如何成功舉辦長期分享會/讀書會 /小型社群— 淺談基本套路與心法
這是一個過來人，在主辦某個六年分享會、以及主辦協辦各類型小型讀書會後，整理的小小「部分」心得匯總。
「不過是辦活動搞社群，有什麼困難的？」對，的確不難。但如何辦的長遠、辦的不懷疑人生、辦的開心才重要。
主要分享個人舉辦讀書會/分享會的心得與各種利弊分析、以及常見的疑惑。適合以下朋友
• 想主辦活動，但想知道如何開始
• 想主辦活動，但想要如何修正方向
• 想參加活動，但想知道哪個適合自己另外，不包含所有場景。此心得尤其針對小型線下分享會(16人以下)，歡迎各方交流。
沒有完美聚會。正因為不完美，才需要你的參與
緣起
「真的很有毅力」、「怎麼辦到的」、「超猛的啊」。陸續聽身邊友人說道，才驚覺這是驚人的事實 — 六年！自己主辦的小型分享會已達近60場。2013年年中，看到商周的一篇報導，完全震撼內心，怎麼有人可以辦七年的知性聚會，也太誇張了吧！轉眼間，原來自己也逼近這數字。這也是為什麼打算分享此文的原因，不少人問，除了回答朋友，也回答自己的內心。
出社會後主辦過語言類、閱讀類、職業類、趨勢類等各種分享會，也參加或加入不少知名社群，無論站在主辦者、分享者、聽者立場有不少心得。
系列分兩篇文：
- 上篇屬於主辦分享會的基本要素
- 下篇屬於主辦活動常遇到的疑惑
工作上 Output 以外，也要時時 Input 充實自我
系列活動的基本要素
沒看錯！老套的5W2H當然實用。（真的很愛心智圖呢）
盡量分享架構面，有些要點就不逐條列出。絕對有模式尚未出現，如果想當領航者，就得摸著石頭過河，邊走邊知道最適合自己/團隊的模式。
秘訣大公開
Step1：為什麼要舉辦？主辦人是誰？分享者有誰？
為什麼？為什麼？為什麼？請捫心自問三遍，任何事情「起心動念」都是最重要也是最關鍵的第一步。
系列聚會的起頭，可能涵蓋一種或多種「動機」、「信念」。
信念的強度，會影響這聚會的成功與否。越能說服自己就能越能將這份熱情點燃給夥伴，而熱情的溫度更可傳給參與者的心。認真程度決定聚會的價值！從定義主題、邀請分享人、發送通知、當場活動流程與氣氛、到最後結束的回饋等等，每個小細節都會影響觀感。換句話說，會是造就個人品牌、聚會形象的關鍵。
定期檢視自己的初衷，可能想轉移方向，那就大膽嘗試。可能覺得心力交瘁，那就即時喊卡。重視自己與別人的時間。
有些活動可能較少知識交流，在於造勢哄抬、名片交換 ，或是後續商品推銷、甚至偶像崇拜等等，沒所謂對與錯，看你想要什麼，就會得到什麼 — 各取所需，這個「需」就是所謂的動機。
該找誰上這條船呢？找什麼樣的夥伴共同主持，就會形塑什麼樣的氛圍。
1人或少數人主導
- 好處：❶雜音較少 ❷容易控制主軸與品質
- 壞處：❶ 責任較重❷當無心時，此團會瞬間冷卻或終結
人人都是主導者
- 好處：❶當責、輪流舉辦可以分擔壓力❷傾聽每個人建議
- 壞處：❶有時事情會懸而未決❷當沒輪到該人時會有不甘我的事的時候
物以類聚，人以群分。做出屬於你的差異化。如果辦不下去，那就要有放得下的覺悟。
Step2–1：主題怎麼來？分享人怎麼來？世紀最大難題！
先有主題才有人？還是先有人才有主題？雞蛋蛋生雞的矛盾問題
說是最大難題也不為過，沒人分享、沒有主題什麼都別談了！
以事為主
- 好處：❶ 適合長遠型且計畫型 ❷ 容易聚焦。
- 壞處：❶ 大家想聽但找不到人分享 ❷ 找到人分享但不夠專精
以人為主
- 好處：❶ 取決於此人的知名度、時間性、豐富度 ❷ 確保一定有人分享，但分享的品質取決於對於議題是否熟悉 ❸ 情感導向關係更緊密
