La experiencia positiva del colaborador empieza con su bienvenida y su proceso de onboarding.

Cuando realizamos cambios en diferentes procesos en el área de RR.HH. es muy importante recoger información y analizar los datos.

Este artículo no habla sobre lo que ya sabes, más bien habla sobre la experiencia positiva de nuestros colaboradores.

Empezaremos desde el inicio, lo primero es analizar, ¿dónde estamos ahora y dónde queremos estar?

Nuestro plan para mejorar el proceso de onboarding no debería estar basado en nuestros presentimientos o preferencias.

Especialmente, las personas que trabajamos en el área de RR.HH. percibimos ciertos aspectos relacionados con el funcionamiento de la empresa de una manera totalmente diferente a la realidad percibida por otros colegas.

¡Y no hay nada malo en esto!. Esto nos permite ir mucho más allá y ver las cosas desde otro punto de vista, mucho más humano sin dejar a un lado el focus principal de la compañía. Será de gran ayuda escuchar las opiniones de nuestros empleados y también de aquellos que acaban de terminar su periodo de prueba.

Algunos todavía recuerdan su primer día en nuestra organización. Recuerdan su primera impresión, a la primera persona que les dio la bienvenida, sus primeras palabras y el fin de emociones que sintieron.

Un vez terminado su periodo de prueba, en nuestra área realizamos una entrevista de empatía, que nos ha permitido, conocer cómo ha sido realmente la experiencia de estos colaboradores de nuevo y saber sus opiniones sobre preguntas como: ¿qué es lo que les gustaría implementar en su proceso de onboarding? Si tuvieran que pasar por el proceso de onboarding de nuevo, ¿a quién les gustaría conocer, con quién les gustaría hablar?, ¿Qué más les gustaría saber?,¿Cuáles son las cosas que todavía no les claro, como funciones o procedimientos?

Una vez obtenidos estos datos, podemos empezar a sacar conclusiones con el fin de implementarlas en nuestros procesos de mejora.

  • ¿Tus empleados querían conocer su equipo en el primer día del trabajo? Para el futuro organiza el primer almuerzo. Esta actividad será primordial para que ellos puedan conocer a sus compañeros con los que trabajarán día a día. Si por alguna razón, los miembros del equipo no mostrarán iniciativa para dar la bienvenida a la persona nueva por falta de tiempo puede parecer un poco decepcionante y el colaborador nuevo, puede sentir que no es importante.
  • ¿Antes del primer día en el nuevo trabajo tus empleados sienten estrés? Algunos sí pueden tener este problema. Invítalos a la oficina de una manera agradable. !Haz que se sientan emocionados de este cambio!

¿Qué conclusiones hemos sacado y cómo hemos mejorado en el proceso de onboarding?

  1. En Performante, hemos creado un Welcome Book que contiene:
  • la historia de la compañía y toda la perspectiva del negocio,
  • la estructura de la empresa con las imágenes de los empleados,
  • la introducción a la cultura de la empresa: sus valores, procesos, rutinas constantes, beneficios,
  • la información básica para los extranjeros que vinieron a nuestro país para trabajar para nuestra empresa (en Varsovia, Polonia).

2. Hemos elaborado con mucho detalle las tareas para todos los que forman parte en el proceso de onboarding. Gracias a eso cada persona está muy bien preparada para ejercer su papel en la empresa.

3. Hemos creado el proceso de onboarding para que tenga su lógica y un checklist:

  • La preparación formal y administrativa antes del primer día de onboarding: creación de las cuentas de correo, preparación de documentos y equipos, instalación de los programas más importantes, preparación de un Welcome Box con los gadgets de la empresa.
  • Enviar una colorida invitación en línea para el primer día del proceso de onboarding:
  • Preparación de un calendario con los colaboradores más importantes, sobre todo con el encargado y el buddy. Gracias a esto, seguramente tendrán tiempo para su nuevo compañero.
  • Hemos creado el primer almuerzo con el reclutador y el buddy. ¡Uno necesita conocer gente y relajarse durante un día tan intenso!
  • La reunión de orientación — introducción por el departamento de RR.HH., mostrando todos los sistemas internos, presentando el Welcome Book, la oficina y los departamentos (no somos una organización grande y nos lo podemos permitir), introducción a la cultura de la empresa y sus reglas diarias.
  • Adicionalmente, durante el primer día de onboarding presentamos nuestros nuevos empleados a todo el equipo vía nuestro Intranet. Colocamos una publicación corta preparada previamente por el nuevo empleado, gracias a la que desde el inicio tiene temas que compartir con sus nuevos compañeros.

4. La actividad permanente que nos facilita la comunicación interna es conocida por nosotros como Second Friday of the month. Es una reunión en la cocina de nuestra oficina donde hablamos de los resultados de las actividades del último mes, pero también es donde los nuevos empleados pueden integrarse con otros durante la parte informal del evento.

5. El trabajo de recoger datos es un trabajo continúo. Hemos realizado varios procesos de onboarding el mismo día y después de un mes hemos hecho las encuestas anónimas las que nos permitieron hacer ajustes donde fue necesario. Aquí están las auténticas sugerencias y comentarios de nuestros empleados:

‘Como el Second Friday of the month tuvo lugar sólo dos días después del día de onboarding, he tenido oportunidad de hablar con mis compañeros de otros departamentos. Si no fuera por eso, necesitaría mucho más tiempo para conocer a todos en la empresa.’

‘Realmente aprecio las pequeñas cosas que proporciona la empresa: pizza para el almuerzo, comer juntos, los desayunos cada viernes. Son cosas que motivan mucho.’

‘Creo que sería muy útil conocer personas de otros departamentos y entender sus tareas, trabajo y proyectos.’

El proceso de onboarding no es simplemente el primer día del trabajo.

Para cada persona el camino puede ser distinto, sin embargo, la integración de una persona nueva dentro de la compañía, su cultura, conocer sus responsabilidades es un proceso, no una simple acción. Por lo tanto, es muy importante planearlo todo antes. No queremos permitir que un nuevo empleado esté perdido en la empresa, aburrido por falta de tareas o por no conocer a todo el equipo y sus proyectos. Sin duda, el proceso de onboarding bien preparado es una ventaja grande no solo para el empleado, sino también para la empresa misma.

Las primeras semanas de trabajo determinan si el nuevo empleado va a obtener éxito en la organización y tienen un impacto importante en su eficacia. El onboarding eficiente significa una implementación rápida, una mejor experiencia del empleado y mejores resultados obtenidos en menos tiempo. Por lo tanto, es una inversión (todo el proceso requiere tiempo y energía de muchas personas dentro de la organización) con un efecto más inmediato que disminuye la rotación de los empleados e incrementa su eficacia. Adicionalmente, mejora la satisfacción del empleado y tiene gran influencia en las opiniones sobre la empresa expresadas en el ámbito fuera del trabajo.

Se aconseja monitorear las impresiones de los nuevos compañeros — ellos tienen una perspectiva fresca sobre la organización, son una buena fuente de ideas y mejoras nuevas y seguramente van a estar agradecidos de que sus opiniones sean consideradas de inicio.