Как работать
со спонсором (куратором) проекта?
Спонсор — лицо (или группа лиц), предоставляющее ресурсы и поддержку для проекта, программы или портфеля и ответственное за успех
PMBOK 6
Спонсор — это движок проекта, ответственный за его запуск, поддержку менеджера проекта и реализацию выгод. Компании с вовлеченными спонсорами показывают на 40% больше успешных проектов.
Вот ключевые задачи спонсора проекта:
Приведение проекта в соответствие с целями организации — убедиться, что проект нужен организации и, где требуется, подправить направление
Назначение руководителя проекта (ПМ) — необходимо убедиться, что ПМ понимает свою роль, задачи и полномочия.
Утверждение базовых планов — в первую очередь сроки, стоимость, содержание, качество, риски и выгоды.
Поддержка руководителя проекта — быть доступным для встреч и консультаций.
Обеспечение проекта ресурсами — финансирование, люди и всё, что ещё может потребоваться.
Активное продвижение проекта — активно продвигать проект внутри организации, демонстрируя его значимость и будущие выгоды.
Наставничество менеджера проекта — делиться своим опытом.
Согласование ключевых изменений — влияющих на результаты проекта.
Мониторинг и анализ прогресса — на регулярной основе.
Празднование успеха проекта — награждение команды и менеджера.
Чтобы выполнить эту важную роль, спонсор должен иметь:
- достаточное влияние внутри организации, чтобы отстаивать проект.
- понимание стратегии организации и то, как цели проекта помогают в ее реализации.
- право принимать окончательные решения.
- личную заинтересованность в результатах проекта.
- достаточно времени для участия в проекте
Помните об этом, если собираетесь стать спонсором.
И помните, что правильный спонсор — это только полдела. Спонсор проекта и менеджер проекта должны слаженно работать вместе.
Несколько советов менеджерам проектов, которые помогут сотрудничать со спонсорами проекта:
1. Обсудите ожидания от проекта с самого начала.
Убедитесь, что вы разделяете общее видение проекта.
2. Возьмите на себя ответственность за качество отношений.
Сделайте первый шаг — покажите заинтересованность и задайте формат будущих отношений.
3. Узнайте, что знает спонсор.
Определите, какой информацией он уже владеет, и будьте готовы предоставить недостающую.
4. Согласуйте роль и обязанности спонсора.
Обсудите следующие вопросы:
- Как спонсор хочет получать информацию о статусе проекта?
- В каких вопросах спонсор хочет участвовать?
- Какие результаты утверждает спонсор?
- Какие изменения требуют одобрения спонсора?
- Как и когда лучше всего общаться?
5. Представьте спонсора команде проекта.
Дайте спонсору возможность донести своё видение проекта до команды.
6. Регулярно встречайтесь и общайтесь открыто.
Сделайте общение регулярным, не скрывайте проблемы
7. Уважайте время спонсора.
Тщательно готовьтесь к встречам. Обеспечьте спонсору комфортный и своевременный доступ к информации.
8. Будьте открыты и честны со спонсором.
Своевременно устраняйте проблемы и задержки. Давайте спонсору достаточно времени для решения проблем, которые необходимо решить.
Менеджер и спонсор проекта должны работать вместе, и от качества этого партнерства зависит результат проекта. Берегите своего спонсора!
Ещё больше материалов в Telegram-канале @pmclub
Автор: Дмитрий Ильенков
Источник: https://pmclub.pro/kak-rabotat-so-sponsorom-proekta