Bien grandir chez Pretto (on the tech side of the Moon)

3 ans de vie d’équipe et 0 turnover (🤞) : quels process pour y arriver ?

Et c’est pour cette raison qu’on n’a pas recruté Wendy : chez Pretto on veut faire grandir chaque membre de l’équipe et on investit chaque jour du temps pour ça.

Dans l’équipe Tech, on a mis en place un process qui commence à être bien rodé, chaque personne est suivie toutes les semaines de deux manières différentes :

• du temps de formation avec David (notre CTO préféré)
• du temps de suivi personnel avec moi (VP of Engineering)

Mais je ne suis pas ici pour vous détailler le fonctionnement de ces deux rituels. Je vais décrire ce par quoi nous les complètons deux fois par an, en janvier et en juin : les entretiens semestriels.

Des entretiens semestriels à l’objectif triple

• faire le point sur la progression de l’employé (autant sur ses capacités techniques que sur son développement personnel)
• décider ensemble des axes de progression à travailler
• ré-évaluer la place de l’employé dans l’entreprise et adapter les attentes en fonction

Le premier est plutôt rétrospectif : quelles sont les réussites, quels sont les échecs, est-ce que le collaborateur est au niveau auquel on l’attend ?

Le deuxième est très prospectif et collaboratif : si les attentes ne sont pas atteintes, le manager et le managee construisent ensemble les axes de progression et les actions à mener pour se remettre au niveau attendu. Et au contraire, si l’employé est au-dessus de ce que l’entreprise attendait de lui, ils se mettent d’accord sur les prochaines étapes et les nouvelles attentes.

Ce “niveau des attentes” dont je parle correspond à un niveau dans notre grille d’évaluation, nous en avons aujourd’hui 5 différents :

- Junior
- Expérimenté
- Senior
- Lead
- Staff

Un niveau ne correspond pas à un nombre d’année d’expérience mais à des capacités traduisibles par des attentes particulières sur une liste de points. On parlera plus en détails de la grille plus loin, mais pour donner l’esprit, par exemple on attend d’un junior qu’il anticipe les effets de bord sur ses propres développements là où un senior devra anticiper les conséquences des évolutions sur l’ensemble de la stack.

Le process de préparation

Le process se passe en plusieurs étapes:

• une auto-évaluation de l’employé
• un 360° mené par le manager
• puis l’entretien en lui même

Chaque étape du process utilise le même support, notre “grille d’évaluation”.

Notre support d’entretien : “la grille”

Nous avons articulé notre grille d’évaluation autour des 4 valeurs de l’entreprise :

Exigence, Responsabilité, Humilité, Bienveillance

Chaque valeur est séparée en 4 ou 5 points, eux-mêmes divisés en plusieurs questions, par exemple :

Exemple de case (dans la catégorie Exigence)

Dans la grille, sur chaque point il y a une case “note”, elle est comprise entre 1 et 5 :

• 1 : alerte managériale
• 2 : point de progression
• 3 : à la hauteur des attentes
• 4 : au-dessus des attentes
• 5 : point exceptionnel

Les notes sont un indicateur de la position de la personne : plus l’expérience est élevée, plus les attentes sont hautes. Si l’employé a toutes ses notes au-dessus de 3 à la fin de l’entretien, c’est un signe qu’il faut le faire progresser et attendre plus de lui.

L’auto-évaluation

Une semaine avant l’entretien, le manager envoie la grille vierge à son managee en lui demandant de s’auto-évaluer.
Le but est que chacun ait bien en tête quels seront les points qui seront discutés, d’avoir eu le temps d’y réfléchir pour trouver des illustrations sur les différents points.

Cette auto-évaluation est également un très bon outil pour détecter d’éventuels problèmes de communication du quotidien. S’il y a de grosses différences entre ce que le manager et le managee pensent, il faut absolument que le manager se remette en question pour transmettre plus de feedback au fil du temps.

Surprendre son managee pendant un entretien semestriel, c’est avoir commis une faute de management.

Le 360°

Exemple de 360 réussi

De son côté également, le manager prépare l’entretien. Pour cela, avec la même grille comme support, il va aller chercher du feedback auprès de 3 ou 4 personnes ayant travaillé avec l’évalué au cours des 6 derniers mois.
L’idéal est de diversifier les profils pour avoir une vision la plus large possible de la manière de travailler de l’employé : pas uniquement des devs pour les devs, mais également de gens avec qui il a eu une interaction un peu plus lointaine ou plus ponctuelle.

Par exemple pour François H. (dev fullstack responsable des outils internes) j’ai demandé du feedback à 4 personnes :
- Renaud (avec sa casquette CPO)
- David (CTO)
- Sylvain (dev front)
- Flavio (manager de l’équipe commerciale — utilisatrice des outils internes)

Le choix des personnes à questionner est généralement proposé par le manager et validé par le managee, l’idée est surtout de ne pas cacher qui fait les retours.
La personne évaluée peut d’ailleurs proposer des collaborateurs pour l’évaluer : elle est la mieux placée pour savoir avec qui elle a travaillé.

On peut demander à moins de personnes pour gagner du temps, mais le risque est de rendre plus facilement identifiable la personne qui a fait un retour particulier— et en conséquence rendre les feedbacks moins spontanés ou plus consensuels.

Spreadsheet de notes pour les 360

Pour effectuer mes entretiens 360, je compte environ 20–30 min par personne et déroule la grille en cherchant à creuser chaque point : je lis les points de la case, demande une note, reprends chaque point un par un en demandant d’étayer et en cherchant à obtenir à chaque fois que c’est pertinent des exemples concrets. Mon objectif est d’aller chercher les axes de progression que je n’arrive pas à repérer au quotidien, ils ne sont pas forcément énoncés spontanément par les pairs de la personne évaluée.

J’utilise un Google Spreadsheet avec un onglet par managee, une colonne par personne à qui je demande du feedback et une ligne par point à évaluer.

Une fois le 360 effectué, je fais une synthèse et prépare les points à dérouler pendant l’entretien. J’en profite pour lisser les notes (certains sont naturellement plus sévères que d’autres).

Le déroulé de l’entretien

Une fois que tout est prêt, on s’assoit ensemble et on déroule. On parle des points un à un, on se met d’accord sur ce qui est positif, sur ce qui l’est moins, on note tout et on archive pour pouvoir relire à chaque fois que ce sera nécessaire.

Phases de l’entretien :
1 - Bilan général du semestre
2 - Déroulé de la grille
3 - Discussion sur les points à améliorer
4 - Définition des objectifs pour le semestre à venir
5 - Conclusion de l’entretien

L’entretien va influencer les 6 mois suivants, on va suivre ensemble les points d’amélioration et les nouvelles attentes au quotidien pour faire progresser le managee vers l’étape d’après.

Conclusion

Jusqu’à présent je vois plusieurs bénéfices à ce process :

• C’est efficace pour faire progresser l’équipe
• Ça permet de rendre objective la progression des gens : le manager ne peut pas tout voir tout seul

La grille et le process sont mouvants, nous les adaptons au fur et à mesure de ce que nous testons et je suis très preneur de tout commentaire sur notre manière de faire, nous aimons nous améliorer !

Je sais par exemple qu’en juin, j’essayerai d’envoyer un résumé des notes de 360 en amont. Mon objectif est que l’évalué puisse se préparer et digérer d’éventuels points d’amélioration, je veux voir si ça permet d’avoir des discussions un peu plus réfléchies et dépassionnées.

Merci de m’avoir lu jusque là.

PS : on recrute, venez ! https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/pretto/jobs