Przekonaj się, czym jest zła wielozadaniowość

Ćwiczenie „Trzy projekty”

Potrzebne będą trzy kartki papieru, długopis i stoper. Przydatna może być pomoc drugiej osoby, która będzie mierzyć czas, ale nie jest to konieczne.

Jedną z kartek podziel na trzy pionowe kolumny. W nagłówku pierwszej kolumny napisz „1–10” drugą kolumnę zatytułuj „A-J” a trzecią „X-I”. Z drugą kartką zrób to samo. Trzecią pozostaw na razie pustą; będziesz notować na niej uzyskane czasy.

Ćwiczenie jest bardzo proste — polega na wypisaniu w trzech pionowych kolumnach:

• liczb od 1 do 10,
• liter od A do J (bez polskich znaków),
• cyfr rzymskich w porządku odwrotnym, tj. od X do I.

Zadanie należy wykonać na dwa sposoby:

1. Najpierw zastosuj metodę rytmicznych postępów (pierwsza kartka), uzupełniając po jednej pozycji w każdym rzędzie (czyli np. 1, A, X, następnie 2, B, IX). Zmierz czas od napisania „1” do napisania „I” i zapisz go na trzeciej kartce.
2. Potem, na drugiej kartce, spróbuj metody „kamikadze” — najpierw uzupełnij pierwszą kolumnę (od 1 do 10), w ogóle nie rozpoczynając następnych „projektów”; potem drugą kolumnę (od A do J), nie ruszając cyfr rzymskich, a na koniec trzecią kolumnę (X do I). Na trzeciej kartce zapisz czas od napisania 1 do napisania I.

Jeżeli rozwiązując to proste zadanie na dwa sposoby, zmierzymy całkowity czas jego wykonania, okaże się, że każdy z „projektów” wykonano o wiele szybciej metodą „kamikadze”, mimo opóźnienia w rozpoczęciu dwóch kolejnych projektów (stąd nazwa „kamikadze” — bo nierozpoczęcie jak najszybciej wszystkich zadanych projektów wydaje się absolutnym samobójstwem w pracy).

W metodzie rytmicznych postępów większość osób rozpoczyna projekt trzeci (cyfry rzymskie) w 2. sekundzie, a w metodzie „kamikadze” — w 14., co oznacza opóźnienie rozpoczęcia projektu o 12 sekund!

Pojawia się pytanie: o ile sekund opóźni się jego zakończenie? Prosta arytmetyka zdaje się podpowiadać, że skoro opóźniamy rozpoczęcie projektu o 12 sekund (dni, tygodni), to z pewnością jego zakończenie proporcjonalnie się odwlecze. Jednak projekt trzeci (cyfry rzymskie) w metodzie rytmicznych postępów skończył się w 40. sekundzie, a w metodzie„kamikadze” — w 20. sekundzie od rozpoczęcia ćwiczenia. Innymi słowy, opóźniając rozpoczęcie projektu o 12 sekund, przyspieszyliśmy jego zakończenie o 20 sekund!

Dlaczego w takim razie korzystamy z metody rytmicznych postępów, skoro — obiektywnie rzecz biorąc — nie ma ona żadnych zalet? Otóż praca w trybie wielozadaniowym daje nam pozorne korzyści — jesteśmy bardzo zajęci, a przez to bardzo ważni i możemy pokazać przełożonym oraz klientom, że ich projekty nie są ignorowane i będą zrobione na czas.

Paradoksalnie to właśnie podejście jest kluczową przyczyną opóźnień w projektach—to właśnie jest zła wielozadaniowość (zławiel).