如何避免簡報滿滿「中華民國」美學?簡報練功團 3 招秘訣大公開!
(一)面臨的問題困境(中華民國美學!?)
常在網路上看到許多公部門或是網友們的簡報,有的時候收到網友們不少的批評與指教,例如上頭這份行政院法務部前陣子發布的「毒品危害防制修正」懶人包簡報就面臨著這樣尷尬的問題與狀況。
因此本篇的重點將依作者過去的經驗,分享在設計製作簡報時,該如何盡可能運用一些簡單的概念與技巧,有效地的避免網友們笑稱可怕的「中華民國美學」的產生~XP
為了能方便讓網友真的可以在實務工作上運用,本篇的調整並不會將簡報全部打掉重練來進行繁複的設計,我想打掉重練這對許多人來說不切實際也沒這麼多時間來搞這件事,本篇會著重在盡可能地維持原本內容的形式與框架下,如何進行調整優化來達到目的。
(二)簡報拆解與分析(顏色越多質感越 Low)
以本次行政院法務的簡報案例來說,我認為視覺上看起來特別雜亂最主要的原因來自於「色彩」太紛擾的緣故,仔細看你會發現簡報中每一張投影片的配色都是不一樣的,就彷彿台灣街道上林立的招牌,每張招牌都有著不同的色彩不同字型不同的形狀,缺乏規範的結果,難免會讓人有種凌亂到頭昏眼花無所適從的不適感。
但如果要更深入來探討這份簡報的「配色」為什麼會這麼紛亂?或許有很大一部分的原因來自於簡報中有一半的投影片都是透過 PPT 當中 SmartArt 的功能來製作呈現的,使用 SmartArt不打緊,麻煩的是每個 SmartArt 還分別選用了不同的配色,因此有些網友會認為就是用了這些 SmartArt ,所以簡報才會變得這麼醜這麼難看!但是 SmartArt 真的一定不能用嗎?一定就是醜陋的根源與原罪嗎?該如何使用才是比較合適比較不突兀的呢?下面將分享當中的技巧與秘訣。
(三)改造的三大秘訣(建立風格一致性)
一般來說幫人調整簡報,如果姑且先不論內容,只做設計上的微調,最先做的事情就是建立簡報整體風格的「一致性」,而我認爲建立風格一致性的重點主要有三大部分,主要來自於「字體」的統一、「色彩」的統一以及「版式」的統一,透過這三大部分的統一,來建立簡報整體一致的風格與調性,而不是每張投影片各自爲政各拉各的調的廉價拼裝車。以下將針對三個部分來做更詳細的說明。
統一「文字」風格這部分,主要可以做的有三個點,第一步請先「脫掉」所有文字的外衣與裝飾,把所有原先針對文字所進行的各種設計,例如:「漸層」、「立體」與「陰影」等效果全部去除拿掉,讓文字回到最原先最純粹的狀態。
接下來建議把字體統一,一般來說越正式的簡報字體使用的越少,許多時候使用不會超過兩種字體。最後可以根據文字內容的「層級」,例如:「大標」、「小標」到「內文」等層次,依照文字的「大小」與「粗細」來建立相對應內容的「層次感」,是簡報中基礎卻也是相當重要的部分。
附帶一提,目前網路上懶人包簡報的字體選擇,以「黑體字」較多, Windows 電腦系統預設的黑體字為「微軟正黑體」,但可惜微軟正黑體粗細的變化性較少,建議可以另外下載這幾年很紅的「思源黑體」或是前陣子在網路上引起話題的「台北黑體」等等,不但都是免費的字體,而且字級的粗細變化上有更多的選擇性與層次性,在建立內容大小粗細的層次感時,會方便彈性許多。
統一「版式」風格這部分,主要有兩個重點,第一個藉由「輔助線」的規範,統一整份簡報的「版式」,讓每張投影片距離上下左右邊界的距離都是相同的。
第二個使用 SmartArt 工具本質上是一種將文字進行圖解化的過程,也一種對製作者來說極為省時省力的工具,但是在過程中最重要的概念是要「役物而不役於物」,不要被 SmartArt 所限制綁住了,你可以進一步的把 SmartArt 進行「拆解」與「變更形狀」,把樣式進一步的進行處理與運用(之前有上過江江阿樵實體講座或課程的朋友,應該會更明白我在說什麼,以及當中的秘訣),讓每一張投影片中的 SmartArt 幾何圖形風格能更趨於一致,例如下方可以發現我們盡可能的用「圓角矩形」貫穿整份簡報的每一個 SmartArt,這部分也是在使用 SmartArt 所需小心和注意的部分。
