[閱讀心得] 如何幫雞洗澡

個人品牌再升級,提升職場影響力,幫商業簡報脫胎換骨

第一次看到這本書名時也是有點摸不著頭緒:如何幫雞洗澡?這是在說啥?再看看旁邊的小字:幫商業簡報脫胎換骨。哦,原來是用標題先吸引人就是了。

作者在第一章就明確的說了幫雞洗澡的故事,因為小時候真的在把如何幫雞洗澡這件事在台上做了一次簡報,而且也活生生的帶了一隻雞上台去表演一次,縱使過程中因為雞的緊張導致作者自己無法完全控制場面,導致全濕身透,但最後依然有把整個簡報完成。作者也因此從中學到簡報只要善用一些基本原則,例如引言、故事、視覺效果與結論等順序,再搭配一些會動的道具來吸引人注目,就可以完成一場讓人印象深刻且不會無趣的簡報,作者把自己多年的經驗彙整在這本書中,總共拆解成13個環節 (第 3章至第 15 章),希望大家可以發揮簡報的威力,又特別是在商業簡報時。

扣除前兩章在解釋簡報的重要性以及16章之後的實驗等,其他章節的標題應該蠻明顯標記出作者想表達的事情。其中對我自己來說收穫最多的是第5、13和 18 章。

第1章:如何幫雞洗澡
第2章:本書立意
第3章:慎選時機
第4章:掌握簡報的目的
第5章:了解聽眾屬性
第6章:簡報五大要素
第7章:挖掘故事
第8章:設計簡潔頁面
第9章:善用有力的數據資料
第10章:預先推銷
第11章:準備與演練
第12章:場地的準備
第13章;自信做簡報
第14章:精心策劃問答
第15章:堅持到底
第16章:TED演講和賈伯斯
第17章:簡報的常見問題
第18章:五項值得關注的研究
第19章:二十五個簡報訣竅

第5章:了解聽眾屬性

清楚掌握目標觀眾

知道這一場簡報的聽眾是誰最重要的影響是簡報的內容目標與排版、甚至是長度與趣味性,如果聽眾是公司執行長想知道這一季度的販售狀況,簡報內容當然以列出目標以及目前完成度多少,畢竟執行長沒時間、也不一定聽得懂你的專業。但如果今天的聽眾是同部門同事,同樣的簡報目的就需要更多的細節來佐證你的簡報內容,因為台下的觀眾一定遇到很多問題想要你回答,而且他們會問細節。

了解他們的優先順序並提前做功課

而簡報前先收集好聽眾的一些思維,例如他們想知道什麼?他們目前已經知道了什麼?他們是屬於靜靜聽完簡報或是隨時會提問的模式?或是其實他們早已有了主見,只是想聽你說說不同觀點而已?

了解你的聽眾屬性決定了你的簡報該如何製作,以及報告的順序與速度。若能掌握聽眾的喜好與要求,對於簡報的流暢度絕對是有非常大的幫助。

第13章;自信做簡報

緊張是正常的

會緊張才能把事情做好,因為你在乎才會緊張。但緊張跟進步是一個正循環,因為緊張所以一直逼迫自己報告日前不斷練習,上台前 3 分鐘可能還翻閱著草稿在練習,相對的這些動作是會增加你對於簡報內容的熟稔度,讓自己上台後就算不看投影片可能都有辦法講出一番故事。

說故事

發表簡報就像是在說故事,而不是看著投影片講敘述而已。在講解每一張頁面時,都應該停下來稍微解釋重點,接著再說明一下數據。目的是讓聽眾有辦法吸收而且容易記憶這些內容。而遇到關鍵資訊時更是需要提醒聽眾多多注意,因為或許整份簡報他們只需要記得這一頁的數據,而其他的頁面之後可以在另外查閱就好。

解讀現場氛圍

在做簡報的同時,務必要解讀現場氣氛,隨時調整簡報的做法。只要觀察一下聽眾的狀況,就可以預測他們的想法,再據此動態修改簡報方式。

簡報就跟老師上課一樣,一開始會認真聽講,但通常過了 2o 分鐘後可能有一半都睡著了。有一句話說得好,如果一堂課只有幾個人睡著,那就是學生不認真,但如果全部都睡著了,那一定是老師不認真。

因此隨時觀察台下的狀況,看看大家是否已經面露厭惡或是充滿倦意,適度地停下簡報,或是利用道具、聲音或是影音等重新把大家的注意力拉回。另外一種氛圍是聽眾看起來是想挑戰你簡報的時候,例如挑眉、雙手插腰或是直接言語中斷,但通常這種情況不多。也會有聽眾露出疑惑的表情,這時可以趁機停下詢問全部聽眾,看是否需要再次說明,也可當作短暫的喘息時間。

第18章:五項值得關注的研究

最有趣的應該是這一章,因為作者引用了五個別人做過的實驗來證明聽眾對於不同的資料來源方式(例如:用字深淺或是內容不同難易程度)所吸收的程度,而這些實驗可以幫助我們在做簡報時針對內容的撰寫有一些幫助,例如盡量避免賣弄複雜的文字等。

以下是這五個實驗與結論:

研究一:艱澀用字的影響力

用字艱深未必會讓你看起來更聰明,反而會出現反效果。換言之,如果你用很艱深的詞藻,大家會覺得你不太聰明。

研究二:內容複雜度對選擇的影響

首先,人喜歡複雜,受試者覺得選擇愈多就愈開心。但選擇太多反而不利於做決定。人在面對複雜性與過多的選擇時,往往會迴避做決定,而且不得不做出選擇時也會感到不滿。也就說人其實不想要複雜。有一大堆細節和選擇的龐雜簡報,根本不太可能取得共識、促成行動。

研究三:簡明度對閱讀動機的影響

人碰到難讀的東西往往就會認為它特別難,也不太願意去做。從簡報的角度來看,這也表示我們如何呈現資訊,會大大影響到觀眾吸收資訊的方式。人會抗拒看起來很複雜的東西。

研究四:無意義數據的影響

人只要碰到數理公式,往往就會覺得這項研究特別嚴謹。從簡報的角度來看,刻意使用複雜的分析有助於抬升你的公信力。一條方程式或者是多變項迴歸分析,便可提升你嚴謹的形象。當然,使用完全沒意義的分析資料並非好事,這是道德問題,而且也會引起別人的質疑。

研究五:肢體語言對瞬間判斷的影響

人可以根據非語言行為快速又精準地下判斷。換言之,觀眾只要短短幾秒鐘就能對講者做出精準判斷。這表示你必須特別注意你的肢體語言,尤其是簡報剛開始的時候。觀眾在頭幾秒中,甚至在簡報開始之前,就已經在做判斷了。微笑、開懷大笑和點頭等都屬於正向肢體語言,對簡報者大有助益。

以上五個研究的詳細說明在 The News Lens 有完整文章,也可以直接連結過去看看。

結論

我自己個人覺得這是一本心得書,不像是工具書,因為他不會教你怎麼做簡報、怎麼排版或是字體大小。但作者確實是把自己多年的心得逐一解釋,這反倒像是簡報中的小提醒,看了之後會有一種:哦~原來我沒注意到這些,或是這部分我的確沒做好 的那種感覺,因此這本書會比較適合想提升簡報細膩度的人來看,讓自己之後簡報時可以讓聽者覺得你確實有認真做這件事。

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Chao-Hsuan Ke
閱讀不完的閱讀心得

永遠熱愛自己的工作,總是找一堆事把自己的時間塞滿。喜歡接觸不同領域,像是 歷史、文化、金融和公共政策 等議題,期許著自己會什麼就分享什麼。