ว่าด้วยเรื่อง Sprint Retrospective

แบบ Timeline + Emotional Graph

https://chepri.com/wp-content/uploads/2016/09/retrospective-meeting.png

ความเป็นมาก่อนที่ผมจะมาเขียน Blog นี้
เพราะมีโอกาสเป็น ScrumMaster ให้กับ 2 Team
ที่แต่ละทีม ประกอบไปด้วยทีมคนไทยและโปรแกรมเมอร์ต่างชาติ
ฟอร์มทีมกันแบบ ใหม่(กิ๊กๆ) เริ่มพัฒนาระบบ Software Product ในรูปแบบ Agile

นอกเหนือจากการ นำ Agile ไปใช้กับทีม
ร่วมกันวาง Framework , Approach การทำงานกันแล้ว
เมื่อจบรอบการทำงาน (Sprint) เราต้องทำกิจกรรม สำคัญมากๆ กิจกรรมนึง
นั่นก็คือ Sprint Retrospective นั่นเอง

Sprint Retrospective
เป็นกิจกรรม(Activity) สุดท้ายของ Scrum
ที่ต้องจัดเป็นประจำทุกๆ รอบการทำงาน (Sprint)

หลักใหญ่ใจความ
เพื่อให้ทุกคนในทีมช่วยกันมองย้อนกลับไป
ตั้งแต่เริ่ม-จนกระทั้งจบ Sprint
ร่วมกันแลกเปลี่ยนความคิดเห็น มุมมอง หรือแม้กระทั้งปัญหา
ที่ทีมจะสามารถปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น

Sprint Retrospective
เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ที่ ScrumMaster ต้องนำพาทีมดำเนินกิจกรรมให้ราบรื่นและให้ได้ประสิทธิ์ภาพมากที่สุดในกรอบเวลา (Timebox) ที่จำกัด

อืมมม …จะว่าง่ายก็ง่าย จะว่ายากมันก็ยากนะ
มีหลายปัจจัย (สำคัญเลยคือการเตรียมตัวที่ดี ของ ScrumMaster )
ผมเอง หลังจากพาทีมทำ Retrospective จบ
ก็ต้องขอ Feedback จากทีมงาน อยู่เสมอ
เพื่อจะนำมาปรับปรุงตัวเองด้วยเช่นกัน

วิธีดำเนิน กิจกรรม Retrospective มีหลายร้อยวิธี (หาได้เอาตามอินเตอร์เน็ต เน๊อะ)

วันนี้ลองมาแชร์ อีกวิธีทีนึง ที่ได้ไอเดียและแนะนำ
จากพี่หนุ่ม Prathan แห่ง Siam Chamnankit นั่นเอง

เทคนิคที่ใช้คือ Timeline + Emotional Graph

ก่อนจะลงรายละเอียด เรามาดูขั้นตอนกันก่อน

Sprint Retrospective โดยทั่วไป มี 5 ชั้นตอน

1. Set the stage.
   จัดให้ทุกคนมีเวที ที่กล้านำเสนอ มีพื้นที่ปลอดภัย(Secure space )
   บนพื้นฐานที่ ต้องการปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้นร่วมกัน
2. Gather data.
   ดำเนินการเก็บข้อมูล
3. Generate insights.
   คุ้ยลึกถึงรายละเอียดของปัญหา
4. Decide what to do.
   หาวิธีการปรับปรุงร่วมกัน
5. Close the retrospective.
   ปิดการทำ Retrospective

Timeline + Emotional Graph

1. Set the stage.

ถ้าเป็นทีมที่พึ่งเริ่มนำ Scrum มาใช้ ScrumMaster ควรอธิบายทีมก่อนเริ่มกิจกรรมถึง
PURPOSE : หลักการณ์/วัตถุประสงค์ของการทำ Retrospective
TIMEBOX : ระยะเวลาที่ใช้ (1–4 ชั่วโมง)
RULES : กติการ่วมกัน เช่น ไม่เล่นมือถือ , ฟังอย่างตั้งใจ , ไม่พูดแทรก เป็นต้น
หลังจากนั้น เริ่ม “Check-In” โดยให้ทีม เขียนลง Post-it บอกความแตกต่าง ของงานที่ทำใน Sprint กับงานที่เคยทำมาก่อนหน้า
ให้แต่ละคน นำเสนอสั้นๆ เพื่อปรับอารมและเริ่มดึงความสนใจทีมเข้ากิจกรรม

