Saiba a importância dos KPIs e as métricas essenciais para o gerenciamento de projetos

KPI ou Key performance indicator, que significa indicador-chave de desempenho, trata-se de uma técnica muito utilizada por Gestores e Líderes em suas gestões, pois possibilita que comuniquem o desenvolvimento da empresa aos demais colaboradores que estão abaixo deles em um nível hierárquico. Por meio dos KPIs, todos os colaboradores conhecem e tornam-se envolvidos na missão da corporação, a fim de alinhar os esforços em torno das estratégias estabelecidas por seus superiores.

Antes mesmo de iniciar o gerenciamento de projetos, o primeiro passo para garantir êxito é definir as métricas para acompanhamento. Ter indicadores de desempenho para cada etapa da implementação de um projeto é fundamental para otimizar os resultados. Os KPIs identificam o planejamento preciso, como análise de histórico, e quantificam o desempenho da empresa, permitindo que os colaboradores entendam o quanto suas atividades agregam para o sucesso desses números. Desta forma, cria-se uma verdadeira fórmula de sucesso para futuros projetos.

Os gestores precisam acompanhar a evolução das melhores métricas, ideais para cada tipo de projeto. Quais são elas? Como analisar e mensurar? Confira a seguir 6 KPIs para serem monitorados no gerenciamento de projetos:

1 — Deadline

O prazo de entrega de cada etapa do projeto é um fator determinante para que o projeto seja realizado dentro do planejamento. Dessa forma, estabelecer métricas que identificam se os prazos estão sendo cumpridos, é uma maneira de monitorar a evolução do projeto e programar melhorias, se for necessário.

2 — Capacidade de Recursos

Seu time sabe monitorar os recursos que são necessários para o desenvolvimento do projeto? Analisar e controlar os custos é essencial para que não haja imprevistos, mesmo que o projeto ultrapasse o investimento predefinido.

Essa métrica precisa ser ponderada a cada etapa entregue, e muitas vezes será necessário adequar ou conter custos para que o projeto tenha sucesso e isso só é possível por meio do KPI.

3 — Produtividade

Determinar métricas que monitoram o tempo de entrega entre uma etapa e outra, garante que tudo esteja em ordem com o escopo do projeto. O percentual do tempo total que é necessário para o término do projeto, deve ser definido no escopo.

Os prazos que forem sendo concluídos de acordo com cada etapa, é um indicativo de que o projeto será entregue dentro do tempo estimado, reduzindo os riscos.

4 — Maturidade do projeto

Questões como margem de rotatividade de colaboradores, quantidade de profissionais capacitados, número de projetos bem-sucedidos, soma de valor agregado à empresa e número total de profissionais envolvidos em um projeto, são indicativos que demonstram a estabilidade do projeto. Vale lembrar para ter uma atenção maior nesses pontos.

5 — Valor agregado

Qual é o valor agregado na conclusão de cada etapa do projeto? E o cliente ficou satisfeito com o que recebeu? O histórico dos seus projetos revela uma grande taxa de ROI?

Sua equipe que gerencia os projetos não deve esquecer de um dos KPIs mais importantes, que é o medidor de retorno sobre investimento. Os projetos devem gerar resultados, contribuindo sempre com a melhoria e crescimento da empresa.

6 — Qualidade

Como está a qualidade dos métodos que já são utilizados e os que estão em andamento dos seus projetos? Ter um indicador de desempenho que foca em manter precisamente a qualidade do trabalho realizado é uma forma de diminuir falhas que possam prejudicar a entrega do projeto.

Além disso, ter uma particularidade pré-estabelecida, como um padrão de qualidade, ajuda o seu time automatizar os processos, transformando em uma entrega de alta qualidade.

Para colocar em prática estes indicadores, você deve estar se perguntando, como posso ajustar estas métricas com minha equipe, não é mesmo? Pois de nada adianta colher todos esses dados, se sua equipe não está inteirada dos resultados e previsões dos projetos. Para isto, é necessária uma documentação de acompanhamento das mensurações obtidas, por meio de relatórios, gráficos, softwares, que consigam entregar os resultados do que está sendo feito.

Fazer reuniões semanais com sua equipe, é uma forma de aproximar os colabores, acompanhar os resultados e analisar falhas, como também projetar metas e alinhar os próximos passos. Deixe sempre exposto os gráficos de KPIs para que todos tenham acesso às informações, podendo trabalhar e colaborar com mais clareza e riqueza de informações nas etapas do projeto.

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