Asset Management Nedir ?

BT sektöründe Asset Management(kısaca ITAM — IT Asset Management), kurumunuzun satın aldığı veya hali hazırda kullandığı tüm değer sahibi öğelerin hem hesaba hem de kullanılmaya başlandığından emin olmaktır. Temel olarak, eğer kuruluşunuz o değere, ürüne sahipse veya ödünç veriyorsa, nerede olduğunu ve kullanılıp kullanılmadığını bilmeniz ve uygun bir şekilde muhafaza edildiğinden emin olmanız gerekir. ITAM, kurumunuzun genel stratejisinin önemli bir parçasıdır ve güncel bilgiler sağlayarak, BT projelerinin risklerini ve maliyetlerini azaltmaya yardımcı olur.

Başka bir deyişle, ITAM, bir kuruluşun varlıklarının muhasebeleştirilmesi, konuşlandırılması, sürdürülmesi, yükseltilmesi ve zamanı geldiğinde elden çıkarılması işlemidir.

Burada bahsettiğimiz envanter, bir mağaza rafındaki envanter değildir. Bir şirketin ticari faaliyetlerinde kullanılan maddi varlıkları olan sabit varlıklar hakkında konuşuyoruz. Varlıklar her şey olabilir.

Örnek vermek gerekirse, bir bankanın BT departmanında kullanılan bilgisayarlar, yazıcılar veya bir havayolu şirketindeki uçaklar varlıktır.

Bir Asset Management çözümüne ne zaman ihtiyacınız olur ?

Günümüzde BT kuruluşlarının havuzunda yönetmeleri gereken birçok değer var. Sistemin çalışma süresini görmek, kullanıcıları desteklemek ve ihtiyaçlarını değerlendirmek, hem donanım hem yazılım varlıklarını yönetmek .. Bu liste uzar da gider. Bazı firmalar bu değerleri excel tablolarında veya ufak bir veritabanında yönetmeyi tercih ederler.

E-Tablo çözümleri genellikle paylaşılan ve gerçek zamanlı erişime izin vermez, bu nedenle herkes verileri güncelleyebilir veya görebilir. Bir kaç kişilik bir firmaysanız ve yalnızca bir iki dizüstü bilgisayar, yazıcı ve cep telefonunuz varsa, varlık yönetimine henüz ihtiyacınız yoktur. Basit bir Confluence sayfası gayet iyi çalışacaktır. Ancak çalışanları ve cihazları ekledikçe, uygun bir Asset Management sisteminin sağladığı avantajlar hızla karşılığını verir.

ITAM araçları, önemli varlık ve aktivitesi olan hızlı büyüyen veya köklü kuruluşlar için günlük varlık takibi sıkıntılarını hafifletmek için tasarlanmıştır. Çok daha karmaşık zorluklar olsa da (kurumsal yönetim, değer hesaplama ve hatta sözleşme yönetimi ve yazılım lisansı uyumluluğu gibi), en azından temel Asset Management’a ihtiyaç duyduğunuz durumlardır.

E-tabloda verileri tutmak şirketleri tarafından kullanılan çok yaygın bir yöntemdir. Fakat burda tutulan bilgiler uzun süre güncel kalabiliyor mu ? Tabii ki de çok zor. Yapılan bir araştırmada 2 milyon dolarlık bir varlığı bulunan şirketin, her yıl “hayali varlık” olarak sistemde var olduğu gözüken fakat fiziksel olarak olmayan 50 bin dolar hayalı masraf ödediğini söylemektedir. Boşa harcanan 50 bin dolar çok yüksek bir tutar.

Varlıklar genellikle çok farklı yerde, çok farklı şekilde izlenir. Hiçbir kimse uzun süre o varlığın sahibi olmaz ve hiçbir araç bilgiyi toplamaz ve merkezileştirmez. Doğal olarak, kaos ve yanlışlık ortaya çıkar. Bu durumları yönetebilmek adına mutlaka Asset Management yapılmalı, iyi konfigüre edilmeli ve doğru araç kullanılmalıdır.