2. Gather data.

Timeline/Emotion

เริ่มด้วยการ วาด Time line ของ Sprint ตั้งแต่ วันที่ 1–10 (กรณี Sprint ละ 10 วัน)
ลงบน Flip chart
หลังจากนั้น ScrumMaster จะเริ่มถามไล่ไปทีละวัน ว่ามีเหตุการณ์อะไร สำคัญ เกิดขึ้น และใครอยากแชร์บ้าง ก็ให้เขียนลง Post-it มาแปะไว้

3. Generate insights.

ลากเส้นแนวตั้งที่ Flipchart เดิม ระบุเป็น EMOTION (อารมณ์)
โดยแยกเป็น 3 ระดับคือ
1. หน้ายิ้ม (Good) รู้สึกดี
2. หน้าเฉย (So So) รู้สึกเฉยๆ
3. หน้าบูด (Bad) รู้สึกแย่

เริ่มให้แต่ละคนในทีม เขียนเหตุการณ์สำคัญ ลง Post-it ของตัวเอง
เรียงลำดับตามแต่ละวัน หลังจากนั้นเริ่มให้แต่ละคนอธิบาย ว่าเหตุการณ์นี้ ทำให้เรามีอารมณ์แบบไหน (Good, So So, Bad)
เช่น
นายสมหมาย บอกว่า วันที่ 1 ของ Sprint รู้สึกดี ที่ได้เริ่มทำงานแบบใหม่น่าตื่นเต้น
นายสมศักดิ์ บอกว่า วันที่ 7 ของ Sprint รู้สึกแย่ เพราะมีการเปลี่ยน Requirements ซึ่งอาจทำให้งานเสร็จไม่ทัน
นายสมศักดิ์ บอกว่า พอถึงวันที่ 10 ของ Sprint รู้สึกดีมาก ที่ทำงานเสร็จทัน
แม้มีการเปลี่ยน Requirements กลางคัน เป็นต้น

4. Decide what to do.
ปกติหลังจากจบ Sprint Retrospective เราจะได้ปัญหาที่เกิดขึ้นและระบุวิธีการแก้ไข (Action) และตัวชี้วัด

เนื่องจากทีมนี้เป็นทีมใหม่ เราจึงต้องการให้บรรยากาศการทำงาน
เริ่มต้นด้วยการเปิดใจพูดคุย สิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน
ที่กระทบอารมณ์ (Emotion) คนในทีม

รูปแบบดำเนินกิจกรรม คือ
4.1 อะไรที่ทีมคิดว่าเป็นสิ่งทำให้รู้สึกดี ที่ทีมจะคงไว้
4.2 อะไรที่ทีมคิดว่าเป็นสิ่งที่ทำให้รู้สึกไม่ดี และยังจะเกิดขึ้นอีกหรือไม่ ?
4.2 วันที่ 5 ของ Sprint ถัดไป เราตกลงกันว่าจะหยุด
และทำ Sprint Retrospective กัน
เพื่อกลับมาดูกันว่าสิ่งที่ทำให้รู้สึกดีๆ ยังถูกคงไว้
สิ่งที่ทำให้รู้สึกไม่ดียังเกิดอยู่หรือไม่ แล้วหาวิธีปรับปรุงให้ดีขึ้นร่วมกัน

5. Close the retrospective.
บางกรณีทีมอาจยังรู้สึกแย่หรือยังอินกับปัญหาอยู่
เราอาจต้องดึงอารมณ์ทีมที่ดิ่ง ให้กลับขึ้นมาให้อยู่ในโหมดหน้ายิ้ม
ซึ่งก็มีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับเทคนิคของ ScrumMaster แต่ละคน
สำหรับผม ไอศครีม ขนม และเบียร์จะเยียวยาทุกสิ่ง ^^

สรุป
กิจกรรมนี้ นอกจากจะเน้นถึงให้ทีมทราบถึงปัญหาและแนวทางแก้ไขแล้ว
ยังได้ทราบถึงอารมณ์ของคนในทีม ในแต่ละวันด้วย เจ๋งป่ะหล่ะ ?

เทคนิคนี้ เหมาะกับ
- ทีมที่พึ่งรวมตัวกันใหม่ๆ
- ทีมที่ยังมีปัญหาการสื่อสารภายใน
- ขนาดของทีม ไม่ควรเกิน 10 คน เพราะเป็นกิจกรรมที่ใช้พลังค่อนข้างมาก

แต่ถึงอย่างไร ผมก็ยังขอย้ำว่า การพาดำเนินกิจกรรมนี้ให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี
มันคือศาสตร์และศิลป์ ที่ ScrumMaster ต้องค่อยๆเก็บชั่วโมงบินของตัวเอง
แล้วนำองค์ความรู้ เอาไปปรับใช้ตามความเหมาะสมอีกที

ขอให้สนุกกับการนำ Agile ไปปรับใช้ครับ