Pulso mensal de performance: como a Pipo criou uma cultura de feedback contínuo

Encontrar uma forma eficiente de avaliação de performance tem sido um desafio constante para RHs e lideranças. A busca por um modelo que gere bons resultados, seja ágil e não onere demais a agenda das pessoas envolvidas muitas vezes é em vão e acaba caindo nos processos tradicionais de mercado

Na Pipo não tem sido diferente e, depois de diversas tentativas e ajustes (bem e mal sucedidos), chegamos a um formato que se alinha à nossa cultura e objetivos, criando um processo simples, transparente e contínuo de avaliação de performance e feedback. Este artigo compartilha a construção e o impacto do Pulso Mensal na Pipo, fortalecendo a cultura de feedback e performance. Espero que ajude mais empresas a pensarem com criatividade para criar processos coerentes e alinhados com a cultura e objetivos de negócio!

Um pouco de história

Desde o início, a Pipo estabeleceu artefatos valiosos para cultura e alinhamento de expectativas que continuam sendo a base para nossos rituais de performance e desenvolvimento. Eles são:

• Acordo individual: Documento que cada pessoa da Pipo tem, construído em conjunto com a liderança direta, desenhando as prioridades para o semestre (ou para o trimestre em alguns casos). É a base para as decisões de priorização no dia a dia e para a análise de performance mensal.
• Guia de Níveis: Material que descreve as responsabilidades de cada cargo, senioridade e área. Serve como insumo para conversas de carreira e escopo, revisado anualmente pela liderança de cada área.
• Manifesto cultural: Material que existe desde o nascimento da Pipo. Já passou por 3 grandes revisões, sendo a última em dezembro de 2023 em que novos valores foram escritos e uma mudança de direção importante para nossa cultura foi iniciada! Ele serve como um guia de conduta para que as pipocas entendam os comportamentos que a Pipo valoriza e os que não valoriza, ajudando assim na tomada de decisão do dia a dia e também garantindo alinhamento de expectativas sobre como é vivência de trabalhar aqui.

Esses itens são cruciais para definir expectativas, maaaaaaas sozinhos não moldam comportamentos. Para isso, precisamos de processos bem estruturados, simples e executáveis.

O combo da frustração

Quando criamos os processos de avaliação, desenvolvimento e reconhecimento de pessoas na Pipo nós obviamente fizemos bastante benchmarking, estudamos e discutimos bastante. Isso nos levou a implantar processos que davam relativamente certo na maior parte das empresas, envolvendo sempre uma avaliação 360, processos de calibração, decisão sobre méritos e promoções e PDIs.

Assim como em muitas empresas de mercado, os resultados que esperávamos com esse combo de processos eram: boas decisões de reconhecimento e retenção, pessoas com insumos para se desenvolverem e pessoas performando bem e gerando resultado.

Também como muitas empresas de mercado, nosso resultado real com isso tudo era: pessoas frustradas por não terem o reconhecimento que esperavam, nem todo mundo com insumos reais para se desenvolverem (leia-se: feedbacks não muito bem escritos, muito enviesados e pouco profundos) e um processo que não necessariamente impulsionava a performance das pessoas e geração de resultados.

Revisão de processos e objetivos

Depois de testar diferentes combinações deste combo e nunca chegar ao processo perfeito, decidimos revisar tudo de novo, mas com foco total na pergunta “qual problema queremos resolver com cada processo?”. Com isso em mente, tomamos a decisão de quebrar este combo e só investir energia na criação de processos que realmente nos ajudavam a atingir nossos objetivos.

Para isso decidimos separar os objetivos em 3 blocos:

1. Desenvolvimento de pessoas
2. Reconhecimento financeiro e retenção
3. Performance e geração de resultado

Pensando em cada um destes objetivos, organizamos nossos processos da seguinte forma:

1. O Ritual Anual de Feedback se tornou um momento exclusivo para o desenvolvimento de pessoas. É um processo onde captamos feedbacks 360º para que a pessoa tenha todos os insumos necessários para construir seu PDI e pensar em seu plano de carreira e crescimento. Isso hoje é totalmente apartado de consequências financeiras e promoções.

Um ponto importante do ritual é que os únicos feedbacks obrigatórios são a autoanálise e o feedback da liderança direta. Qualquer outro é gerado de forma proativa caso a pessoa tenha algo a dizer sobre a outra que vá agregar para o desenvolvimento dela. Isso nos ajudou a melhorar a qualidade e diminuir os vieses dos feedbacks trocados entre colegas.

2. As janelas de reconhecimentos acontecem duas vezes ao ano (apartadas do ritual anual) e é um momento liderado pelo c-level da empresa junto com o time de people. O objetivo deste processo é garantir que estamos reconhecendo as pessoas que estão performando bem e com consistência e remunerando de forma coerente as pessoas versus suas responsabilidades e impacto.

3. O Pulso mensal de performance foi o processo criado para o acompanhamento constante da performance individual de pipocas, garantindo tempo hábil para fazer ajustes, trocar feedbacks e evitar frustrações tanto das pessoas quanto da empresa em relação aos resultados.

