OKRs na Pipo: o que come, como vive e como se reproduz?

Desde que entrei na Pipo uma das coisas que mais gosto é de poder criar processos e projetos desenhados para quem realmente vai “consumi-los”. Temos uma cultura onde não cabem frases como “faremos assim só porque outras empresas fazem” e tentamos o tempo todo não cair na besteira de se apaixonar pela solução, e sim pelo problema, para então criar a partir daí.

O problema

Um dos valores da Pipo fala sobre over comunicar as coisas, assim garantindo que as informações não estejam escondidas, mal explicadas ou que fiquem tão implícitas ao ponto de causar ansiedade nas pessoas e confusões no dia a dia. Por isso, sempre buscamos formas de explicitar o que pensamos e o que muitas vezes está subentendido, mas não necessariamente divulgado.

Esse foi o caso do nosso alinhamento de objetivos. Quando uma pessoa nova chega na Pipo e se torna uma Pipolh@, ela passa por um processo de onboarding onde aprende sobre nossa história, nosso mercado, nossos princípios etc. Ela sai dessa reunião sabendo onde queremos chegar e tudo que estamos fazendo para alcançar nossos objetivos.

Mas percebemos que depois que a pessoa fica imersa no dia a dia, muitas vezes perde de vista os objetivos macro da empresa. Fomos nos deparando com questões de falta de alinhamento, muitas coisas pra serem atacadas ao mesmo tempo, e dificuldade de priorizar projetos e entregas. Percebemos que precisávamos fazer algo pra melhorar isso logo!!

A solução

Olhamos para diversas soluções de mercado com foco em tornar nosso foco como empresa mais explícito e nos deparamos com várias interessantes, mas com uma que entendemos ser muito mais adaptável às nossas necessidades: a dos OKRs. Estudamos bastante a metodologia, falamos com pessoas que já viveram isso na pele diversas vezes (alguns de nós, inclusive) e nos fizemos algumas perguntas antes de seguir: Essa solução vai nos ajudar a resolver o problema que temos hoje sem causar novos problemas ainda maiores? É suficientemente seguro pra testar? É algo que dá pra reiterar e adaptar a qualquer momento?

Foi assim que acabamos aprofundando nosso estudo na metodologia de OKRs e optando por implementá-la aqui na Pipo!

Depois de respondermos SIM pra todas essas perguntas, decidimos começar! Montamos um squad de OKRs para centralizar a organização e operacionalização dos rituais etc e partimos pra ação.

Como implementamos OKRs aqui na Pipo e como isso pode te ajudar na hora de fazê-lo pela primeira vez:

O primeiro ciclo que rodamos começou na metade do trimestre, um pouco depois do isolamento por conta da quarentena. Nesse momento a transparência e colaboração no processo foram mais importantes do que nunca, porque ainda estávamos nos acostumando com a rotina sem o contato físico e sem as reuniões e discussões calorosas (#saudadescalorhumano).

Começamos desenhando os Objectives & Key Results da Pipo Saúde como um todo. Isso foi feito pela Mano, nossa CEO e founder, em conjunto com Thi e Vini, nossos também founders, e divulgado para que todas as pessoas da empresa pudessem comentar o documento por alguns dias. Depois disso, fizemos o mesmo com todas as áreas: cada time fez reuniões e discussões para entender quais seriam os Objectives que a área teria para garantir que os Os da Pipo seriam atingidos. Próximo passo foi quebrar esses Os das áreas em KRs, que deveriam ser facilmente mensuráveis e suficientemente simples para identificarmos se foram atingidos ou não. Obviamente também tivemos uma rodada de comentários para que toda a empresa pudesse opinar, criticar e sugerir antes de batermos o martelo.

Nesse momento tínhamos na mão nosso primeiro ciclo de OKRs desenhados para o Quarter! Fomos entendendo a melhor forma de acompanhar, melhor frequência para medir os atingimentos e como trazer isso para nossa rotina do dia a dia. Fomos nos ajustando e no final do quarter pudemos refletir sobre nossos aprendizados!

Quando olhamos para a metodologia original de OKRs percebemos que tínhamos feito várias coisas fora do padrão. Tínhamos KRs não tão facilmente mensuráveis, nem sempre graduais, e também não tínhamos muita certeza de que se os KRs fossem atingidos os Os também seriam. Como já comentei, não nos preocupamos muito em seguir uma metodologia específica, e sim em resolver o problema que tínhamos internamente. Por isso fizemos algumas adaptações, como por exemplo um “semáforo” para as áreas conseguirem deixar mais claro o andamento daquele KRs, deixando sob responsabilidade de cada área dizer o que significaria o semáforo verde, amarelo e vermelho. Além dessa houveram várias outras, mas só saberíamos se o processo seria realmente útil e efetivo depois de alguns ciclos rodados…

O que aprendemos com os OKRs até agora?

Hoje estamos fechando o segundo ciclo de OKRs na Pipo. Já percebemos que mandamos bem na construção dos Objectives, mas que ainda não ficamos tão bons no desenho e mensuração dos Key Results. Também vimos que o tempo do ciclo não necessariamente se aplica a todas as áreas da empresa da mesma forma, então estamos nos adaptando e entendendo como flexibilizar isso sem prejudicar o todo. Outra coisa notada é que os OKRs ajudaram no alinhamento em geral mas ainda não se tornaram algo que as pessoas olham com muita frequência e que realmente às ajuda na priorização do dia a dia.

Resumindo: ainda estamos conhecendo e entendendo como os OKRs podem se adaptar à nossa realidade, mas seguimos com a certeza de que vale a pena focar no problema ao invés de implementar algo de prateleira que pode causar mais danos do que evoluções para nosso time e empresa, e os OKRs seguem nos atendendo por enquanto nesse sentido =).