Como a Pipo se tornou uma empresa primariamente remota?

Está bem claro que não fomos a primeira e nem a única empresa a oficializar o escritório remoto como novo modelo de trabalho, independente se a pandemia acabe amanhã ou não, mas o processo foi tão legal e parece estar dando tão certo que achamos que valeria a pena compartilhar com todo mundo!

No post de hoje, vamos contar como foi o passo a passo desse processo pra gente e também o que significa se intitular uma empresa “primariamente remota”. Vamos lá?

A Pipo antes da pandemia:

Nosso escritório era uma casinha pequena e charmosa em Pinheiros, perto do buxixo (como diria minha vó) de restaurantes da região e bares gostosos pra Happy Hour. Tínhamos um quintalzinho com churrasqueira que usávamos frequentemente e até uma parede de lambe-lambe estampando as nossas cores e valores que nos dava muito orgulho ❤. Enfim, éramos felizes no nosso Pipoffice.

Estávamos contentes trabalhando presencialmente, nos encontrando todos os dias, fazendo reuniões que davam gosto de ser olho no olho e almoçando juntos, mas algumas coisas já nos incomodavam no modelo presencial, como: gastar um tempo desproporcional no trajeto casa — escritório(caso de algumas pessoas da Pipo), não conseguir se concentrar pra fazer alguns tipos de tarefas que precisavam de silêncio absoluto para foco, e passar menos tempo com a família/amigos/pets do que gostaríamos. Honestamente, mesmo assim esses tópicos acima não pareciam grandes o suficiente pra fazermos uma revolução no nosso modo de trabalhar e seguimos a vida.

Mas um episódio emblemático que começou a trazer essa questão foi um offsite que fizemos no começo de 2020. No offsite, discutimos vários temas importantes pra Pipo, dentre eles, flexibilidade de trabalho. Um Pipolho (cof cof, Felipe) levantou a bola de sermos mais remotos e sugeriu que todos trabalhassem de casa 3x na semana. Lembro que a reação foi de espanto: “mas trabalhar de casa três vezes na semana? isso é muito intenso!”. Eu mesma (Manoela), acreditava que uma empresa early stage não poderia funcionar sendo primariamente remota, pois dificultaria a criação de uma cultura forte, e então…

Chegou o Corona.

Com a notícia da pandemia do COVID-19 nós imediatamente decidimos mandar todo mundo pra casa sem pensar duas vezes. Não queríamos correr o menor risco de contribuirmos com a disseminação do vírus entre pipolh@s, familiares e a sociedade como um todo.

Na segunda semana de Março anunciamos o home office pra toda a Pipo e nos preparamos pra um ou dois meses de isolamento. Doce ilusão…

Independente de quanto tempo isso duraria, sabíamos que precisávamos de adaptações pra continuarmos tendo colaboração, contexto e interações mesmo a distância. Começamos com revisão de nossas ferramentas internas, canais do slack e forma de organizar informações. Cada time foi se esforçando cada vez mais pra garantir que todos os processos e tomadas de decisão estivessem documentados e disponíveis facilmente para todo mundo.

E agora, José?

Meses depois podemos falar de boca cheia que funcionou, ou melhor, está funcionando! Começamos a perceber que estávamos trabalhando bem, colaborando, interagindo, se comunicando e produzindo em um ritmo saudável =).

As casas e locais de trabalho de cada pessoa também foram se adaptando aos poucos. Depois que algumas semanas trabalhando do sofá ou mesa da cozinha, as pessoas foram buscar cadeiras no escritório, monitores e outros pertences. Além disso, os Pipos foram compartilhando adaptações e ajustes que fizeram o escritório ficar mais confortável de casa, aconselhando o time e criando uma relação de cuidado interno muito bacana.

O retorno da adaptação do time foi muito valioso: várias pessoas acabaram indo pro interior, praia, casa da família e etc, e contaram que estavam gostando da flexibilidade.

No fim do dia, o custo do escritório começou a ser um desperdício quando percebemos o quanto poderia durar o isolamento. Somando tudo isso e estudando sobre o assunto, percebemos que o modelo remoto era uma possibilidade muito real para tempos fora de pandemia também, mas como isso impactaria bastante a vida de todas as pessoas da Pipo, não quisemos fazer nada sem consultar as pessoas, claro!

Como chegamos na decisão?

Montamos um Squad de Trabalho Remoto para definir as melhores práticas e alinhar as expectativas do que virar remoto realmente significaria. Para esse Squad, chamamos Pipos entusiastas do trabalho remoto que estudam e fazem muitos benchmarks sobre o tema desde o offsite. Além disso, antes da pandemia vir à tona, já tínhamos pessoas mais adeptas ao remoto que trabalham algumas vezes por mês de fora o escritório, e estas pessoas se juntaram ao squad também. Time formado, hora de agir.

Rodamos uma pesquisa bem robusta para todo o time (todo mesmo!) mostrando dados e perguntando as vantagens e desvantagens do trabalho remoto pra cada um e, na lata mesmo, qual era a opinião para a pergunta "você acha que a Pipo deveria se tornar remota?".