- 壞處：❶ 可以講的不一定是大家想聽的 ❷ 輪完一遍還是會有主題荒的可能會，內容多為混合型 ❸ 若要聚焦需要多費心思與分享者溝通。
主題如何制定呢？回歸到動機，到底為什麼開始？有可能因為某個特定動機讓形式有所變動
閱讀型：遍及最廣的莫過於讀書！無論是真正的一本書，還是語言類等。
- 共讀 ：彼此擁有一定的知識基礎，容易深度討論，較適合很有難度的領域、或是需要彼此督促的群體、有更多激盪的討論等等。反向是進度緩慢，可能三個月或六個月才完成一個週期。
- 分享：一場活動可以聽到各種分享，有廣度但難有深度，畢竟時間被切割成片段。
職能型：主要在於專業面、求職面的累積
- 同職能跨產業： 這類非常聚焦也非常知道自己要什麼，與同圈子互相學習更深度的技能，或許是個轉換跑道的好場所。例如工程師圈、業務圈、PM圈等等。換個角度想，容易落入「舒適圈」、「同溫層」陷阱。
- 同產業跨職能： 橫向發展希望更了解在工作上不同角色的人思維，可以清楚知道自己domain-know-how或是上中下游的關係。
- 跨產業跨職能：就是，什麼人都能參加，難度很高，還是必須圍繞在某個主軸，不然很容易失焦，或是單純的人脈交流聚會。
興趣型：圍繞在某個共通興趣，常看到的是旅遊分享、攝影研究等等。
混合型：上面三種的綜合體，每次活動都不一樣，可能這次講爬山、下次講美妝、再下次聊職場心得等等。當然要看參加的人是對「主題」有興趣還是「活動」本身有興趣。
>> 個人經驗
能不能主題與分享人搭配恰到好處？當然可以！取決於此團大家是否有共同學習、不斷分享的心態，若沒有，那很依賴特定人的人脈不斷找人分享，但若是如此，為何這個人願意來分享呢？
Give & Take — 群體是Taker還是Giver多決定了系列聚會生生不息的關鍵因素
Step2–2：參加者、分享者、主辦者是牢不可分的關係
參加者的規模與屬性決定這場活動的複雜性與多元性，另一方面看主辦者的投入程度與決心
- 人數：以小型活動最佳人數控制在12人以內，無論在邀請流程、場地等都更容易控管，尤其更能認識當場參與的人，正常情況，在短短三小時內，能交談的認數多數在4到5人。而大於13人的活動，更適合演講或是分組工作坊的形式，一來品質難以控管，當場自我介紹也容易聽聽就過。
- 組成：固定好處是以這群人為本體，要注意的是怎麼持續營造分享學習的氛圍。流動好處是多元性夠每次認識不同人，但要怎麼掌握與會者的資格就是另外議題。
- 角色：當你的受眾角色規矩限定的越多，越聚焦，彼此擁有的知識越相近也越容易討論，但也越容易出現「舒適圈」。但如果人人都能參加，也就變成大雜燴，就看要以什麼為主。
決定什麼樣的受眾，會有決定性的收穫。主辦者如何找到合適的分享者與參加者，達到完美的平衡，是個藝術！
- 分享者>參加者：大部分來參加的多屬這類型，但如果參加者了解甚淺，非常仰賴分享者如何隨時拿捏深度量尺。
- 分享者＝參加者：這類型不可或缺，了解程度相當，可以互相提問與分享，讓參加者得到雙方不同見解。
- 分享者<參加者：這少數根本來踢館的(誤)，畢竟分享者很辛苦，要拿捏適當的深度給大部分參與者。如果有這類型參加更好，但可別搶了分享者的風采，適時加以補充能讓這場活動更為有趣。
>> 個人經驗
對於主辦方，若能清楚分辨參加者是因為什麼原因來參加，自然更好，不外乎有以下動機，主辦者有什麼樣的動機就會吸引到什麼樣的聽眾：
- 因為主辦者而來：必須有這些鐵粉或是樁腳，通常已足夠信任活動本質。
- 因為分享者而來：第一，已經做出口碑知道是品質保證而聽。第二，沒聽過，但這個人「背後公司」、「職稱」很厲害，可以去聽聽。無論是你我，格外要具備獨立思考的能力，「好棒棒」思維對彼此都不是好現象。
