저희 이사 갑니다
노션으로..
📍이사갈 집을 정해보자
네, 저희 이사 갑니다!
모든 조직은 업무 효율을 위해 협업툴을 사용합니다. 저희는 ‘메신저형 협업툴’과 ‘문서기반 협업툴’을 같이 가져가면서 업무를 진행하고 있는데요. 지금까지는 주로 ‘슬랙’과 ‘구글 워크스페이스’를 활용해 왔습니다.
슬랙은 많은 기업, 특히 IT 스타트업에서 사용되는 대표적인 메신저형 협업툴 중 하나죠. 채널을 중심으로 구성되고 워크플로우를 보다 쉽게 확인할 수 있다는 점에서 많은 기업들의 선택을 받고 있어요. 저희 팀원들도 TF를 구성하는 상황이 잦고 업무가 유기적으로 연결되는 만큼, 슬랙을 통해서 업무 소통을 하고 있습니다.
문제는 업무 관리였는데요. 저희는 그동안 구글 워크스페이스에 각자의 업무를 정리하고 쌓아왔어요. 하지만 늘 고민해왔습니다. 정말 효율 향상에 도움이 되고 있는지, 그저 관성처럼 쓰고 있진 않은지 말이에요.
그래서! 새로운 문서기반 협업툴을 도전해 보기로 했습니다. 바로 ‘노션’으로 말이죠. 사실 데브팀, 데이터팀 등 일부 팀들은 노션을 사용하고 있었어요. 그러다 이참에 다른 팀들도 노션으로 프로젝트 관리를 해보기로 결정했습니다.
📍이삿짐을 옮겨보자
보통 이사할 때는 각 방마다의 용도를 정하고 어떤 것들을 넣을지 생각합니다. 저희도 마찬가지로 카테고리를 어떻게 분류하고 하위 목록들은 어떻게 구성할지에 대해 고민했어요. 업무 가시성을 확보하고 불필요한 커뮤니케이션을 최소화할 수 있도록 말이죠.
그렇게 결정한 최종 카테고리는 이렇습니다.
첫 번째 카테고리에는 회사 및 사업과 관련된 정보들을 담았습니다. 또 미팅 업체들을 위한 대외용 페이지도 별도로 구분해놨어요. ‘회사 건물을 찾아오는 법’부터 ‘1층에서 호출하는 법’, ‘개인 기기와 사무실 TV 미러링 연결 방법’ 등이 적혀있는데요. 해당 페이지를 사전에 외부 업체에게 공유해 미리 확인할 수 있게끔 한다면 조금이나마 커뮤니케이션을 줄일 수 있겠죠.
두 번째 카테고리에는 ‘데이터 분석 현황’, ‘캠페인 진행 일정’, ‘광고 예산’, ‘디자인 에셋’ 등 플레이오를 서비스하는 데 필요한 자료들을 나열해 놓았습니다. 모든 팀원들이 각자가 필요한 정보들을 그때그때 효율적으로 활용하고 쌓을 수 있도록 말이에요.
세 번째 카테고리는 팀 페이지입니다. 여기는 각 팀별로 팀원들끼리만 사용하는 공간인데요. 저희 프로덕트팀은 신규 입사자가 무사히 온보딩 할 수 있도록 돕는 ‘Welcome to P-Team!’, 매주 회의가 기록되는 ‘P-Team 회의록’, 팀원들의 업무가 관리되는 ‘We are working on’, 각자 그날 그날의 할 일을 프리하게 메모장처럼 남기는 ‘오늘의 업무’로 구성을 했어요.
📍그래서 이사는 어땠나요?
노션 활용의 목적은 크게 다음 두 가지였습니다.
- 업무가시성 확보
- 유의미한 데이터 쌓기
이제 막 노션에 정착한지 한 달 남짓 돼가는데요. 차차 적응 중이지만 벌써부터 긍정적인 반응들이 나오고 있어요. 이전에는 산발적으로 있던 정보들을 한눈에 볼 수 있어 다른 팀원들의 업무를 확인하기 편해지고 커뮤니케이션도 쉬워졌다는 평입니다.
“구글 워크스페이스는 서로 연결되지 않고 기록이 다 따로 있어서 확인이 어려웠는데, 노션은 각각의 페이지가 연결되고 기록이 쉬워서 좋아요. 또 담당자 태그가 되니 더 편해졌어요!” — 프로덕트팀 민민
“디자이너로서.. 구글 워크스페이스보다 훨씬 예뻐서 좋습니다.” — 프로덕트팀 프레디
업무 관리 변화입니다.
위에는 저희 팀에서 이전에 사용했던 스프레드시트인데요. 각자 To do와 Due date를 기입하는 방식으로 진행이 됐었어요. 이때는 업무가 아닌 팀원을 주축으로 정리하다 보니 각자의 것에 집중해서 적기 바빴습니다.
