如何執行一場 Retrospective Meeting？

Lian Yeh

Published in

Pinkoi Product

13 min readJun 19, 2020

如果你問我在專案執行過程中最喜歡哪個環節？我會毫不猶豫地回答：回顧會議 Retrospective Meeting（以下簡稱為 Retro）。Retro 代替了過往枯燥乏味，淪為辯論批評的「檢討會」形式，讓團隊成員聚焦在以下幾件事上：

哪些地方做得好 → 持續下去
哪些地方做得不好 → 面臨什麼痛點與問題
一起想辦法解決 → 思考改進辦法並執行

以具象化來形容，就像是團隊成員都在同一艘船上，目標是一起從 A 點到 B 點，在到達 B 點的過程中，會歷經許多像是洪水猛獸的關卡任務，如何在旅程中有效率地一起審查成果、發現問題、修正錯誤並持續優化就是關鍵，而 Retro 會議即是幫助大家的一種方式。

開始執行一場屬於你自己的 Retro 吧

不論是 Project Owner 或是專案一員，可能都會想嘗試舉辦屬於你們的 Retro，Retro 看似簡單，但其實會依照專案小組的合作氣氛、規模大小、參與人員甚至是主持風格而有所不同，就因為有千百種玩法，沒有一定形式，在閱讀很多書籍文字後，可能還不知道該從哪裡下手而苦惱著。

以下為自己在 Pinkoi 經手多場大小不等 Retro 後的經驗分享，依照步驟手把手教學，並分成初、中、高三階，每個階段皆附上簡單的模板，即使你是初心者也可以輕鬆嘗試。

Step 1. 這場會議的目的為何？除此之外，你還得反問自己一些事

每當 Project Owner / Project Manager 來尋求 Retro 規劃時，我都會先反問下列幾個問題：

為何想開 Retro?

可能是專案即將結束，想驗收
可能是專案遇到困難，想突破
可能是想收集隊友們意見

團隊氛圍與合作狀態是什麼？

合作無間，愉悅地一起成長
合作普普，但想多點火花
合作很卡，痛苦不間斷

有沒有你內心擔憂或想解決的事？

很棒，但還是想知道哪裡可以做得更好
想知道專案成員的滿意度
A 君與 B 君似乎有嫌隙？該怎麼讓他們說開呢？

釐清會議目的、重新檢視自己團隊狀況以及你內心的疑惑，列得越清楚，越能創造出適合自己的 Retro 會議，減少認真照表操課執行卻成果不佳。

Step 2. 設定 Retro 活動架構

整理一下 Retro 的歷程，不外乎是： ①召集成員 ②發表意見 ③達成共識並列出下一步，如何在一個會議中順利地走過上述三個歷程，照著架構思考可以比較輕鬆上手，以下架構參考了 retromat.org 提供的教學，並補充一些自身心得而成：

暖身：建立氣氛，幫助大家卸除緊張、整理情緒進入狀況、並簡單說明議程。看似簡單的第一步卻有著強大的效果，畢竟大多數的人都還屬於「工作備戰狀態」，要馬上切換心情、進入時空隧道回想專案過程不太容易，可以的話，強烈建議不要跳過第一步驟，氣氛對了就是成功的一半。

Tips：
- 執行簡單好懂的破冰遊戲，建議選擇 5 分鐘內可完成的活動
- 視回顧會議長度或複雜度，在會議前提醒大家做相關準備

2. 專案回顧：不論是大型還是小型 Retro，都可以加入 Review 橋段，快速帶過團隊做了什麼事，協助隊友回想並幫助下一階段進行。

Tips：
- 快速回顧工作項目，同時也請大家為成果鼓掌
- 回顧時請圖文並茂，幫助大家想起突破了什麼障礙、完成了什麼成果

3. 收集資訊：回想專案執行，有什麼做得好的、做得不好的、執行中的感受如何？讓每一位隊友都發言，儘可能依照組員與公司文化跟去設計活動，引導大家說出心內話。

Tips：
- 務必邀請每一位隊友都上台跟大家分享，訓練每個人都能練習分享心情、曾經遇過的阻礙、試過了什麼方法，養成團隊上台說話的習慣
- 若大家都很不習慣而有點彆扭，建議可找 1–2 位擅於分享的隊友先上台當範例，緩和團隊緊張感

4. 制定下一步：那些好的需要繼續保留、不好的該如何解決，擬定出大家都認同的優化方法與執行方式

Tips：
- 在上一個步驟，會收集到許多意見，可初步將每個心聲分類成：keep, stop, start, thanks，或是自定義合適的命名分類
- 若收斂分類後意見數量還是很多，建議可進行小型投票，票選出最值得討論的項目
- 務必一起討論並擬定出：該改進的項目、如何改善、下一次我們可以試試_____方法，並在下個 Sprint 中執行

