лідерство — підхід Армії США
- Ця серія статей народилася в результаті огляду викликів військового і організаційного лідерства в умовах війни в Україні. В основу цього матеріалу лягли джерела Центру армійської професії та лідерства Армії Сполучених Штатів Америки, зокрема розвиток військових лідерів через делегування підлеглим. Матеріали адаптовано: Наталя Треніна, Віктор Ніколенко для проєкту «Вдосконалення в дії».
- Якщо не зазначено протилежне, всі іменники та займенники чоловічої статі мають на увазі і чоловіків і жінок.
- З метою безпеки дані контактної особи — військового лідера не наводяться.
Україна, 2023р.:
«Був 2021-й рік, ми вийшли із зони АТО на злагодження. Вже в той момент я розумів, що повномасштабного вторгнення не уникнути, тому хотів якнайкраще підготувати свій підрозділ. Поступово почав делегувати підлеглим командирам завдання, які до цього виконував сам.
Спочатку йшло туго, буквально доводилось говорити: “Все — нас знищили, мене вбито, далі командуєш ти”. Пояснював, що мені не важливо, яким саме буде рішення — головне, щоб воно було, оскільки бездіяльність несе більше небезпеки, ніж недосконала дія. Делегував як знав на той момент: нарада — задача — контроль — зворотний зв’язок. Спочатку допускав помилки — часом делегував не тим людям, невідповідні їх можливостям завдання або ж занадто деталізував і супроводжував виконання. Особисто мені, було важко відійти від контролю і не замикати всі процеси на собі.
Мені допоміг такий прийом: ставити задачу у вигляді концепції і чекати доповіді варіантів рішень, не надаючи власних. Спочатку рішення підлеглих доводилось постійно корегувати, а згодом почали з’являтися такі, що вражали мене винахідливістю. З часом, я зрозумів, що там де одних потрібно ставити в жорсткі рамки, іншим варто надавати діапазон рішень, а третіх — відпустити в самостійне плавання, але не відпускати на самотік, оскільки кінцева відповідальність все одно залишається на мені.
Немає такої посади, як гарна людина — ти маєш бути компетентним відповідно позиції. Чим вище ланка, тим більш важливими стають комунікація і стратегічне мислення. Проте, ці навички розвиваються роками, навіть коли в нас немає на це часу. Делегування допомогло мені просунутися в цих напрямках і поступово надати підлеглим розуміння того, як я мислю і чому так дію. На момент переводу я був впевнений у своїх командирах батарей».
НАВІЩО ДЕЛЕГУВАТИ
Делегування — це передача обов’язків або завдань, що відповідають загальній місії підрозділу, на найнижчий відповідний рівень із наданням достатніх повноважень та ресурсів для їх виконання.
«Ніколи не кажіть людям, як їм робити. Скажіть їм, що робити, і вони здивують вас своєю винахідливістю». Генерал Джордж С. Паттон-мол, Армія США.
Поміркуйте щодо
- Як ми делегуємо повноваження в нашому підрозділі/організації?
- Чи насправді ми це робимо? Якщо ні, то які у нас є причини цього не робити?
Переваги делегування
- Розвивати підлеглих.
- Покращувати якість рішень.
- Підвищувати прихильність до виконання завдань.
- Підвищувати задоволеність роботою та продуктивність.
- Розбудовувати міжособистісну та організаційну довіру.
- Звільняти час для виконання завдань та ухвалення рішень вищого рівня.
«Генерали делегують повноваження не лише для того, щоб зробити більше, але переважним чином, щоб побудувати довіру між підлеглими всередині організації, щоб надати достатній простір для використання їхньої ініціативи та зростання як лідерів, а також створити позитивний командний дух». ~ підполковник Джеймс М. Дубік у відставці, Армія США.
Розвивати підлеглих. Делегування допомагає підвищувати кваліфікацію ваших підлеглих і розвиває їхні навички, необхідні для виконання обов’язків на вищій посаді, якщо виникне така потреба. Також, воно допомагає відточувати навички ухвалення рішень і розв’язання проблем у середовищі з підтримкою та зворотним зв’язком. Згодом, підлеглі можуть застосовувати ці навички в ситуаціях, що характеризуються високою невизначеністю або мінімальним контролем, наприклад, під час бойових дій.
Покращувати якість рішень. Іноді підлеглі можуть бути краще підготовлені — мати більше досвіду, знань чи навичок для виконання завдання, ніж їхні керівники. Це може статися, коли підлеглий знаходиться ближче до завдання, наприклад, в децентралізованих операціях, або має технічні знання, необхідні для виконання завдання. Делегування обов’язків за таких обставин гарантує, що знання будуть використані найбільш ефективно, а рішення призведуть до найкращого результату.
Підвищувати прихильність до виконання завдань. Делегування заохочує підлеглих використовувати критичне і творче мислення, відчувати себе більш комфортно в умовах невизначеності, бути готовими прийняти ризик, швидше пристосовуватися до мінливих обставин, бути наполегливими перед обличчям тимчасових невдач і проявляти інноваційність у розв’язанні проблем.
