【時間管理技巧】如何踏出時間管理的第一步？拆解時間管理的基本觀念，寫下每天最重要的 3 件事情
前言：我的時間到底跑到哪裡去了？
每天生活中，有太多事情會分散我們的注意力了。
生活中朋友會問今天晚上要不要聚一聚、工作中主管說今天得把這份文件寄給客戶，我們無時無刻都在被動接收新的指令。
到了夜深人靜之時，我們總會想：
我的時間到底跑到哪裡去了？
於是很多人想到了：「我要開始學習時間管理…但是要怎麼踏出那第一步呢？」
這篇文章就來分享簡單、可立刻行動的步驟，一共會說到 3 件事情：
- 時間管理的核心觀念
- 踏出第一步之前，必須先踏出0.1步
- 寫下每天最重要的 3 件事情
一、時間管理的核心觀念
我們先來思考一個問題：
什麼是「時間管理」？恩…聽起來不是一個很好回答的問題，那不如讓我們先想另一個問題：
為什麼我們想學「時間管理」？答案應該好想的多，因為我們想做好那些重要的事情、少做些不重要的事情。也就是說，同一個時空裡兩個選項一起出現時，我們必須做出選擇。
例如「我們想要固定去運動」因為那有益身體健康，但「不想要沒有目的地刷IG」因為那無法產生價值。我們選擇前者，覺得痛苦但滿足；選擇後者，覺得快樂但空虛。
為什麼會這樣？因為同一個時間裡我們就是只能專注在一件事情上，這其實是個「選擇問題」。
時間管理管的不是時間，而是選擇，我們只能選擇要做或選擇不去做。
所以什麼是「時間管理」？
追根究底，「時間管理」就是「選擇管理」。
二、踏出第一步之前，必須先踏出0.1步
我們已經知道「時間管理」就是「選擇管理」，當有多件事情發生時優先選擇去做價值高的事情。於是當你在 Google 搜尋「時間管理 方法」時，你會看到非常多的方法論。
於是你會覺得：「時間管理的知識好破碎、好多方法與技巧要學。」然後…就沒有然後了。
所以我認為：
學習「時間管理」的第一步，不是去學非常複雜的方法論，因為你根本無法一下子記起這麼多流程。
在踏出第一步之前，必須先踏出 0.1 步。
這 0.1 步是什麼呢？答案是先把你腦中想得到的事情都先寫在一張白紙上。現在拿出紙跟筆，將你腦袋中想到的事情都寫下來，如果沒意外的話應該可以寫出 5–10項近期要做的任務。
將這些事情依據 “自己認為” 的價值，從高到低排列。為什麼是“自己認為”的？因為：
1.同一件事情對不同的兩個人來說，價值可能是不相同的。
例如「每天寫一篇文章」對我來說價值非常高，但對你來說可能不比「運動」重要。
2.同一件事情對不同時間的自己來說，價值可能也是不相同的。
例如「準備明天上台的報告」對現在的你來說很有價值，但「準備 3 個月後的上台報告」對現在的你來說就比較不重要。
第一個狀況講的是「重要性」，第二個狀況講的是「緊急性」，用這兩個維度來區分一件事情的價值高低、是否值得現在就做，就是美國前總統艾森豪(Dwight David Eisenhower)曾提出的「四象限法則(又稱艾森豪法則)」理論。
現在把你想到的事情依序填入這 4 個象限中。
例如我有「公司要你這禮拜製作出一份報告」、「決定下禮拜參加朋友的聚會」、「參加 1 個月後的讀書會」、「閱讀一篇 FB 上不經意看到的長篇文章」等事情，我會這樣分類：
1. 重要且緊急：製作出一份公司要求的報告2. 重要但不緊急：參加工作相關的讀書會3. 不重要且不緊急：閱讀一篇 FB 上不經意看到的長篇文章4. 不重要但緊急：決定下禮拜參加朋友的聚會
許多人可能已經看過這個技巧，但我想要針對這個工具多補充一點：分類完之後，要對不同象限做出不同的行動。
1. 重要且緊急：寫在筆記本，今天完成它。2. 重要但不緊急：規劃與拆解。3. 不重要且不緊急：捨棄不做，或是存入自己的筆記軟體中。4. 不重要但緊急：先寫在筆記本，等「重要且緊急」的事情做完後再去做。
接下來，我就針對 1 和 4多做說明 。
註：2 , 3牽涉到的層面較廣，將有其他文章說明。
三、行動：寫下每天最重要的 3 件事情
當你做完上方講的 0.1 步 (事情的重要性/緊急性盤點)，接下來我們來完成 0.1 → 1這一步。
先從4 象限內的「重要且緊急」事項中，選出 3 個並寫在筆記本上。你可以使用紙本筆記本或數位筆記，但我強烈推薦先使用「紙本筆記本」記下 3 件事情，之後再拍照存到筆記軟體之中。
我認為要使用手寫筆記的原因是：
「紙本筆記」最大的好處就是「專注」，你不會被其他筆記分散注意力。
“寫下來” 這個動作也有 “與自己建立約定” 的功能，當你親自寫下了某些東西，你會更有動力去完成它。(參考承諾與一致性原理)。
你可以參考我的格式：
- 每一天就是一頁新的筆記
- 在筆記本中央畫一條線，左邊先寫下 3 件「重要且緊急」的事情，右邊寫下「不重要但緊急」的瑣事
- 下方寫下突然產生的想法、靈感、體悟
至於你要在什麼時候寫下這則筆記規劃呢？我推薦兩個時間點 (2擇1)：
- 前一天晚上
- 今天出門上班前
在開始新的一天時，我們已經對今天要做的任務有非常清楚的認知。什麼事情優先做、什麼事情做了會浪費我完成 3 件重要事情的時間，看一下筆記你會知道時間都花在哪裡。
先持續一週、再來一個月，每天都寫一則新的筆記頁，紀錄下每天的工作進度。
恭喜，你已經踏出時間管理最難的第一步 — 盤點任務，選擇做最有價值的事情。
▶︎ 關於我我是朱騏，一個組織能力超強的軟體產品經理，喜歡研究各種生產力工具、時間管理方法。我可以提供產品管理、時間管理、生產力工具的相關諮詢，歡迎講座邀約或跟我喝杯咖啡聊聊天，我的信箱是 muhenry608@gmail.com如果有任何疑問、想聽的主題，歡迎留言給我 💬如果想給我一點鼓勵，請給我 1–10 個拍手；
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