5. 收集回饋：收集本次參加 Retro 活動意見，幫助主辦者優化下一次活動

Tips：
- 會議後發問卷詢問 Retro 滿意度，幫助你下次可以做得更好，當你想詢問很多細節項目時，可使用事後問卷，儘量請大家在半天內完成問卷，避免離臨場感太遙遠
- 若不想太複雜，可以執行簡易版問卷：走出會議室門口前，就收集好大家意見。例如：在白板上寫出 0～5分，離開前對此會議評分

6. 持續追蹤（optional）: 沒被說出來的事，需要靠事後補回。召開 Retro 會議不是件容易的事情，因為主持人必須眼觀四周、耳聽八方，有些細節，若沒在會議中說清楚或是因時間關係而被帶過，專案負責人需要在會議之後找隊友進一步詢問。例如：你在會議中發現有些人面有難色，引導過後也很難說出自身遇到的問題，此時就很值得在會議後與對方聊聊，找出癥結。當然，在順利的狀況下，此步驟可跳過。

Step 3. 規劃活動流程與細節

制定好 Retro 會議架構之後，需要開始思考活動該怎麼執行，這部分是最耗費腦力與時間的階段，不建議一直使用同樣的玩法，一來是活動玩法固定會使隊友們疲乏，久而久之也會對 Retro 不再期待，二來是專案的每個階段面對的問題不同，若無靈活置換，較難釐清專案遇到的痛點。

以下方法由簡至繁，並列出範例，你可以依樣畫葫蘆，當然更歡迎轉化成新玩法。

初階 — 先照本宣科試試看

適用時機：檢視 2 周以內短期執行過程，適合安插於專案 Sprint 內、個人週計劃、線上/線下活動。

步調：簡短快速，15 mins

參考模板：

Keep：寫出專案中值得保留下來的事
Stop：寫出專案中不該再發生的事
Start：寫出專案中的新點子或提案
Thanks：寫出專案中感謝的人事物

執行小撇步：

計時 10～15 分鐘，請大家於便條紙上列點寫出 Keep / Stop / Start / Thanks，記得要在便利貼上寫出自己名字。當然，你也可以使用任何電子化工具取代手寫。
統整出四個象限主持人依照四個區塊分別請隊友分享自己寫出來的事，若條列數量多，也可以執行簡單統整 grouping 後請大家分享。
收集結論，對大家提出的事項定出結論，在未來的工作中執行。

左：Keep / Stop / Start / Thanks 示意圖｜右：實際執行時的側拍

中階 — 加入一點想像力，把故事帶入 Retro 內

適用時機：專案中期、玩膩初階版本、嗅到某些問題時，個人月/季計劃、線上/線下活動。

Retro 步調：輕快，45 mins

Retro 參考模板：將初階的四個階段轉化成其他譬喻，以下舉例為將 Retro 譬喻成「電影」，將 Keep / Stop / Start / Thanks 轉化成另一種情境代替，安插的「Rewrite script」活動非常適合專案過往遇到某些困難、激發大家優化工作流程…等情境時使用。

Film Genre：如果以一部電影來形容，你覺得這個 Sprint 是什麼類型的電影？為什麼？

舉例：驚悚片，因需在有效的時間內要完成複雜的工做項目

Moment Highlights：這個電影中你最有印象的片段是什麼？不論好的壞的都可列出，以下舉例：

因為出現了魔王難關，讓我常常加班，痛苦不已

調整工作流程，增進大家工作效率

Rewrite script：如果可以，你會想要如何改寫劇本或改寫結局？以下舉例：

如果可以，我應該在發生問題時儘速提出，就可以阻止悲劇發生

如果可以，我會嘗試臨時改變使用其他方法，解決突發狀況

Recommend：你會向同事推薦這部電影嗎？

會，專案中歷經了多個難關，但因溝通順暢透明，使專案進度超前

執行小撇步：

依照問題類型在白板上列出四大區塊
四個問題，每一題計時 3～5分鐘，請大家於便條紙上列點寫出答案
請隊友各自上台分享自己寫出來的便利貼
將四個問題轉化成 Keep / Stop / Start / Thanks，並訂出結論與下一步，並請團隊在未來的工作中執行。

左：轉化成「電影」的 Retro 示意圖｜右：使用 Journey 意象轉化的 Retro 成果

高階 — 客製化一場屬於你們的 Retro

適用時機：專案尾聲、想將專案經驗傳遞給其他案成員時、想對專案做健康檢查時、專案窒礙難行有困難時、個人年度計畫

步調：中長步調，1.5 hr ～ 2 hr

參考模板：以下模板已成功複用至多個專案內，時機皆為專案尾聲時的大型 Retro，你可以將此模板客製化方式進行變化，記得隨時使用中階時運用的技巧：譬喻與轉化，下列範例中試圖使用 emoji 轉化大家的情緒，記錄於專案中的情緒變化，同時也幫助大家更了解彼此