Além disso, o Pulso tem sido uma ferramenta importantíssima para promover uma cultura de feedback contínuo na empresa, promovendo mensalmente a troca de percepções e alinhamento entre líderes e pessoas lideradas em um ambiente de transparência e evolução constante. Esse era um desejo antigo do nosso time de people e da liderança, mas sempre tivemos bastante dificuldade para emplacar o feedback contínuo na prática até aqui.

O Pulso mensal na prática

O Pulso Mensal é um processo simples, obrigatório e rápido:

• Acontece nos três primeiros dias úteis de cada mês;
• Cada pessoa responde a uma pergunta de múltipla escolha sobre sua performance no mês anterior (“abaixo do esperado”, “dentro do esperado” e “acima do esperado”) e justifica a resposta.
• A liderança direta também responde às mesmas perguntas sem ter acesso às respostas da pessoa
• No quarto dia útil, ambos visualizam as avaliações e justificativas. A pessoa BP e a liderança sênior da área também analisam os dados.

Resultados e análises

O ponto chave do Pulso Mensal é identificar o alinhamento ou desalinhamento nas percepções de performance entre líder e pessoa colaboradora:

• Alinhamento: quando há concordância entre a autoavaliação e avaliação da liderança. Nestes casos entendemos que há feedback suficiente e alinhamento das prioridades e resultados.
• Desalinhamento não crítico: quando a autoavaliação é “pior” que a da liderança (ex: pessoa se avalia “abaixo do esperado” a liderança a avalia como “dentro do esperado”). Recomendamos que a liderança reforce o reconhecimento para que a pessoa entenda que seu trabalho é importante para a empresa e que ela está no caminho certo. Isso ajuda a pessoa a se sentir valorizada e gera ainda mais consistência na performance.
• Desalinhamento crítico: quando a autoavaliação é “melhor” do que a avaliação da liderança (ex: pessoa se avalia como “acima do esperado” e a liderança a avalia como “abaixo do esperado”). Há um alto risco de frustração da pessoa e também um risco de que essa performance não seja ajustada. Requer ações imediatas, recomendamos conversas síncronas para realinhar percepções e expectativas. Se o desalinhamento persistir, o RH faz um diagnóstico mais profundo do caso para ação com a liderança.

Desde sua implementação em janeiro de 2024, o Pulso Mensal mostrou:

• Aumento de Casos de Alinhamento: Indicando uma melhoria na cultura de feedback e na performance geral da empresa.
• Diminuição dos Desalinhamentos Críticos: Reduzindo o risco de turnover e problemas de performance a longo prazo.

Aqui mostro a forma como olhamos para os resultados a cada fechamento do pulso mensal (imagem 1 — exemplo do fechamento de pulso de um dos meses de 2024) e também como visualizamos a evolução ao longo do ano dessas métricas (imagem 2 — dashboard com resultados mensais brutos ao longo de 2024).

imagem 1 — exemplo do fechamento de pulso de um dos meses de 2024

imagem 2 — dashboard com resultados mensais brutos ao longo de 2024

Toda a equipe da Pipo, composta por mais de 170 pessoas, foi impactada pela iniciativa e tem colhido resultados em alinhamento de prioridades, aumento da frequência de feedbacks e principalmente visibilidade sobre o impacto gerado pelo seu próprio trabalho.

Temos observado mensalmente a evolução dos números e como a geração destes insumos tem apoiado as lideranças com informações valiosas sobre a performance de seus times, possibilitando feedbacks mais frequentes e alinhados com as prioridades da empresa. Temos bastante confiança de que esse novo processo vai continuar nos apoiando na evolução de performance e cultura!!

Conexão com a Cultura e Estratégia

Processos como esse são artefatos importantíssimos para observar e viver nossa cultura na prática. A criação do pulso foi muito baseada na cultura que queríamos estimular e hoje vemos como isso realmente tem aumentado o alinhamento de conduta de pipocas com nossos valores fundamentais:

• “Somos transparentes”: o pulso dá acesso na íntegra para todas as pipocas sobre o que sua liderança direta escreveu em sua avaliação de performance, além de estimulando que as conversas síncronas sejam diálogos abertos e cada vez mais transparentes e as expectativas ao longo do tempo sejam mais alinhadas com a realidade e possibilidades
• “Somos inquietos, melhoramos sempre”: a frequência do pulso garante que todas as pipocas tenham mensalmente feedbacks sobre sua performance e, com consequência, insumos e chance de ajustar para melhorar a cada mês, gerando uma evolução de longo prazo muito mais constante e alinhada com os objetivos da empresa e de carreira, ou seja, evolução constante!

Conclusão

Mesmo sabendo que ainda temos muito a observar e evoluir (diversos próximos passos ainda pra executar em 2024 rsrs), hoje podemos dizer que o Pulso Mensal é uma iniciativa inovadora e eficaz, criada para resolver dores específicas da Pipo. Ele não só melhora a performance em tempo real, mas também fortalece a cultura de feedback contínuo e transparente, refletindo nos resultados positivos da empresa.