前言
最近在電腦玩物看到了《KPT 日記法，不問優缺點但有效改進的工作反省日誌》，文章內容簡單的介紹了一種實用的思維方法 — KPT(Keep, Problem, Try)。
KPT方法本身是用在敏捷團隊在開發產品後，團隊成員互相討論此次開發的成果、並激盪出下一次能夠更好的行動方案。有趣的是，這個方法雖然簡單但是非常實用，實際使用後讓我更相信這是非常值得被分享的思維方法。
KPT簡單說就是：
- Keep（保持）：歸納哪些部分是下一次要繼續保持的。
- Problem（問題）：找出哪些部分是這一次做得不好、還有疑問的。
- Try（嘗試）：提出哪些下一次可以改進的行動。
在近期的一次產品回顧會議(Retro Meeting)中，我(產品經理，下稱PM)用此方法蒐集到許多工程師(下稱RD)、測試人員(下稱QA)的意見，並在做會議記錄時得到了許多實用的洞察，我將在這篇文章分享實際使用過程與收穫。
看完這篇文章後，你可以知道：
- KPT實際的使用過程
- 身為一個PM，在這場會議中獲得了什麼
- KPT在日常生活中的應用
一、KPT實際的使用過程
讓我們先一起來思考一個情境：
假設你和你的團隊成員辛苦地結束了一個3個月的專案，雖然專案的最後有點超過當初預定時限，但整體時間來說還不算太壞。在執行專案的過程中，每個成員心中都發現了一些問題，例如：
1. 項目執行安排上出現差錯，導致A成員必須等B成員完成任務後才能繼續工作2. 實際執行自己的任務後才發現，當初專案的範圍沒有被仔細思考與討論，實際要做的任務範圍比想像中的大很多3. 某些項目是在很後期才需要被執行，卻在專案一開始就被優先執行，導致項目的優先順序錯亂而浪費時間...
這些問題，我想並不侷限於軟體開發流程，事實上在自己的日常生活中可能都會遇到，但是當這些事情被執行完畢後，事後應該要如何進行檢討才不會再次發生同樣的問題呢？
在沒有KPT方法的情況下，我們可能會就自己的主觀感覺來檢討，例如：
1. A成員：下次我會小心點，應該要先和B成員喬好任務順序，否則在他完成工作之前，我都閒閒沒事做2. 下次專案的範圍應該要和多個人討論後再下定論，否則又會有某些項目沒有規劃到3. 應該想好每件事情的優先順序！
主觀感覺來檢討並沒有不好，只是有許多的項目我們可能會沒思考到。例如大家都只看到這次自己/別人在專案中犯了什麼錯，卻忘了看在專案中有哪些優良的表現！
讓我們使用KPT法進行專案後檢討：
Keep
1. 大家每天都有進行快速的站立會議(standup meeting, 即每天花約5-10分鐘時間說明昨日的工作進度、目前遭遇的問題、今日即將執行的任務)，團隊成員提出的問題都有立刻獲得解答。2. 當某成員遭遇困難時，其他成員暫時放下其他相對不重要的工作，幫助其度過難關。...Problem
1. 專案成員對執行項目不熟悉，等開始執行時才發現還需要時間研究作法。2. 成員的任務彼此有優先順序，導致A成員必須等B成員完成任務後才能繼續工作...Try
1. 將「任務研究」的時間納入專案估時中，提前專案的準備2. 在畫分任務時，就先考慮各任務彼此是否有優先順序。若有優先順序，則須先完成的項目必須讓負責成員清楚知道...
你可以看到，KPT實際上只是一種思考問題的方式，當我們擁有一個思考的指引時，我們可以把精力花在「回顧項目」上，而不是在開會時還要想「我應該要說什麼」。
二、身為一個PM，我在這場會議中獲得了什麼？
我認為產品回顧會議(或是任何一個事後檢討會議)的價值，是自己(沒辦法保證是所有人…)要能夠從中學習到一些經驗，這些經驗需要具體化成「行動(Action)」讓自己可以在下一個專案中立刻試試看！
以近期的這場產品回顧會議來說，我學到三個雖然小、但是可以立刻執行的行動：
- 對於至少會開2次以上的會議，第一次開會時，即使討論主題/需求還粗略，一樣可以提供需求背景、大致的需求功能資料給參加人員
犯錯常態 因為是第一次開會，大家在什麼都不清楚的情況下空談，結果是浪費自己與同事的生命。
- PM可以在PRD(產品需求文件)寫上此次的功能可能會影響到的範圍，讓RD有初步概念後，可以先進行code survey(程式碼研究)。
犯錯常態由於PM遺漏寫上功能會影響的範圍，導致RD完成這個功能後，才發現讓另外一個功能爆炸。
- 每次討論完的結論、發現、移動，盡量都寫在Trello card下讓後續的team member可以了解脈絡
犯錯常態Trello是我們公司在開發上使用的專案管理軟體，是由一張張的「卡片」組成，這些卡片上會有PM撰寫的需求規格，也會有其他專案成員的備註。人都是偷懶又健忘的，在討論完一件事情之後，只會把事情記錄在自己的腦裡，導致後來參與的成員完全沒有資料可以看。
三、KPT在日常生活中的應用
我每天早上習慣寫「晨間日記」，會在日記中記錄昨天日常生活、工作中發生的重大事情。
正如同電腦玩物《KPT 日記法，不問優缺點但有效改進的工作反省日誌》所說，KPT法提供了簡單的三個面向來幫助我寫日記，用在生活中我會這樣寫：
- Keep：昨天做的一件有良好成就感、結果的事情，或是一個過去從來沒做過的新嘗試
- Problem：昨天讓自己心煩的一件事情
- Try：針對這件事情，我可以採取什麼行動解決
下方是一個實際範例：
備註：關於KPT方法的資料幾乎都是日文的居多，這篇英文的說明可以讓大家對這個方法更加了解。
我是朱騏，一個喜歡研究各種生產力工具、也熱愛將專案管理知識應用在魔術學習上的魔術愛好者。如果有任何疑問、想聽的主題，歡迎留言給我 📒如果想給我一點鼓勵，請給我 1–10 個拍手；
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