Warm-up：設計暖身小遊戲，建議可分組搶答競賽，贏的隊伍可獲得獎勵，提高大家參與意願
Review：專案大事紀回顧，可列出專案里程碑與專案成就，並且表揚一起突破的關卡
How did you feel：檢視每一位成員內心狀態，並藉由簡單的 emoji 的方式，減輕大家的負擔，也讓大家更能熟悉各位成員的工作過程。
How did we work ：檢視專案的進行方式，可以維持的有什麼？需要改進的是什麼？
Go forward together（optional）：當個先知，把大家腦中預想的狀況都先攤開，並一起想辦法避免它
Our Treasure：專案中的最大收穫是什麼，不論是好的壞的，都成為大家學習的養分

執行小撇步：

當你開始構思遊戲時，就會發現確實不容易，要如何不變成團康活動，又能成功讓大家款身需要些技巧，建議依照專案內容與團隊成員個性安排合適的遊戲內容，非常怕冷場的話，可找 1～2 位暗樁一起炒熱氣氛，切記暖身遊戲不超過 5 分鐘。
專案回顧：條列出專案每個時期的成果，快速回顧所有重要時刻，此時也是表揚團隊的好時機
How did you feel?：在白板上畫出時間軸，並區分成前期、中期、後期。計時 10 分鐘，請隊友們畫出合適的情緒，並上台解釋為什麼會有這些感受？

舉例：

😱 下週就要上線了，但還有好多項目沒做完

😓 第一次執行大型專案，覺得範圍很大很緊張

😀 雖然很緊張，但隊友都很罩，很放心的一起完成活動！

加碼進階篇：專案健檢

適用時機：專案健康檢查、檢視並對焦團隊成員工作狀況

步調：中步調，1hr

參考模板： 仿造 Spotify Health Check Model，並結合雷達圖比對大家的想法是否有落差，有落差時尋找原因，不僅僅是讓 Leader 知道每個人的狀況，整個團隊都可以對焦彼此想法

執行小撇步：

定義出健康檢查項目（如：Learning, Teamwork, Speed…等），並與大家一起定義各種項目意涵
請隊友畫出雷達圖並評分，每個項目 1～5 分，越高分代表越滿意
逐步公布每個人的分數後並說出為什麼，對焦溝通，以下舉例：

當分數落差很大時：成員 A 在成就感項目中寫 5 分，Ｂ成員在此項目寫 1 分，請兩位成員各自說出評分原因，溝通協商後可找到值得優化的項目

當分數差不多時：優良狀況，但還是需請每個成員說出評分原因，分享彼此想法

執行 Retro 心法：勇於練習並大膽嘗試

雖然文章開頭說過很喜歡 Retro 環節，但執行過 Retro 活動的人應該知道，要規劃一場 Retro 是多麽複雜且不容易，在經歷主持與規劃數個大小不等的 Retro 後，統整出下列幾項重點心得：

練習規劃、練習主持、練習創意：如果你對舉辦 Retro 活動有興趣，請抓緊每一個可以 Retro 的主持與企劃機會，在熟悉架構之後，大膽嘗試各種不同玩法，沒有人喜歡重複與枯燥的活動，越好玩、越有創意的 Retro 活動可以讓大家越來越期待每一場 Retro。
培養團隊信任感：Retro 是一個高度關於「人」的活動，信任感越高的團隊更能有高品質的 Retro 產出，不只是讓每個人都有開口發言就是完成 Retro，運用活動的內容讓大家敞開心胸說出真實想法才會讓這場活動產生意義。
開始對人產生興趣：你有多了解組員的狀況？大到工作狀況，小至組員情緒狀態，多多觀察每個組員的個性與生活習性，去思考原因與動機，建立起一定的敏感度；若你對「人」敏感度沒那麼高，可以試著多聊天或使用其他輕鬆的方式，建立起彼此的信任網，你可以獲得更多意想不到的資訊。
務必落實執行：若舉辦順利，Retro 後可獲得數個 Action 清單，請務落實在後續的工作中，並持續優化追蹤，如果有需要，也可以在每一次 Retro 時帶過上一次的改進計畫。

執行 Retro 不是件簡單的事，每一場大型 Retro 都必須要絞盡腦汁、反覆演練後才能幫助每一個團隊前進，並將專案中成功與失敗範例傳承給更多隊友知道。以上就是多次舉辦 Retro 的教學與心得統整，提供給大家參考，期望大家也能開始嘗試客製化的 Retrospec Meeting，同時也歡迎留言與我交流討論！

後記

進 Pinkoi 以前，主持活動的經驗其實不多，初次認識 Retro 後也花了不少時間研讀了解，是一款看起來不難、但實際上有個門檻的活動，本篇提供了許多撇步期望能減少舉辦活動時遇到的阻礙，也更有信心客製化屬於自己的活動。特別感謝國父、馬克與Remi，因為你們的關係讓我遇見了 Retro，也有了第一次的主辦機會，同時也感謝後續交付給我規劃活動的 PO/PM 們與曾參與過活動的每一位成員，因你們的信任讓我有這麼多練習的機會。