Підвищувати задоволеність роботою і продуктивність. Делегування може зробити роботу підлеглого більш цікавою та змістовною. Воно підвищує задоволеність роботою тих, хто хоче більшої відповідальності, має навички, необхідні для її виконання і орієнтований на досягнення успіху.
Формувати міжособистісну та організаційну довіру. Делегування формує культуру довіри, оскільки демонструє, що ви самі довіряєте знанням і лідерським навичкам своїх підлеглих. Це також дозволяє підлеглим заслужити вашу довіру, виконуючи обов’язки зі зростаючою складністю.
Звільняти свій час для виконання завдань та ухвалення рішень вищого рівня. Як лідер, ви не можете постійно контролювати кожну ситуацію. Делегування допомагає управляти обов’язками, дозволяючи зосередити свій час на ухваленні рішень вищого рівня. Делегування дозволяє вам бути більш ефективним, виконуючи обов’язки одночасно з підлеглими. Таким чином, ви можете не зменшити, а навпаки — збільшити сфери свого командування і контролю.
ЩО ДЕЛЕГУВАТИ
Характеристики обов’язків, які підлягають делегуванню:
- Значущі — обов’язки мають відповідати цінностям ваших підлеглих та мати значення для них особисто.
- Гнучкі — обов’язки мають бути достатньо гнучкими, щоб підлеглі могли проявити ініціативу та застосувати свій досвід.
- Такі, що кидають виклик — обов’язки мають бути достатньо складними, щоб підлеглі могли розвивати свої навички, проте достатньо підконтрольними, щоб вони вірили, що мають достатньо знань і навичок для досягнення певного успіху.
- Важливі — обов’язки варто делегувати, якщо ваш підлеглий вірить, що вони матимуть вплив на роботу підрозділу в цілому, або на загальну місію.
Які обов’язки делегувати:
- Обмежені в часі.
- Ті, що підлеглий може виконати краще.
- Ті, що звільняють ваш час для роботи на вищому рівні.
- Ті, що стосуються розвитку і просування підлеглого.
- Відповідного рівня складності.
Обов’язки, що обмежені в часі. Коли часу обмаль, делегування може допомогти вам ефективно виконувати свої обов’язки, не жертвуючи при цьому якістю і не вимагаючи від вас більшої кількості робочих годин. Обов’язки добре делегувати, якщо вони потребують швидкого ухвалення рішень, мають бути виконані до певного терміну і не вимагають від командира контролю за всіма частинами процесу.
Обов’язки, які можуть бути виконані підлеглим краще. Деякі обов’язки можуть бути виконані підлеглим ефективніше або результативніше. Доцільно делегувати завдання, до яких підлеглий ближчий фізично чи концептуально, або ж має більше досвіду в цій сфері.
Обов’язки, які звільняють ваш час для роботи на вищому рівні. Делегування може звільнити ваш час для виконання обов’язків вищого рівня. Важливо делегувати завдання, які дозволять вам зосередити свою увагу на більш стратегічних питаннях, таких як розвиток підлеглих або планування операцій.
Обов’язки, що стосуються розвитку і просування підлеглого. Делегування обов’язків, що мають відношення до потенційного просування ваших підлеглих, дозволяє їм розвивати лідерські навички та здобувати більш спеціалізовані знання.
Обов’язки відповідного рівня складності. Завдання, які ви делегуєте мають бути відповідного рівня складності для тих, кому ви їх делегуєте. Вони повинні бути достатньо складними, щоб кидати виклик, проте не надто складними, щоб зневірити.
Поміркуйте щодо:
- Які обов’язки ви могли б делегувати підлеглим?
- Яким підлеглим ви хотіли б їх делегувати, і які навички вони могли б розвинути?
- Як делегування може принести користь вашій теперішній чи майбутній ролі?
Пастки упередженого ставлення:
Делегування часто не відбувається, або ж воно відбувається неефективно, коли людиною керують неусвідомлені переконання, на кшталт:
- «Якщо хочеш зробити добре — зроби це сам».
- «Якщо я делегую свої обов’язки, мене вважатимуть ледарем».
- «Я не можу делегувати роботу, за яку несу особисту відповідальність».
- «Швидше зробити самому, ніж пояснювати, як це зробити комусь іншому».
- «Якщо я делегую свою роботу, мене самого не будуть визнавати і просувати».
- «Були би в мене інші люди, вони могли би зробити все належним чином».
- «Якщо ти не доводиш свою корисність — тебе позбавляються».
Такі переконання захищають особисту безпеку, проте вони обмежують розвиток. Як і у випадку будь-яких переконань, вони звучать занадто абсолютно і потребують адаптації відповідно поточним умовам і можливостям.
ЯК ДЕЛЕГУВАТИ ЕФЕКТИВНО
Перш ніж делегувати
- Які обов’язки ви хочете делегувати? Переконайтеся, що обрані вами завдання відповідають якомога характеристикам, описаним вище: значущі, гнучкі, кидають виклик, важливі.
