Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра
У меня есть два вида проблем: срочные и важные.
Срочные не важны, а важные никогда не срочны.Дуайт Эйзенхауэр, 34-й Президент США
Управление проектами связано с ограничениями и изменениями.
Нужно уложиться и в срок, и в бюджет, и сделать то, что хочет заказчик, а хочет он всегда разное. Вдобавок, всё это происходит в неопределенности, и постоянно что-то идёт не так, а кто-то вылезает с новыми требованиями.
Проблем всегда хватает, и срочных, и важных.
Чтобы не упустить главное, лучше научиться расставлять приоритеты.
Матрица Срочно/Важно, известная как Метод Эйзенхауэра, помогает отделить задачи, на которых нужно сосредоточиться, от тех, которые можно отложить. Конечно, 34-й Президент США не придумывал никакую матрицу, у него вообще было только два вида проблем и толпа советников. Если вы не президент, лучше не игнорируйте остальные проблемы, а решайте поочередно. Например, используя этот метод.
Как это работает:
Вы делите все проблемы по двум критериям: срочно и важно.
Делайте это визуально, например, на доске, флипчарте, в любимой программе или в документе по ссылке.
К концу упражнения становится очень заметно, что какие-то задачи орут, а какие-то можно отложить на потом, и никто не пострадает.
Как это можно использовать в проекте?
- при выборе самих проектов — так ли важно взять сейчас в работу все срочные проекты?
- при приоритизации задач — достаточно ли ресурсов и внимания уделено важным и несрочным задачам?
- при работе с отклонениями — когда стоит бросать все усилия на спасение проекта, а когда можно просто наблюдать?
- при работе с рисками — какие из них для нас критичны, а какие мы готовы принять?
Шаблон матрицы
Как проводить анализ Срочно/Важно в команде
Недостаточно правильно, как вам кажется, расставить приоритеты. Важно привлечь к обсуждению команду: во-первых, повысится качество решений, во-вторых, эти решения будут лучше исполняться.
Небольшой чек-лист для проведения встречи:
- Сформулируйте цель — убедитесь, что каждый понимает, зачем вы собрались;
- Соберите проблемы — предоставьте участникам возможность высказать именно свои предложения, защитите их от влияния других участников;
- Сгруппируйте похожие предложения — не надо удалять их, но объедините похожие, чтобы было легче работать;
- Заполните матрицу — сделайте это вместе, необходимо, чтобы вся команда пришла к общему видению;
- Разработайте план действий по важным и срочным проблемам, а затем по остальным — пропишите конкретные шаги;
- Коммуницируйте результаты воркшопа — донесите результаты до членов команды и других заинтересованных сторон, убедитесь, что у всех, кому требуется, есть доступ к этой информации.
Больше материалов по проджект менеджменту в канале @pmclub.
Источник: https://pmclub.pro/statya-matrica-srochno-vazhno-metod-ehjzenhauehra