Project Manager i jego znaczenie dla powodzenia projektu

Agencje marketingowe często realizują bardzo złożone projekty, składające się z co najmniej kilku większych składowych, angażujących różne jednostki biznesowe. Kiedy za realizację projektu odpowiedzialne są osoby z różnych działów, o bardzo różnych kompetencjach i stylach pracy, potrzebny jest ktoś, kto pogodzi interesy wszystkich osób realizujących zadania, a w szczególności zapewni sprawną i terminową realizację całości przedsięwzięcia. Taką funkcję pełni zazwyczaj Project Manager (PM).

Na czym polega rola Project Managera?

Project Manager powinien być zaangażowany w proces definiowania projektu od samego początku. Często ten początek to etap wyceny i tworzenia oferty dla Klienta.

W momencie podjęcia realizacji danego projektu przez agencję interaktywną (o tego typu przedsięwzięciach będzie mowa w tym artykule), Project Manager jest odpowiedzialny za jego przebieg. Zaczyna od skompletowania zespołu projektowego. Na podstawie specyfikacji projektu jego kierownik wie, jakie kompetencje musi zaangażować w jego realizację.
Zazwyczaj na początku ustalany jest harmonogram i przebieg projektu. Należy przy tym uwzględnić podział zadań pomiędzy różne jednostki zaangażowane w projekt, np. przy tworzeniu strony internetowej trzeba zaplanować prace specjalistów ux, grafików, copywriterów, developerów i testerów. Project manager powinien zidentyfikować “pakiety” zadań wchodzące w skład poszczególnych iteracji projektu. Ważne jest to, by zidentyfikować zadania, których ukończenie jest absolutnie niezbędne do przejścia do kolejnych zadań, a w rezultacie określenie ścieżki krytycznej projektu. Prawidłowe zidentyfikowanie tych “krytycznych” elementów jest niezbędne do terminowej realizacji zadań i zminimalizowania opóźnień.

Rolą PMa jest zdefiniowanie priorytetów, zaplanowanie poszczególnych zadań w czasie, kontrola realizacji poszczególnych elementów oraz, co bardzo ważne, zidentyfikowanie ryzyk projektowych — wydarzeń, których potencjalne pojawienie się, uniemożliwi realizację zadań zgodnie z założeniami i harmonogramem. Project Manager stoi też na straży jakości pracy dostarczanej przez wszystkich członków zespołu.

Proces zarządzania projektem może przebiegać nieco inaczej w zależności od metodyki, jaką PM wybierze do poprowadzenia danego projektu. W kontrze do metodyk tradycyjnych (których elementy zostały opisane powyżej), w projektach digitalowych często stosuje się tzw. metodyki zwinne (ang. Agile). Są one popularne w tej branży ze względu na zminimalizowaną “biurokrację” projektową. Pozwalają dzięki temu na bieżąco wprowadzać zmiany do specyfikacji projektu, bez większego wpływu na przebieg całości przedsięwzięcia. Co więcej, metodyki zwinne zakładają, że zespoły projektowe będą się same organizować, a co za tym idzie, brać odpowiedzialność za swoją pracę i jej wyniki.

Wybór metodyki zależy od specyfiki projektu, organizacji, kultury pracy, a także w jakimś stopniu od preferencji samego Project Managera.

Nie tylko egzekwowanie harmonogramu

Jednak funkcja Project Managera nie ogranicza się tylko do rozdzielania zadań i kontrolowania ich przebiegu. PM odpowiada za całokształt projektu. W czasie jego realizacji może wyniknąć bardzo wiele nieprzewidzianych sytuacji. Project Manager musi je szybko identyfikować i być w stanie sprawnie zareagować i dostosować prace zespołów projektowych tak, by minimalizować ryzyko opóźnienia oraz przekroczenia budżetu oraz uszczerbku na jakości. PM jest odpowiedzialny też za motywowanie poszczególnych członków zespołów projektowych, a także za rozwiązywanie potencjalnych konfliktów pomiędzy interesariuszami. Często PM musi “sprzedać” zespołowi koncepcję klienta, bo ta nie zawsze spotyka się z uznaniem zespołu kreatywnego. Generalnie kierownik projektu musi zarządzić komunikacją pomiędzy zespołami projektowymi, zapewnić wymianę wiedzy i bieżące informowanie wszystkich zainteresowanych o statusie prac na poszczególnych etapach oraz pogodzić różne style działania, co często jest jednym z większych wyzwań przy prowadzeniu projektu.

Jakie umiejętności powinien posiadać Project Manager?

Jest to profesja, przy której kierunek ukończonych studiów ma drugorzędne znaczenie, choć zawsze atutem będzie wiedza merytoryczna z obszaru, w jakim prowadzisz projekt. W agencjach interaktywnych PMami często są osoby z wykształceniem marketingowym, a w software house’ach — z wykształceniem technicznym/informatycznym. Wiedza merytoryczna jest na pewno czynnikiem wspomagającym kompetentne zarządzanie projektem.
Często osoby pełniące taką funkcję dodatkowo kończą studia podyplomowe w zakresie zarządzania projektami lub kursy certyfikujące w obszarze konkretnej metodyki.

Cecha, bez której nie będziesz dobrym PMem to z pewnością umiejętności planowania i organizacji. Niezbędne jest, byś umiał(a) zaplanować prace osób o różnych specjalizacjach tak, by wypełniały swoje zadania w założonym czasie i jakości. Opóźnienia będą bowiem generować straty dla agencji — zarówno finansowe, jak i wizerunkowe.

Bardzo ważne są umiejętości przywódcze i zdolność zjednywania sobie ludzi. Twoim zadaniem bowiem jest motywowanie zespołu do pracy, nakreślenie i wyjaśnienie koncepcji projektu, potrzeb klienta i kontekstu biznesowego realizowanego przedsięwzięcia.

Niezwykle istotna jest asertywność. Nie spodziewaj się, że jak już masz rozpisany harmonogram, wszystko samo się zadzieje, a ludzie będą się sami trzymać terminów. Musisz na bieżąco monitorować na jakim etapie są poszczególne zadania i odmówić koledze, który prosi o dodatkowe trzy dni na dokończenie prac, bo chciałby mieć spontaniczny długi weekend.

Na koniec wymieńmy nie mniej ważne umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne, szybką adaptację do zmieniających się warunków otoczenia biznesowego, otwartość na sugestie z zewnątrz czy umiejętność wyciągania wniosków i uczenia się na błędach.

Bycie Project Managerem to bardzo wymagające i odpowiedzialne zajęcie. Jednak jednocześnie jest to praca pełna wyzwań, zapewniająca częsty kontakt z różnymi ludźmi i brak rutyny.

Czujesz, że chciałbyś sprawdzić się na stanowisku Project Managera w agencji marketingowej? Weź udział w konkursie JustBrief i przekonaj się, czy tego typu rola jest czymś, co chcesz robić w przyszłości. Aplikuj na https://justbrief.pl/ i zostań współtwórcą kampanii dla marki Uber Eats!