- Кому ви маєте делегувати? Подумайте, яких підлеглих потрібно розвивати і в яких сферах навичок, а також враховуйте їхню мотивацію та рівень зацікавленості. Делегування завдань “на виріст” — це чудовий спосіб допомогти вашим підлеглим вчитися і розвиватися. Ви також маєте намагатися делегувати повноваження різним особам, щоб у всіх підлеглих була можливість проявити себе.
- Який рівень контролю та зворотного зв’язку потрібен? Подумайте про те, який найнижчий рівень контролю є доцільним. Визнайте, що для менш досвідчених підлеглих потрібен більший нагляд і регулярні перевірки можуть бути корисними. Ви маєте бути готовими адаптувати свою початкову оцінку виконання на основі думок і дій ваших підлеглих.
- Як ви можете зменшити ризик і забезпечити успішне завершення? Продумайте усі можливі результати виконання завдань, включаючи негативні наслідки, і визначте шляхи їх мінімізації. Визначте ресурси та повноваження, які знадобляться вашому підлеглому для досягнення успіху, і переконайтеся, що ви в змозі виділити ці ресурси та повноваження. Не відкладайте делегування повноважень, на час коли умови будуть ідеальними. Будьте готові прийняти певний ризик.
Процес делегування
- Виділіть достатньо часу. Сплануйте свій графік таким чином, щоб можна було провести змістовну зустріч і повідомити підлеглому про його нові обов’язки. Також переконайтеся, що зустріч відбудеться задовго до запланованої “кінцевої дати”, щоб ваш підлеглий мав достатньо часу для виконання завдання.
- Повідомте всі необхідні деталі. Поясніть підлеглому, що потрібно зробити, чому це завдання є важливим і чому його делегують саме йому. Вказуйте всі дедлайни і те, наскільки вони є жорсткими чи гнучкими. Повідомте про результати, яких ви очікуєте, та стандарти, яких необхідно дотримуватися. Краще надати забагато інформації, ніж замало.
- Визначте вимоги до звітності. Уточніть, про що необхідно звітувати, як часто це варто робити і як буде відслідковуватися прогрес. Заохочуйте підлеглих частіше зв’язуватися з вами, якщо у них виникають питання або вони стикаються з проблемами чи непередбачуваними обставинами. Намагайтеся, щоб у звітах про прогрес основна увага приділялася результатам, а не методам. Ви повинні бути готові адаптувати вимоги до звітності, якщо підлеглий набуває навичок або демонструє компетентність.
- Перевірте розуміння. Переконайтеся, що ваш підлеглий зрозумів всю інформацію, яку ви йому передали, ставлячи відкриті запитання або попросивши його надати резюме чи короткий виклад того, що ви сказали. Заохочуйте підлеглих ставити будь-які запитання щодо делегованих вами повноважень.
- Заохочуйте і підбадьорюйте. Завершіть зустріч на позитивній ноті, давши підлеглому зрозуміти, що ви йому довіряєте і висловивши впевненість у його здібностях. Запропонуйте свою допомогу в разі потреби і вкажіть час, коли ви будете доступні для цього.
Нагляд за виконанням
- Інформуйте тих, хто повинен знати. Обов’язково інформуйте людей, яких стосується делегування, а також тих, чия допомога необхідна для досягнення успіху. Спілкуйтеся з цими людьми самостійно, а не через підлеглих.
- Надайте належні повноваження та ресурси. Переконайтеся, що ваш підлеглий розуміє які рішення він може ухвалювати без вашого попереднього схвалення, а також про угоди, які він може укладати з іншими. Також переконайтеся, що всі необхідні ресурси є доступними.
- Оглядайте та моніторьте прогрес. Зв’язуйтеся з підлеглим через регулярні проміжки часу, про які ви домовилися. Це дозволить вам надавати вказівки та зворотній зв’язок на цьому шляху, а також пом’якшити будь-які проблеми.
- Надавайте підтримку, не відновлюючи контроль. Висловлюйте вдячність у міру виконання завдання, заохочуйте прогрес і публічно хваліть. Коли виникають проблеми, допоможіть підлеглому розпізнати їх і оцінити ефективність запропонованих рішень, а не рекомендуйте свої власні. Переймати на себе контроль слід лише в крайньому випадку, якщо цього вимагає серйозність ситуації.
- Зробіть помилки можливістю для навчання. Визнайте, що помилки можуть траплятися і не вимагайте від підлеглих досконалості на ранніх етапах делегування. Розрізняйте помилки, які можна вважати навчальним досвідом, і помилки, які є неприйнятними. Проводьте Огляд після дії (After-Action Review), щоб допомогти підлеглим вчитися на своїх помилках.
Поміркуйте щодо:
Пригадайте деякі приклади з вашого досвіду делегування завдань.
- Що пройшло добре? Що не вдалося? Які уроки ви винесли?
- Як можна вдосконалити делегування у вашому підрозділі?
Джерела
Доктрина США
- ADP 6–22: Розділи 7–10, 9–30, 9–31, 10–12
- FM 6–22: Розділ 4–104
Ресурси CAPL
При використанні цієї статті просимо посилатися на оригінальний допис та авторство проєкту «Вдосконалення в дії» (сс by 4.0)