最後壓軸的重頭戲,在統一「色彩」風格這部分,前置作業的部分,當然是把原先簡報五花八門繽紛的配色全部去除,尤其是那些花花綠綠的 SmartArt,讓其回到原始的黑白狀態。
接下來請選擇出一個貫穿整份簡報的「主題色」,主題色可以是某種單色,也可以是某種「漸層色」,這邊因為簡報原本的簡報模版基底是綠色,因此在這邊主題色也就繼續採「綠色」作為主題色,但是為了讓簡報活潑吸睛更有變化性一點,所以最後選擇了一個綠色的漸層色作為主題色,搭配中性色(黑白灰),貫穿建立整份簡報的色彩調性與風格。
關於「漸層色」的部分,可以推薦「Fresh Background Gradients」或是「uiGradients」,這兩個網站都有非常多很美的漸層色提供你做參考與運用,不管在 Apple 蘋果的發佈會簡報又或是其他各大企業發佈會的簡報,你都可以找到許多漸層色彩的設計和運用,也推薦給大家。
(四)回歸基本面,關於內容的建議
前面的改造基本上都是針對簡報「設計面」的部分給予建議,但簡報是否能吸引人最關鍵的部分還是在於你的「內容」能否真的吸引你的觀眾,否則就像是一位外貌上很吸睛很吸引注意的人,但是卻缺乏相對應的氣質與內涵,一講話就破功,豈不是很可惜。
關於政策宣導型懶人包的內容,會特別建議針對「過去」、「現在」與「未來」三個部分為基礎,來做構思、延伸與強化,以案例「毒品危害防制修正」這份懶人包為例,像我這樣的死老百姓,可能就比較會想瞭解「為什麼要修正?」,是否過去的法條存在著什麼樣的漏洞與問題?或是哪個部分沒有與時俱進?我才能了解這次修法的原因,也唯有了解原因之後,才有可能進而支持這樣政策法律的修改與調整。
當瞭解了推出政策背後想要解決的困境與問題之後,我才會比較想大概暸解一下政策有哪些特色、牛肉與重點,也就是第二個「現在」的部分。以及最後還有時間的話,也可以說明這個政策「未來」的願景,是要帶大家走到哪?預計有什麼樣具體的目標與成效,這三個部分是政策宣導型簡報的內容發展的基礎與原型。
針對簡報內容建議的三大部分,如果懶人包是對一般社會大眾發布,我想其根本的目的就是爭取民眾對於政策的認識、認同到支持。因此為了達到這個目的,「過去」WHY 這個部分就顯德特別重要,唯有民眾瞭解政策推出的原因,以及政策背後想解決問題的迫切性、嚴重性與關聯性,民眾才有可能從瞭解到進一步認同支持政策。
(五)結論
以上分享了自己在調整設計簡報時,三個如何建立簡報「風格一致性」的概念與做法,讓簡報能跳脫「中華民國」美學,可以有一個更簡潔更吸睛的樣貌。
而政策簡報「內容面」的部分,也能以「過去」、「現在」與「未來」為思考基礎,來發展延伸自己簡報的內容,我們常說「內容為王」,讓簡報的內容可以讓民眾更有感更有共鳴,進而認同支持該政策的推行。
最後,必須說簡報設計並沒有什麼「標準答案」,也希望以上分享能對大家有些幫助,也歡迎大家跟我分享你不同的思考與做法。
(六)後記
最後談一下為什麼這份簡報的調整,並沒有加入任何的「視覺化」元素的部分,會這樣做主要有兩個原因:
(1)視覺化很花時間:老實說視覺化不管怎麼做都挺花時間的,從打開瀏覽器下關鍵字找圖開始,到最後在簡報軟體上進行排版,一張投影片認真排下來往往就要花上不少時間,但職場人士的時間往往是最有限最寶貴的,更何況照片圖示有時候還會有版權的問題,這是第一個原因。
(2)視覺元素無法完全詮釋政策法條內容:例如這幾年在簡報上很流行 Icon 圖示的添加與運用,但是運用的背後往往有其限制,像這樣宣導說明政策法條內容的簡報,如果你今天選擇了一個圖示符號來襯托呈現某一條法條的內容,但是該圖示符號的意義是否有代表性能概括該法條的意思,圖示符號是否有其局限性或是造成民眾誤判誤解的可能,這是背後必須考量的問題,因此基於這兩個理由,這份簡報的調整過程,並沒有加入任何的「視覺化」元素的部分。
我是Chuck,對簡報演講與資訊視覺化表達有濃厚的興趣與鑽研,也在不同的公司行號、政府機關與大專院校進行簡報相關主題的教學與分享,累積超過上百場的教學經驗,有這方面開課的需求,歡迎與我聯繫,用簡報談你所想傳你所愛。我的聯絡信箱:chuck30804@gmail.com