前言
最近和同事聊天時，發現大家在安排生活與工作任務時都會遇到類似的問題：
我習慣使用待辦清單 (To Do List)條列我的工作事項，但為什麼到最後這些事情還是做不完？
這個現象讓我反思「待辦清單」這個工具的盲點 — 雖然我們將事情記錄下來了，但卻沒有妥善安排特定時間消化掉，最後待辦清單還是留下一堆事情。
也許我們該將自己的待辦清單升級，搭配使用「時間箱 (Timeboxing)」這個時間管理工具。
什麼是「時間箱 (Timeboxing)」呢？簡單說就是一個結合「待辦清單」與「行事曆」的時間管理工具，目的是「解決列出待辦清單後，卻無法有效安排時間處理」這個問題。
這篇文章分享「時間箱 (Timeboxing)」這項時間管理工具，並介紹如何搭配「時間塊」這款 App 來快速實作，進一步解決大家的拖延症毛病。
一、為什麼會有「時間箱 (Timeboxing)」這項時間管理工具？
為什麼會有「時間箱」這個工具的誕生呢，有個有趣的理論正好可以解釋這件事情。
1. 帕金森定律 (Parkinson’s Law)
1958年，英國歷史學家、政治學家西里爾·諾斯古德·帕金森（Cyril Northcote Parkinson）通過長期調查研究，發現一個人做一件事所耗費的時間差別如此之大：
他可以在10分鐘內看完一份報紙，也可以看半天；一個忙人20分鐘可以寄出一疊明信片，但一個無所事事的老太太為了給遠方的外甥女寄張明信片，可以足足花一整天：找明信片一個鐘頭，尋眼鏡一個鐘頭，查地址半個鐘頭，寫問候的話一個鐘頭……
特別是在工作中，工作會自動地膨脹，占滿一個人所有可用的時間，如果時間充裕，他就會放慢工作節奏或是增添其他項目以便用掉所有的時間。
這就是著名的「帕金森定律 (Parkinson’s Law)」。
- MBA智庫
如果我們沒有給自己訂下一個時間區段來做事情，那麼我們可能不會充分運用自己的產能，而是慢慢的把時間耗盡來完成事情。
2. 「時間箱」想解決的問題
「時間箱」這個名詞來自於敏捷式軟體開發，出現在 James Martin 所寫的 《Rapid Application Development》一書中，概念如下：
你分配一段時間來執行某項計畫好的任務，並在這段時間專心執行任務。當時間到時就停下動作，並衡量你是否完成任務。
當任務需要的時間已經事先被預訂好，我們心裏就有個底知道自己有多少 “時間預算” 可以來處理任務。舉例來說，你已經預訂星期六下午的3–5點要寫文章，只要在行事曆上設定好，屆時你就有意識自己該在特定時段去執行。
3.「時間箱」與「行事曆排行程」的差別
此時你可能心中有個疑問：這樣跟我在行事曆上直接打上一個行程有什麼差別？
「行事曆排行程 」是我們收到一個任務後，預想自己要在某個時間把它做完，因此直接紀錄在行事曆上。如果是小任務，例如 2–3 小時就可以做完的家務事，這樣安排的確沒有問題，但如果任務相當複雜，這樣的安排就會碰到困難。
讓我們想像一個情境：
你在下個月底準備來一趟台東行，鄉間美麗的風景讓你雀躍不已，腦海中甚至已經想著一邊吃著美食、一邊欣賞一望無際的田邊風光。
但是，你需要先安排那煩人的行程！
你需要上網查景點、查餐廳、查該買些什麼名產、安排交通、訂名宿、購買旅行用品…，一趟「台東行出遊」看起來是一項任務，但實際上涵蓋了非常多的子任務要完成。
如果你直接在行事曆上先打上「星期六 下午 3–5點 排旅遊行程」，那麼到時候的真實狀況是…你根本不想排行程，因為你發現你要做的事情根本不單止有排行程，還包含上述的種種事情。
這時候，就是「時間箱」這項工具登場的時間了。
二、「時間箱」的操作方式
「時間箱」特別適合用在複雜任務、你不想做的雜事、不想花太多時間的事情上，它要求你先將任務進行拆解，並且對拆解後的小任務進行時間安排，也就是：
拆解大事，逐步擊破。
參考 Clockify《Timeboxing》，運用這項工具一共有 5 個步驟：
1. 找到合適任務
「時間箱」其實適用在任何任務上，但你可以先拿以下任務來試驗看看 ：
- 複雜任務
- 你不想做的雜事
- 不想花太多時間的事情上
在過去，這些任務安排在行事曆上往往只是一個行程，但實際上你可能需要花更多時間完成它，我們不妨就用「安排3天2夜台東旅行」做範例。
