“ Porque para nós pessoas não são só números”

Quantas vezes você já ouviu uma empresa emitindo esse discurso?

Melhor que essa somente a “ somos todos uma família” hehehehe

O fato é: mesmo que se deseje realmente manter um excelente ambiente, todo negócio depende de resultados para se manter sustentável, é isso que garante a sobrevivência de qualquer empresa.

No entanto, você acredita que o controle de indicadores individuais seja a melhor maneira de medir o alcance desses resultados?

Fayol, fundador da teoria clássica da administração em 1916, acreditava na gestão por comando e controle, os funcionários se tratavam de meros recursos gerenciados como máquinas.

Após 1929 nasce a Teoria das Relações Humanas onde se percebe que o grande desafio da Teoria Clássica é que pessoas não são máquinas, e problemas não poderiam ser resolvidos com simples substituições de “peças”. Foi compreendido então que as pessoas são o ativo mais importante de uma empresa e que “chefes” deveriam passar a ser “líderes”.

No entanto, o sistema de hierarquia se manteve forte e presente.

Hoje boa parte das empresas atuam nesse modelo de gestão, que apesar de reconhecer o funcionário como indivíduo, ainda gera ambientes de competição de maneira pouco saudável.

Porque essa maneira de controle não é a mais eficiente?

Vamos imaginar que você virou melhor amigo do Neymar, e como ele gosta muitoooo de você, resolveu te dar um super presente de natal.

Entrou em contato com a concessionária e comprou o melhor carro disponível para você, uma Lamborghini Aventador LP 740–4, que faz de 0 a 100 km em apenas 2,9 segundos, o carro consegue chegar a 350 km/hora.

Lamborghini Aventador LP 740–4

Uallllll que tudo né? Agora ninguém te alcança.

Só que tem um detalhe, você vai andar com ele no trânsito de São Paulo às 17h.

E aí você vai conseguir usufruir de toda aquela potência? Melhor, a potência do carro realmente vai te fazer andar mais rápido?

É isso que acontece quando temos excelentes pessoas em um fluxo ineficaz: não importa o quanto essas pessoas corram, enquanto houver gargalos isso não vai fazer com que a entrega ocorra de maneira mais rápida.

Portanto, o ponto principal não é medir a velocidade em que o indivíduo entrega, mas sim a velocidade que seu fluxo é capaz de entregar.

E agora quem poderá nos ajudar?

Se você chegou até aqui deve estar se perguntando: Tá, então o que eu faço? Quais métricas vou usar ? Como vou ser mais eficiente?

Começando por métricas, essas são as mais utilizadas na hora de medir o fluxo:

• Vazão média (throughput): é a quantidade de entregas que o seu time consegue realizar ao final de um período podendo ser diário, semanal, quinzenal ou mensal;
• Lead Time: é o tempo que sua unidade de trabalho leva para cruzar seu fluxo de uma ponta à outra, isso ajuda a saber a média de tempo que cada unidade de trabalho leva para ser concluída;
• Cycle Time: é o tempo que está sendo consumido em uma das etapas do seu fluxo de trabalho ou em um conjunto de etapas;
• Trabalho em Processo (WIP): é a capacidade produtiva do seu fluxo ou de cada etapa do seu processo. Por exemplo, se a capacidade máxima de unidades de trabalho em determinada etapa do seu fluxo é de 2 unidades, então seu limite de WIP nessa etapa é 2.
• Taxa de eficiência do fluxo: sabemos que dentro de um fluxo de trabalho uma unidade de trabalho não está sendo executada 100% do tempo, existem esperas entre uma etapa e outra e eventualmente bloqueios. Para calcular a taxa de eficiência de um fluxo somamos o tempo médio gasto em cada uma das etapas em que a tarefa está de fato sendo executada (é o que chamamos de touch time) pelo tempo médio total que a tarefa leva para atravessar todo o fluxo de trabalho (Lead Time). O resultado dessa equação é a taxa de eficiência do fluxo, quanto maior a eficiência menos espera entre etapas e bloqueios o fluxo possui. Taxa de eficiência = touch time / lead time.

E como otimizar meu fluxo?

Existem várias formas de gerenciar e acompanhar o fluxo, mas aqui segue algumas dicas bem simples:

• Observe se o fluxo possui “trabalho invisível” — visualize seu fluxo de trabalho e verifique se todas as etapas de trabalho estão realmente descritas. Algumas vezes na busca de simplificar as coisas acabamos agregando muitas atividades em uma única etapa, isso torna aquela etapa mais custosa e pode gerar gargalos, uma boa prática é definir uma etapa cada vez que a tarefa troca de mãos (de pessoa ou equipe) seu fluxo deve evoluir constantemente e ser ajustado de acordo com o necessário;
• Análise constantemente seu fluxo — dessa forma você vai conseguir identificar onde gargalos estão se formando e atuar de maneira pontual para corrigir possíveis desvios;
• Realmente limite o WIP — o senso comum pode nos fazer pensar que quando fazemos varias coisas ao mesmo tempo estamos sendo mais produtivos, quando a realidade é exatamente o oposto. Quanto mais trabalho está em curso mais tempo cada uma das tarefas irá demorar para ser concluída, é muito importante respeitar o limite de WIP.
• A lei de Little — Lei de Little foi apresentada por Dr. John Little em 1961, ela é um teorema sobre a teoria das filas e prova como foi falado na dica acima que quanto mais trabalho está sendo realizado ao mesmo tempo maior é o Lead time. Ela pode auxiliar gestores na previsibilidade de um fluxo (IMPORTANTE: a Lei de Little de fato poderá auxiliar na previsibilidade desde que seja um sistema estável, com WIP gerenciado e com taxas de entrada e saída também estáveis, com um longo tempo de gerenciamento) A equação é realizada desta forma:

A implementação do controle de fluxo pode ser um pouco complexa inicialmente, porém certamente irá trazer benefícios e elevará seu time a outro patamar de produtividade. Além de ser mais eficiente trás pontos positivos como a melhoria de processos, aumento de colaboração entre a equipe, e um objetivo compartilhado. Um time unido é muito mais forte!