5 étapes pour construire une cartographie de compétences qui vous ressemble

Le marché du travail est de plus en plus porté par une logique de compétences à l’instar d’une logique de métiers : un énorme enjeu réside dans la cohérence entre les besoins des entreprises et les compétences détenues par leurs collaborateurs.

Dans ce contexte, il apparaît donc important pour l’entreprise de disposer d’une cartographie de compétences.

Cela est même crucial pour les entreprises de services, dont le business model consiste principalement à valoriser les compétences de leurs collaborateurs auprès des clients, mais également pour les grandes entreprises où les plans stratégiques de recrutement et formation découlent de cette cartographie de compétences.

PickYourSkills est une solution intelligente de planification des ressources dédiée à tous les types d’entreprises et est déployée auprès de 15 000 collaborateurs dans le monde. Nous vous partageons dans cet article nos conseils pour construire une cartographie des compétences à partir des bonnes pratiques mises en place chez nos clients tels que CapGemini, Vertone, EDF, Renault, ou encore AirFrance.

Qu’est ce qu’une cartographie de compétences ?

Si tout le monde a déjà entendu parler de cartographie de compétences, peu connaissent réellement son utilité au sein d’une entreprise, et rares sont ceux qui savent s’en servir efficacement. Bien au delà d’un simple document requis par les services de RH, la cartographie de compétences est un outil opérationnel indispensable à la création de lien entre les collaborateurs et les responsables staffing ou les managers.

Pourquoi est-il essentiel de disposer d’une cartographie des compétences digitale ?

Comme nous l’avons suggéré plus haut, une cartographie des compétences est un outil opérationnel fort qui permet à une entreprise de mettre en place 3 actions fondamentales.

1. Harmoniser le langage interne de l’entreprise

Les compétences et les métiers de l’entreprise sont réunis dans un socle commun cohérent et documenté. Deux bénéfices directs : facilité de consultation et zéro perte d’information !

2. Prendre des décisions grâce à un ensemble de données objectives

En visualisant les compétences nécessaires à l’entreprise, il est plus simple d’établir des plans de formation et de recrutement efficaces.

3. Numériser les processus

Le tournant numérique est en action et les entreprises ont tout intérêt à opérer cette transformation pour rester au top de leur productivité, notamment dans le secteur des ressources humaines.

Nous savons d’ailleurs qu’au-delà de 50 collaborateurs, il est simplement impossible de se rappeler des compétences de chacun, hormis peut-être 2 ou 3 compétences spécifiques par profil. En réalité il n’y a plus de finesse dans la connaissance des compétences / aspirations des collaborateurs. Ce qui est dommageable dans la mesure où en moyenne sur un référentiel de 300 compétences, un collaborateur va en déclarer plus d’une trentaine…

De plus, certains collaborateurs seront moins enclins à parler de leurs compétences et de leurs expertises. Il est donc moins facile pour le manager ou le responsable staffing de les staffer sur des projets cohérents avec leurs compétences et leurs aspirations.

Alors plutôt que compter sur LinkedIn pour suivre les compétences de vos collaborateurs de manière désordonnée, essayez de suivre 95% de leurs compétences avec un référentiel qui vous est propre — ce serait déjà très bien et beaucoup plus efficace qu’aujourd’hui.

Pour les 5% de compétences restantes à cartographier, il faudra suivre une méthode différente. Il convient toutefois de rappeler qu’en réalité, vous n’en aurez pas besoin car :

• si la compétence est extrêmement spécifique à un collaborateur et valorisée dans l’entreprise, vous voudrez former de nouvelles personnes sur le sujet, et nécessairement vous serez amenés à l’intégrer dans le référentiel ;
• si la compétence n’est pas ou peu recherchée dans l’entreprise (cela peut-être le cas pour une expertise sur une technologie de développement ancienne par exemple) alors vous n’avez plus besoin de la cartographier ;
• si vous voulez permettre à vos collaborateurs d’indiquer des centres d’intérêts, il y a fort à parier qu’ils seront décorrélés des enjeux opérationnels de l’entreprise, et tant mieux, alors ne les incluez pas dans le référentiel mais laisser vos collaborateurs les renseigner dans un endroit dédié (SIRH, outil de communication …)

Retrouvez le résumé en infographie en fin d’article.