Como principais vantagens do remoto, foram citadas palavras como “flexibilidade”, “saúde”, “inclusão”, “transparência”, “documentação”. Também foram levantadas algumas preocupações como “”interações sociais”, “comunicação” e “espaço ideal para trabalhar”.

No final de toda a pesquisa, 97% das pessoas concluíram que preferem um modelo Remoto do que presencial para a Pipo pós pandemia. Com isso e levando em consideração todos os comentários, decidimos ir em frente com a decisão da maioria.

Mas pera lá, afinal: o que significa ser primariamente remoto para a Pipo?

Para cada empresa pode significar uma coisa completamente diferente, mas para nós:

• Maioria d@s Pipolh@s trabalhando remoto (de onde quiserem);
• Todas as reuniões internas são realizadas via videoconferência;
• Nosso escritório passa a ser um espaço de coworking, reuniões externas e confraternizações.

A implementação

Para garantir que estávamos levando todas as preocupações em consideração na hora de elaborar nosso plano de Pipo Remota, fizemos um design sprint. Listamos os problemas, fizemos brainstorms de como poderíamos resolvê-los, olhamos ao nosso redor para encontrarmos fonte de inspiração (benchmarks) e por fim, elaboramos nossa solução.

Depois de todo o exercício, tivemos convicção de que havíamos desenhado um modelo que atendia o contexto e as necessidades da Pipo. Seguem abaixo os principais pontos que implementamos pra tornar a Pipo ‘primariamente remota’:

Espaço de trabalho: para garantir que todos da Pipo tenham condições ideais de trabalho, resolvemos dar a todos um budget de R$ 800 iniciais para que cada pessoa possa comprar seus itens de home office (cadeira, monitor, teclado, mouse, ou aquilo que lhes convém) e também uma ajuda de custo mensal no valor de R$ 150 mensais para pagar pela sua internet, luz, subsídio de co-working ou cafés. Para ambos os itens as pessoas não precisam apresentar nota fiscal, preferimos dar autonomia para que todos possam investir os valores da melhor maneira e que lidem com as consequências das suas escolhas. Também escrevemos um guia super completo sobre como escolher seus itens de escritório da melhor forma, afinal, acreditamos muito em autonomia e colaboração. Se tiver interesse, disponibilizamos um Guia: Monte o home office do seu time. Checa lá 🖖

Onboarding: acreditamos que contexto é uma das coisas mais fundamentais aqui na Pipo. E por isso, resolvemos repaginar todo o onboarding para que nov@s Pipolh@s tivessem a melhor experiência possível ao entrarem na Pipo. O que antes se resumia a um encontro de 2 horas via vídeo (apresentando em formato de monólogo por mim, Manoela) passou a ser um ritual de duas semanas onde a pessoa terá contato com todas as áreas da empresa e contará com um padrinho (buddy) para ajudá-la. Uma das práticas mais incríveis que foi construída nesse processo são os ‘sorteios’ para novos e antigos Pipolh@s participarem de reuniões com prospects, clientes e atendimentos do time de saúde, garantindo que uma cultura centrada no cliente não é algo que só falamos da boca pra fora.

Comunicação interna: todos sabem da importância de documentação e acesso à informação em uma cultura remota, e por isso resolvemos criar um novo ambiente aqui na Pipo que carinhosamente apelidamos de Pipolândia. A Pipolândia é nosso repositório de conhecimento oficial, onde todos os times deixam seus principais arquivos dispostos de maneira fácil para que todos da Pipo possam se auto-servir caso surja qualquer dúvida. Além disso, continuamos usando os principais canais de comunicação da Pipo como Slack, Email e arquivos colaborativos no Google Suite. Até escrevemos um texto explicando qual canal pode fazer mais sentido dependendo da mensagem. A lição que fica é: comunicação, melhor pecar pelo excesso.

Interações sociais: sermos primariamente remotos não significa que nunca mais vamos nos encontrar. Assim que a pandemia passar vamos em busca de um lugar físico para termos como ‘quartel general’, ou seja, um espaço com posições de trabalho estilo co-working (menos posições do que Pipos, o que significa que terá rodízio), salas de reunião e muito espaço de convivência para que os Pipos possam se encontrar eventualmente (pensamos em fazer eventos a cada duas semanas). Para aqueles que não moram em São Paulo, teremos um offsite presencial a cada seis meses.

Enfim, remotos…

Faz um mês que nos tornamos uma empresa primariamente remota, e estamos aprendendo a ter visibilidade total dos desafios e benefícios que essa nova vida nos trará.

Temos muito orgulho do caminho que percorremos até aqui: (I) desconstruímos nossa própria visão de trabalho remoto, (II) levamos a opinião d@s Pipolh@s em consideração, (III) usamos o design como ferramenta de resolução de problemas e (IV) abrimos nosso universo de possibilidades, afinal agora podemos contratar pessoas localizadas em qualquer lugar do mundo e nos tornamos um ambiente mais inclusivo para mães, pais e cuidadores primários, mas o principal: mudamos o status quo do que é trabalhar; por que não olhando pro mar?

Manoela Mitchell & Marcela Ziliotto

em nome da Pipo Saúde