6 Hal yang Harus Dihindari dalam Presentasi
Nomor 4 kerap mengejutkan banyak orang
Ada banyak pantangan dalam membawakan presentasi. Dengan mengetahui dan menghindari pantangan-pantangan tersebut membuat presentasi Anda semakin efektif dan lebih memberi dampak.
Berikut 6 di antara pantangan-pantangan tersebut. Ketahui dan hindari mereka dalam presentasi Anda berikutnya untuk membuatnya lebih berdaya.
6 pantangan itu adalah:
1. Melebihi waktu yang disediakan
Satu hal yang mengesalkan audiens dalam presentasi adalah pembicara yang tetap terus berbicara meski waktunya telah habis.
Mungkin dia berpikir bahwa dengan berbicara melebihi waktu itu dia merasa sedang memberi bonus ekstra kepada audiens. Padahal dalam kenyataannya, audiens justru akan merasa gembira ketika presentasi itu usai, tidak peduli seberapa bagus presentasi tersebut.
“Yang paling disukai audiens dari suatu presentasi adalah ketika presentasi itu usai.”
Karenanya, jika benar-benar ingin memberi bonus kepada audiens, sudahi presentasi Anda ketika waktunya telah habis, bukan malah mengulur waktu.
2. Membelakangi audiens
Banyak pembicara yang terlalu mengandalkan slide untuk menyampaikan materinya. Dia terus menerus membaca teks di layar alih-alih menyampaikan materinya di luar kepala.
Akibatnya, dia jadi lebih sering membelakangi audiens dan bukannya menghadap mereka. Padahal berbicara dengan menghadap audiens adalah faktor kunci terjalinnya hubungan yang kuat antara pembicara dengan audiens. Hubungan yang kuat ini membantu audiens untuk bisa menerima materi yang disampaikan.
Karena itu sebagai pembicara Anda mesti bisa menyampaikan materi tanpa membaca teks di layar dan bisa menjabarkan materi meski hanya dengan panduan poin-poin singkat.
3. Mengakhiri dengan sesi tanya jawab
Ya, mengakhiri presentasi dengan sesi tanya jawab adalah hal yang buruk.
Mengapa?
Di sesi tanya jawab pertanyaan dari audiens bisa sangat random, liar bahkan keluar topik. Akan ada kemungkinan muncul pertanyaan yang Anda tidak terlalu bisa menjawabnya. Atau pertanyaan yang Anda tahu jawabannya, tapi tidak terlalu bisa cara menyampaikannya, sehingga terkesan kurang meyakinkan.
Nah, jika ini yang didengar audiens paling akhir dari presentasi Anda, itulah kesan mereka terhadap Anda dan presentasi Anda.
“The audience will remember best what they hear first and what they hear last.”
Lalu, apa tidak boleh ada sesi tanya jawab dalam presentasi?
Tentu boleh, bahkan harus, apalagi jika forum tersebut mensyaratkan adanya sesi ini.
Maksud dari larangan ini adalah janganlah sesi ini ditaruh paling akhir, tetapi letakkanlah sebelum closing statement Anda.
Jika Anda meletakkan sesi tanya jawab sebelum closing statement, maka statement inilah yang jadi penyelamat kesan presentasi Anda. Closing statement adalah hal yang telah Anda siapkan, telah Anda latih dan Anda ulang-ulang. Karenanya ketika menyampaikannya Anda bisa lancar, percaya diri dan meyakinkan.
Dan itulah kesan yang dibawa audiens bahkan sampai mereka tiba kembali di rumah: Anda lancar, percaya diri dan meyakinkan.
4. Meminta maaf
Sepintas larangan ini terkesan tidak bijak. Namun, meminta maaf untuk hal-hal yang tidak perlu sebetulnya justru mengganggu.
Coba kita perhatikan kata-kata maaf yang sering kita dengar dalam presentasi.
Di awal presentasi
“Mohon maaf, sebetulnya saya kurang siap dengan presentasi ini.”
“Mohon maaf, saya agak nervous.”
“Mohon maaf, slide-nya masih acak-acakan.”
Kalau kita cermati, kata-kata permintaan maaf ini sebetulnya bukanlah karena alasan adab atau tata krama, melainkan merupakan permintaan tersamar dari pembicara agar kekurangannya bisa dimaklumi oleh audiens.
Alih-alih menguntungkan, permintaan maaf ini justru merugikan pembicara. Dengan mengatakan “maaf saya nervous”, pembicara justru membuat kegugupannya tampak jelas di mata audiens. Audiens yang awalnya tidak tahu menjadi tahu kalau dia nervous.
Di akhir presentasi
“Mohon maaf apabila ada kata-kata yang salah.”
Pernyataan ini malah menjatuhkan nilai keseluruhan presentasi yang telah susah payah Anda sampaikan. Alih-alih membuat Anda terdengar arif, pernyataan ini membuat audiens mempertanyakan kredibilitas Anda. “Wah, jangan-jangan ada banyak kesalahan dalam presentasinya,” begitu pikir audiens.
Presentasi yang baik diawali dan ditutup secara meyakinkan dan penuh percaya diri, bukan dengan permintaan maaf.
5. Memutar video sambil memberi penjelasan
Memutar video pendek dalam presentasi kadang perlu dilakukan. Video bisa membantu memperjelas satu poin atau gagasan yang kurang bisa dijelaskan dengan kata-kata saja. Video juga bisa memberikan variasi dan daya tarik di tengah presentasi yang mulai terasa agak membosankan.