1. Préparer le terrain

Avant de se lancer dans le vif du sujet, il faut s’assurer de la mise en place de certains pré-requis nécessaires à la bonne construction de votre cartographie.

a. Définir le ou les objectifs derrière la construction de votre cartographie des compétences, selon le contexte propre de votre entreprise.

Voici quelques exemples d’objectifs macro :
- Prévoir les besoins de recrutement et de mobilité interne
- Déterminer les besoins de formation
- Repérer les bons profils pour pourvoir un poste
- Anticiper des pertes d’expertises liées à des départs ou indisponibilités (turnover, retraites, collaborateurs staffés)
- Préparer les entretiens annuels

Voici quelques exemples d’objectifs pour le collaborateur :
- Promouvoir l’auto-évaluation
- Servir de support pour le management
- Déterminer les besoins de formation
- Indiquer ses souhaits de développement

b. Désigner un groupe de travail référent

Dans les plus petites structures (< 50 collaborateurs), il peut s’agir d’une personne seule qui dédie une partie de son temps à la mise en place de ce projet.

Dans les plus grosses entités (>50 collaborateurs), mieux vaut affecter un groupe de quelques personnes issues de différents métiers sur ce projet : un responsable en recrutement, un responsable en formation, un directeur opérationnel, des managers, par exemple.

c. Déterminer le champ d’action
Souhaitez-vous construire une cartographie des compétences pour l’ensemble de votre entreprise ou seulement pour un département donné ? A vous de le déterminer clairement en amont selon le contexte et la taille de votre entreprise et vos ressources.

2. Définir la structure du référentiel de compétences

Avant de s’attaquer aux compétences pures, partons de la structure globale du référentiel des compétences qui supporte la cartographie.

Chez PickYourSkills, nous recommandons à nos clients de démarrer par un référentiel de compétences simple et parlant pour l’ensemble des parties prenantes : Managers, Collaborateurs, Responsables planning, RH.

Voici les règles de base définies par PickYourSkills pour définir cette structure :

- Entre 10 et 20 catégories selon la taille de votre entreprise
- 20 compétences par catégorie en moyenne
- Un maximum de 250 compétences pour une entreprise de moins de 500 collaborateurs
- Un maximum de 400 compétences pour une entreprise de plus de 1000 collaborateurs
- Entre 1 et 4 systèmes de précision des compétences (langues / certifications / hard skills / soft skills)

L’aspect le plus important à garder en tête pour construire cette structure est de rester très cohérent avec votre organisation interne. Par exemple, en choisissants des catégories de compétences transverses et des catégories de compétences spécifiques aux différents pôles d’activité.

Chez PickYourSkills, les catégories de base que nous recommandons à nos clients sont les suivantes :

• Secteurs d’activité
• Type de projet / mission
• Outils IT
• Langues
• Certifications

Des référentiels externes tels que celui de l’APEC, ou encore celui de la CIGREF peuvent éventuellement servir de point de départ pour construire votre propre structure, à condition d’adapter cette base à votre propre contexte. Ne pensez pas qu’il sera possible de greffer ex nihilo un référentiel des compétences externe à votre structure, c’est impossible. Pensez-vous par exemple que les équipes R&D d’EDF retrouvent dans ces référentiels externes des compétences qui leur sont propres ?

A titre d’exemple, un grand cabinet de conseil cartographie les métiers de son département infogérance en différenciant les métiers qui ne seront pas soumis à des évolutions majeures dans les prochains mois (1), ceux qui devront, au contraire, évoluer (2), et enfin les postes les plus sensibles (3).

Si vous avez des doutes sur la structure de votre référentiel de compétences à adopter, n’hésitez pas à nous contacter pour quelques best practices accumulées au fil du temps chez nos différents clients.