2. 定義任務目標
找到了任務後，你需要先定義好任務目標。以「安排3天2夜台東旅行」來說，假設先在是月初，我們知道出遊時間是下個月底，因此我們有將近兩個月的時間可以處理這項任務，目標是安排好台東旅行。
目標：安排3天2夜台東旅行限制：兩個月
但「安排3天2夜台東旅行」還是太模糊了，我們需要對這個目標進行拆解，要完成這個目標我們需要：
- 安排住宿
- 安排交通
- 安排景點
- 安排餐廳
- 安排名產
- 安排行李
- 安排同步資訊給旅伴
- 規劃-拆解任務
發現了嗎？以上的項目其實就是待辦清單，只是還沒有安排時間執行。
3. 設定時間，並安排在行事曆上
從這邊開始，是「時間箱」這項工具發揮價值的地方。我們有兩個月的時間 (8個禮拜) 的時間可以安排，待辦清單上有 8 個任務需要執行，因此我們可以每一個禮拜完成一項任務即可。
將大任務拆成 8 項子任務，考量時間預算後將任務安排安插在不同時段逐步完成。當然有些任務我們預感會比較複雜，因此可以自行調配時間預算，簡單的分配比較少的時間、比較複雜的分配多一點的時間來執行。這邊為了舉例方便，都先以1週來舉例。
知道了一項子任務需要 1週 的時間後，我們再思考要花多久時間來執行。例如我預計每週可以有 2小時來安排行程，那麼我可以有兩種選擇：
- 分配一個 2 小時的時段
- 將2小時再拆分到一個禮拜的 7 天內
這兩種方法就看每個人的時間安排，但我推薦第二種，我們將事情再拆細，讓我們的負擔更加輕微。最後我們將任務安排在行事曆上，如下圖：
4. 執行任務並且評估結果
到了安排好的時間我們就開始執行任務，這邊有個小技巧是：
當安排好的時間結束時，我們立刻停下手頭工作，並對結果做評估。
為什麼要做評估呢？
仔細想想剛才安排的 1小時內，你真的都在專心的安排行程嗎？還是做了30分鐘就開始上 Facebook, IG 滑動態，或是開始用 Line 跟其他人聊天？
我們希望安排好的時間區段，就是專心做該件任務，如果你發現自己根本無法在這麼長的時段集中注意力，那建議將時間區段再拆細，例如以 30 分鐘為單位的「蕃茄鐘工作法」。
5. 給你自己獎勵
這個步驟不是必要，但如果你在完成一項任務後就給自己一點小獎勵 — 例如看30分鐘的 Netflix 影集、滑10分鐘的 IG，你會在做任務時更加專心並期待完成任務後的成果。
事實上，使用任何的管理方法都需要練習與堅持，大方的設計一些好處給自己也是相當重要的！
三、結合「時間塊」App，順便累積自己的時間數據
我曾在《為什麼我們該記下自己的時間花費？》分享了「時間塊」這款 App：
這款App 其實已經上市很久了，從電腦玩物站長在2017年寫的《「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App，我的用法心得》可以看出功能跟現在的版本差異不大，不過開發團隊還是有在持續維護跟優化，是一款值得購買的 App (價格為NT. 70，也才一杯手搖飲料的價格)。
紀錄時間是一件非常瑣碎的事情，其他同類型的App都是採用「點一下開始計時，再點一下結束計時」，雖然這樣紀錄可以很精準，但其實沒必要。《時間塊》將紀錄時間以30分鐘為單位，我透過點選就可以紀錄該30分鐘所做的事情。
學習完這篇文章的「時間箱」方法後，我們除了使用行事曆工具之外，也可以利用這款 App來安排時間，如果你平常就有記錄時間的習慣，那麼我們只是預先填入每個時間塊要做的任務，並沒有增加太多複雜的程序。
「時間塊」App 可以設定新增未來的時間任務時，跳出時間提醒我們執行任務。
未來的時間塊會有一顆小白點出現在左上方，到了該時間手機就會跳出提醒。
結語
總結「時間箱 (Timeboxing)」這套方法的重點：
- 選定大任務，了解擁有的時間預算
- 拆解大任務，分成數個子任務
- 將時間預算分配到子任務中，安排到行事曆中
- 開始工作，並在工作完畢後進行評估
- 給自己獎勵！
我呼籲有拖延症的朋友，都可以嘗試看看「時間箱 (Timeboxing)」這套方法，可以讓自己避免 “帕金森症狀”，有效的利用時間！
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