- 因為主題而來：對於參加者最為客觀的判斷，這才是評估這場活動是否成功的關鍵，也是分享者成長的關鍵。
- 因為參加者而來：主要來交流，專門來換名片認識人脈的。
主辦者要拿捏平衡，分享者要隨時掌握主題深度，參加者要避免偶像思維
Step3：最後一哩路？
時間，是辦活動的最重要稻草也是最無法控制的
以特定日期、以分享者、以參加者各別為主的喬時間方式看主辦人安排，這有時也是最頭痛的，好不容易橋到很棒的分享者和主題，結果來的人寥寥無幾也有失禮數，相反則更不可能舉辦
- 承諾為上、彈性次之：固定時間好處，方便大家記憶某天，但也有可能遇到「意外」 — 彈性上班、連假、臨時有事等等。彈性時間好處是能確保每次都有人參與，但對於分享者就不太公平。
- 主題導向：最好方式仍然以可以分享的人為主，參加人數若擔心不足則仰賴主辦人要如何在固定參與者、流動參與者之間拿捏平衡。另外要相信一點 — 只要有心、只要有緣，該參加的人還是會參加 。
- 情感導向：則是以參加的人為主，希望「每個人」務必參與。
>> 個人經驗
曾經有個案例是12人的分享當天突然變成4人，辦不辦？都試過
- 不辦！❶ 向心力下滑（因為參加人會有預期心理，那我這次不參加下次也會補辦） ❷ 分享者感到失望，都準備幾週的事情要延期
- 辦啊！❶ 沒關係，可以來好評加開場 ❷ 辦得好則讓參加者感到惋惜
地點，對於主辦方是看似最不重要但是卻是隱形大找尋成本；對於參與者，則是當天臨時決定參與心情的關鍵因素
- 氣氛：無論是要固定還是換口味？每次換地點，麻煩的是「如何找到合適的」，固定則方便記憶。合適與否就要看主辦人希望營造什麼樣的氣氛 — 有些人偏好咖啡廳舒適邊用餐的氣氛，有些人偏好如小樹屋這樣多元空間的應用。
- 態度：地點的遠近主要影響新朋友的參與意願，依然，換個角度想，如果主辦方、分享人、分享主題其中之一夠吸引人，只要有時間參與意願理應極高。
收費，這是很深的學問。如果都是固定參與人員就沒這個問題。
有的活動辦的品質極佳卻不收費？有的活動辦的普通卻收的貴鬆鬆？這場活動好與不好因人而異，可能是期待落差、也有可能正中下懷等等。
如果是流動式成員，至少是鼓勵小額收費或是有抖內機制的。任何知識是有價，鼓勵主辦者與分享者的付出，未來有更好的活動。
答應好的承諾 — 時間、地點、收費機制，就該說到做到，代表這個人與團體的誠信
要為真看完這篇的讀者大力拍手👏👏👏。畢竟若沒有主辦過的經驗，可能覺得有些許無聊，部分精華都在心智圖裡面，有興趣深聊的人可以再私訊互相交流！
每場活動都不是憑空生出來，是耗費生命舉辦，對於參加者亦然，值得尊重與被尊重。有良好的回饋機制、GIVE & TAKE 心態、信任關係才會長久
下篇預告，會分享最成功與最失敗的主辦經驗、六年活動中間的不可思議過程、以及常聽到的問題如下，大家也可以先想想，如果是你，該怎麼辦？
Q1: 怎麼保持熱情舉辦活動那麼久？
Q2: 遇到幽靈人口怎麼辦 — 開始遇到很多人「默默」消失不見
Q3:也太多雜事了吧！根本吃力不討好啊，又賺不到錢…
Q4:天阿！快要找不到人可以分享？好像快辦不下去了…
Q5:我遇到雷隊友(合辦人)怎麼辦？這食之無味，棄之可惜啊！
Q6:如何找到合適的分享者與聽眾呢？
Q7:如何保持社群持續活絡呢？
Q9:如何當個好的參與者？別當那個佔著茅坑的那個人啊
曾經有人告訴我，別浪費時間在主辦活動，不如多參加別人已成型活動，或是努力充實自我更重要，這…是對的嗎？（下篇揭曉）
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