밑에는 현재 사용 중인 노션 페이지예요. 우선 다양한 옵션들을 필터로 쉽게 적용할 수 있다는 점이 좋았습니다. 이전에는 업무들이 단순 나열됐었다면 지금은 저희 팀에서 진행하는 프로젝트들이 구체적으로 카테고리화 되고 우선순위대로 정렬돼 업무를 파악하기가 쉬워졌는데요. 그만큼 캐치업이 빨라지고 처리 효율도 좋아졌어요.
또 각자가 원하는 방식대로 업무를 관리할 수 있다는 것도 장점 중 하나였습니다. 프로젝트 리스트, 담당자, 내 작업, 마감일 등 목적에 따라 손쉽게 취사선택할 수 있게 됐어요.
“팀원들의 업무 상황을 한눈에 볼 수 있어서 커뮤니케이션이 쉬워졌어요!” — 프로덕트팀 줄리
동시에 또 저희는 유의미한 업무 데이터를 쌓아 나가고자 했습니다. 이전에는 팀 회의록을 슬랙에 남겼었는데요. 과거에 진행했던 회의 내용들을 한 번에 찾기가 쉽지 않았어요. 그렇다고 회의록을 남기는 별도 채널을 파는 것도 별로 효과적인 방법이 아닌 것 같았죠.
그래서 팀 회의록도 아예 노션에 별도 페이지로 만들었어요. 굉장히 직관적이지 않나요? 파트별로 회의를 구분하고 또 각 회의에는 누가 참여했는지를 한 눈에 확인할 수 있도록 구성했습니다.
“직관적이어서 좋습니다. 또 하이퍼링크 연결성이 좋아서 회의를 진행하면서도 다양한 자료들을 공유하는 데 더 편해졌어요.” — 프로덕트팀 팔
“예전에는 회의록과 업무 기록을 따로 봐야 했는데 이제는 한 번에 볼 수 있다는 게 좋아요!” — 프로덕트팀 소야
별거 아닌 것처럼 보이지만 사실 제일 중요한 게 회의록이에요. 회의록은 서로의 생각을 문서에 남겨 업무 리스크를 줄일 수 있는 근거가 됩니다. 또 우리가 어떤 목적과 목표를 가지고 프로젝트를 진행해 왔고 어떻게 성장해 왔는지를 단계적으로 보여줘요. 이는 굉장한 자산이 될 수 있죠.
이렇게 노션으로의 이사 과정을 대략적으로 보여드렸습니다! 근데 또 몰라요. 더 나은 툴을 발견할지도요. 이렇게도 해보고 저렇게도 해보면서 더 나은 업무 방식을 찾는 거겠죠.
📍다른 팀원들의 이야기!
“업무 트래킹이 훨씬 수월해졌어요! 슬랙으로 노티도 오게 할 수 있다 보니 프로젝트 진행 정도나 캠페인 일정 등을 쉽게 확인할 수 있게 됐습니다. 또 스프레드시트는 모바일로 보기 불편했는데 노션은 모바일도 잘 돼 있어서 업무 시간 외에 급한 일이 있을 때 빠르게 보기 좋아요.” — 비즈팀 클로이
“분석 리포트를 노션에 모으고 있는데 예전에 분석했던 내용들을 빠르게 찾을 수 있는 점이 좋습니다. 또 장기 프로젝트는 기록되는 분량이 상당한데 노션은 다른 툴보다 다시 찾아보기 편하다는 점이 마음에 들어요.” -데이터팀 토미
“세일즈 CRM을 노션으로 옮기면서 KPI나 우선순위를 다시 생각해 보는 과정을 거쳤던 것 같아요. 특히 제가 속한 사업팀은 워낙 바쁘다 보니 매일 공유되는 자료도 많고 커뮤니케이션도 잦은데요. 슬랙만으로는 이런 부분을 모두 커버할 수 없어서 아쉬웠는데, 노션은 지속적으로 기록하고 열람할 수 있어서 정말 편리해졌어요.” — 비즈팀 디디
“무엇보다 업무 히스토리 관리에 용이한 것 같습니다. 슬랙에서 공유하고 협의한 것들을 찾기가 어려울 때도 있었는데, 노션에서 관리하면서 조금 더 편해진 것 같아요.” — 비즈팀 리코
“하나의 일에 대한 진행 상황과 일정, 다른 팀의 생각을 한 번에 다 볼 수 있어서 좋았습니다. 기획의 효율성과 다양함을 더욱 증폭시켜주는 방향이었어요.” — 비즈팀 다니엘
“진행 중인 캠페인 리스트들을 한눈에 보기 편해서 유저 이벤트 참여 일정을 파악하기가 편하고 또 CX 측면으로 제품 개선안이나 운영 아이디어를 적어두고 나중에 볼 수 있어서 편리한 것 같습니다.” — 비즈팀 마틴
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