Você deveria estar seguindo um planejamento

Ou você sabe exatamente o que vai fazer hoje?

Para alguns, a resposta será uma sequência estruturada de atividades, mas para outros pode ser, simplesmente: Vou abrir meu e-mail e ver o que entra de demanda.

Se você está no segundo grupo, leia este post. Se você está no primeiro, leia também e depois deixa um comentário sobre o seu processo de planejamento. :)

A primeira coisa que preciso dizer é que eu já estive no segundo grupo.

Basicamente minhas horas eram dominadas pelos acontecimentos de cada dia. As coisas iam acontecendo, eu não tinha tempo livre para nada e estava constantemente sobrecarregada pelas demandas dos clientes.

Até que eu decidi que isso precisava mudar. E quem tinha que mudar era eu, porque o mundo ao meu redor continuaria girando da mesma forma.

Acabei fazendo algo muito simples (e difícil, ao mesmo tempo) mas que hoje me permite estruturar meu tempo da forma que me deixa mais satisfeita.

O que eu fiz de simples? Um calendário.

Hoje, meu calendário está dividido em 3 tipos de atividades: anuais, semestrais e mensais.

Anuais

Tem coisas que acontecem todos os anos, é o caso das férias, algum feriadão que você queira aproveitar para viajar e, no meu caso, as aulas de pós-graduação.

Então, meu primeiro passo foi conversar com minha coordenadora e verificar em que datas ela precisaria de mim. Anotei no calendário essas datas e as datas de férias e feriados.

Semestrais

Uma outra atividade minha é a realização de cursos presenciais. Para estes cursos dependo da disponibilidade da sala que vou locar para as aulas, datas de feriados e interesse do público, por isso prefiro organizar meus cursos por semestres.

Verifiquei datas para realizar os cursos no primeiro semestre e anotei todas elas no calendário.

Pronto, agora o calendário já tem atividades anuais e semestrais registradas.

Mensais

A docência não é minha única atividade profissional, além dela eu tenho meus clientes de consultoria, e eles demandam serviços constantemente, então entram na agenda mensal.

Para os clientes de consultoria eu desempenho algumas atividades mais variadas: para alguns é só planejamento, para outros também tem criação de pauta e para outros apenas de campanhas. O interessante é que as atividades se repetem a cada 15 dias, e isso eu consigo estruturar, porque a cada 15 dias repito tudo.

Basicamente, então, meu mês fica dividido entre:

Começo do mês: Relatórios

A cada 15 dias: Análise de resultados antes de planejar a próxima rodada de campanhas e pautas

A cada 15 dias: Planejamento de campanhas e pautas (feitos 1 semana antes de estarem no ar)

Alguns fins de semana: aulas

Dica de ouro: Também inseri na agenda os dias e horários de atividades pessoais (aquela hora em que você vai para a academia, faz terapia, tem sessões de coaching e qualquer outra atividade que ajude na sua saúde e desenvolvimento pessoal).

A parte difícil?

É claro que, como tudo nessa vida, estruturar um calendário tem um lado bom e um lado ruim. Vamos, então, falar de duas partes difíceis dessa história.

Parte 1 — Eu me estruturo, mas e os outros ao meu redor?

Sim, é bem possível que sua preocupação de uma rotina mais organizada e com menos solavancos não seja uma preocupação comum no seu meio, mas não quer dizer que tudo esteja perdido.

O primeiro passo para organizar a agenda é alinhar essas datas com quem trabalha com você. Antes de fechar contrato é preciso deixar claro como você trabalha, quando estará disponível, quando fará entregas e como.

Percebo que, para muitas das pessoas ao meu redor, isso acaba trazendo um pouco mais de tranquilidade, especialmente no caso de clientes que têm dificuldade de organizar suas agendas e acabaram encontrando um motivo para fazê-lo.

E, no caso de quem não se encaixa… bem, às vezes as pessoas não se encaixam mesmo, não é por falta de querer, não é por falta de vontade. É um momento em que não rola trabalhar junto e era isso.

Parte 2 — E como cumprir a agenda?

Aqui está um dos segredos da história toda: não adianta você montar o calendário, ajudar os clientes a se organizarem com seus calendários e na hora H não cumprir o que está agendado para o dia.

Existem várias técnicas que ajudam isso a acontecer, aqui tem uma lista delas, mas o que funciona melhor para mim é sentar a bunda na cadeira, ligar uma musiquinha e fazer uma tarefa por vez. Trabalhar por blocos é uma das maiores mudanças que adotei nos últimos tempos e faz toda a diferença, porque as atividades não se atropelam.

Dica de ouro: Eu fecho o e-mail e coloco o celular no silencioso durante uma tarefa. Quando encerro ela, dou uma conferida nas comunicações, vejo se há alguma coisa muito emergencial para fazer, e sigo para a próxima atividade.

Para mim, adotar uma agenda anual mudou a forma como me relaciono com meu trabalho. E você, como estrutura as atividades do dia a dia?

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