Namun, tujuan pemutaran video ini menjadi agak terganggu bila pembicara membuat kesalahan ini: memberi penjelasan saat video sedang dimainkan.
Bayangkan, Anda sedang nonton film di bioskop bersama seorang teman Anda. Di sepanjang jalannya film, teman Anda ini — yang sudah pernah nonton film tersebut — terus menerus memberi komentar dan penjelasan mengenai jalannya cerita. Bagaimana perasaan Anda?
Persis seperti itulah perasaan audiens jika pembicara memberikan penjelasan saat memutar video dalam presentasinya.
Tentu maksud pembicara tersebut baik. Dia mencoba membantu audiens agar lebih mengerti jalannya cerita atau pesan yang disampaikan dari video clip tersebut.
Namun, memberi penjelasan saat video sedang dimainkan adalah kesalahan. Alih-alih terbantu, audiens justru merasa terganggu. Mereka jadi dipaksa untuk konsentrasi pada dua hal: menonton video dan mendengarkan penjelasan pembicara.
Lalu apakah tidak boleh memberikan penjelasan? Tentu saja boleh, bahkan harus. Namun, penjelasan harus dilakukan di saat yang tepat.
Saat yang tepat adalah setelah video selesai dimainkan. Memberikan penjelasan setelah video dimainkan tidak membuat perhatian audiens terpecah. Inilah saatnya Anda mengulas mengenai pelajaran atau pesan moral apa yang coba disampaikan dalam video tersebut.
6. Terburu-buru
Membawakan presentasi dengan terburu-buru menjatuhkan kualitas presentasi. Audiens akan kurang bisa menikmati dan memahami presentasi yang disampaikan secara terburu-buru, tidak peduli seberapa bagus materi presentasi itu.
Ini ibarat makan sajian favorit. Selezat apa pun sajian itu menjadi tidak terasa lezat jika kita menyantapnya dengan terburu-buru.
Presentasi pun demikian. Presentasi dengan materi yang baik jadi tidak terasa baik jika pembicara menyampaikannya dengan terburu-buru.
Presentasi yang dibawakan dengan terburu-buru biasanya karena pembicara merasa harus menyampaikan banyak hal dalam waktu yang singkat. Hal ini bisa karena keinginan diri sendiri atau karena tuntutan acara.
Cara mengatasi
Agar Anda tidak terburu-buru dalam membawakan presentasi berikut 2 hal yang bisa Anda lakukan:
- Ukur kecepatan bicara Anda
Kecepatan bicara normal adalah sekitar 120 kata/menit. Artinya, dalam setiap menit jumlah kata yang diucapkan adalah sekitar 120 kata.
Untuk mengukurnya Anda bisa menyiapkan teks sepanjang 150–200 kata. Lalu, baca teks tersebut dalam waktu satu menit dengan gaya seolah-olah Anda sedang membawakan presentasi . Jangan lupa untuk memberikan jeda yang pas pada bagian-bagian tertentu dari teks tersebut agar pembicaraan Anda terdengar natural.
Selanjtunya, tandai kata di mana Anda terakhir mengucapkannya, kemudian hitung jumlah kata keseluruhan yang telah Anda baca.
Jika jumlah kata yang Anda baca, misalnya, adalah 140 maka bicara Anda agak terlalu cepat dan perlu untuk memperlambatnya. Sebaliknya, jika jumlah katanya 100 maka Anda agak terlalu lambat dan perlu untuk mempercepatnya. Teruskan mencoba sampai Anda menemukan kecepatan sekitar 120 kata per menit.
2. Bersiap untuk memotong presentasi Anda
Ada kalanya dalam suatu acara panitia memangkas waktu presentasi Anda. Misalnya, awalnya panitia memberi tahu waktu presentasi Anda 10 menit. Karena suatu hal, di menit-menit terakhir mereka mendadak meminta Anda berbicara hanya 5 menit.
Yang dilakukan orang pada umumnya adalah tetap menyampaikan presentasi 10 menit tadi dalam waktu 5 menit. Akibatnya bisa ditebak, pembicara tersebut ngebut! Berbicara secepat-cepatnya agar semua materi tadi bisa disampaikan semua dalam waktu yang singkat.
“If you squeeze your information in, you squeeze your audience out.” ~Craig Valentine
Terjemahan bebasnya kurang lebih “Jika Anda memampatkan informasi Anda, Anda memencet audiens Anda keluar.” Maksudnya adalah jika Anda terlalu banyak memberikan informasi (dalam waktu singkat), Anda akan membuat audiens seperti ingin keluar dari ruang presentasi tersebut, karena mereka tidak bisa menikmati dan memahaminya.
Karena itu, agar hal seperti ini tidak terjadi, Anda perlu bersiap untuk memotong materi presentasi Anda. Anda harus menyiapkan bagian-bagian mana yang bisa dipangkas tanpa mengesankan ada yang bagian hilang.
Dengan kata lain, Anda menyiapkan versi pendek dari presentasi Anda.
Misalnya, awalnya Anda akan menyampaikan 4 poin, Anda pangkas menjadi 2 poin saja. Atau semula Anda berencana menyisipkan cerita, jadinya Anda hilangkan cerita tersebut. Dengan adanya perubahan ini, Anda juga harus mengganti pembukaan dan penutupannya agar sesuai dengan isi materinya.
Jadi dengan menyiapkan materi yang versi pendek ini, Anda tidak lagi harus terburu-buru meski panitia acara mendadak memangkas waktu presentasi Anda.
Itulah 6 hal yang harus Anda hindari dalam membawakan presentasi agar presentasi Anda efektif dan bisa memberikan dampak bagi audiens Anda.