3. Déterminer un système de notation propre à chaque compétence

“Ce qui ne se mesure pas ne se gère pas” écrit justement Peter Drucker. Il est primordial d’attribuer un système de notation à chaque compétence identifiée afin de reposer sur une cartographie réellement objective et exploitable.

Une fois la structure globale du référentiel de compétences définie, il faut donc attribuer à chaque compétence une norme d’évaluation avec des critères objectifs.

Ces critères de notation peuvent être différents selon la catégorie ou la compétence en question.

• Pour les secteurs et activités, le nombre d’années d’expérience peut être retenu, ou encore le nombre de missions pour les entreprises de services.
• Pour les langues, l’échelle d’évaluation du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (CECRL) est le plus répandu.
• Pour les certifications, optez pour un système d’évaluation binaire en “vrai / faux”, autrement dit “je suis certifié / je ne suis pas certifié”.
• Pour la maîtrise d’outils particuliers, une échelle de notation spécifique pourra être attribuée.

Ce système de notation va permettre de faire reposer le référentiel sur une base normée commune et objective et va permettre aux collaborateurs de s’auto-évaluer en respectant des critères normés et objectifs.

4. Donner la main aux collaborateurs

Impliquer vos collaborateurs dès le lancement de votre cartographie de compétences va vous permettre à la fois de vous reposer sur une mise à jour directe de leur part, mais aussi de les intégrer au processus en améliorant leur expérience collaborateur.

Par exemple, incluez dans votre référentiel de compétences une façon pour le collaborateur d’indiquer ses souhaits d’évolution et de progression sur leurs compétences acquises ou à développer.

Le collaborateur peut ainsi directement indiquer les compétences qu’il pense détenir et la notation associée.

Donner la main aux collaborateurs va aussi leur permettre de suggérer leurs compétences propres . Faire remonter ce type d’information peut s’avérer crucial car un collaborateur peut apporter sa connaissance spécifique de nouveaux outils ou nouveaux langages acquis sur le terrain auxquels le référent n’aurait pas forcément pensé. Il serait d’ailleurs totalement illusoire de croire qu’en année 1 vous puissiez identifier l’ensemble des compétences à suivre en année 3, ou alors vous attendez l’année 3 pour disposer d’une cartographie des compétences ? En réalité, la seule façon de faire et d’itérer autour de votre cartographie au fil du temps : rien de mieux que d’impliquer l’ensemble des collaborateurs pour cela. Ils le feront s’ils savent que l’utilisation de la cartographie est réelle.

5. Faire vivre votre cartographie

Une fois votre cartographie de compétences prête, intégrez-là à vos processus de management, votre cercle de feedback et vos processus décisionnels en RH et GPEC. Il s’agit de rendre cet outil dynamique et de le pérenniser dans le temps.

Quelques exemples de situations qui vous permettront d’avoir une cartographie actualisée, activable et pérenne :

• Mettre à jour les niveaux de compétences des collaborateurs lors des évaluations annuelles et des évaluations de fin de projet
• Valider ou modifier les niveaux d’expertise déclarés par les collaborateurs grâce aux remontées de feedback des managers
• Informer les collaborateurs par email lorsque de nouvelles compétences sont ajoutées au référentiel de compétences afin qu’ils puissent facilement les déclarer sur leur profil, si besoin
• Laisser la possibilité aux collaborateurs de suggérer de nouvelles compétences
• Désigner un responsable de la pérennité de la cartographie de compétences
• Mettre en place un comité d’évolution du référentiel avec l’ensemble des parties prenantes tous les 6 mois afin de décider des compétences à ajouter, ou à supprimer ou à fusionner.

Conclusion

Disposer d’une cartographie des compétences numérique et intégrée est une nécessité au bon fonctionnement de la gestion des ressources au sein de votre entreprise, pour savoir préciser quels profils, quelles compétences attribuer à tel projet ou telle mission.

PickYourSkills accompagne les entreprises agiles dans la construction d’un référentiel de compétences personnalisé et agissant comme la pierre angulaire de la planification des ressources pour toutes les entreprises organisées en projets. PickYourSkills permet à ses clients de disposer d’une cartographie des compétences personnalisées en seulement 3 semaines.

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Infographie :