Como utilizar os documentos de contratos no Procfy

A gestão de contratos vai auxiliar-lo na geração e organização dos seus documentos jurídicos.

O vídeo abaixo explicada de forma detalhada o funcionamento dos contratos.

Conteúdo descritivo do vídeo:

Sou a Sara, narradora oficial da Procfy, gerada por inteligência artificial e vou ajudar você a compreender o funcionamento da "Gestão de contratos".

Primeiramente vamos configurar nosso modelo de contrato padrão.

No menu do perfil do usuário, acessamos a opção "Documentos".

Na aba "Contratos", veja que o sistema oferece alguns modelos prontos para você utilizar.

Modelos de exemplo fornecidos pelo Procfy.

Vamos verificar um desses modelos para conhecer a elaboração destes documentos.

Os contratos são utilizados para formalização dos serviços prestados pela sua empresa, pessoa ou fornecedores, é de suma importância que você utilize modelos fornecidos por profissionais da área jurídica, de acordo com a sua necessidade.

O modelo de contrato configurado aqui, poderá ser utilizado para todos os seus contatos.

Exemplo de um modelo de contrato pronto do Procfy.

A elaboração de um contrato modelo no Procfy, tem como base a formatação do texto, contendo os títulos e parágrafos das cláusulas contratuais. O interessante aqui, é que você pode adicionar variáveis que servirão para automatizar o preenchimento com base nas informações inseridas nos dados dos seus contatos e da sua empresa.

Para aplicar uma variável basta digitar o arroba (@) no seu teclado, que o sistema apresentará as variáveis disponíveis.

Exemplo de variáveis para confecção de contratos no Procfy.

O nome da variável irá orientá-lo no resultado desejado. Por exemplo: A variável "Minha Empresa", irá preencher automaticamente o nome da empresa cadastrada nas configurações da sua empresa. Outro exemplo: A variável “CPF CNPJ Cliente”, irá preencher a informação cadastrada nos dados do seu contato. Vamos verificar este resultado na prática?

Acessando os dados de um contato qualquer do seu catálogo, clique no menu dos 3 pontinhos e em seguida gerar contrato.

Anexando documentos aos contatos no Procfy.

Após acessar a geração de contrato, devemos escolher o modelo do contrato a ser aplicado ao contato informado. No meu exemplo, vou simular a aplicação do meu modelo de contrato de prestação de serviços a um cliente qualquer.

Após escolher o modelo, o sistema irá preencher as variáveis conforme os dados disponíveis no cadastro do cliente.

O Procfy preenche os dados do contrato automaticamente conforme os dados do cliente.

Caso a variável esteja vazia, ou seja, não possui o dado cadastrado, o sistema irá substituir por um campo de "input" automaticamente, para que você possa informá-lo manualmente.

Vejam que algumas informações não são preenchidas por variáveis, pois são relativas ao acordo realizado entre as partes, como é o caso da Cláusula 7 do nosso modelo, que informa o valor e as condições de pagamentos do acordo.

Exemplo de dados que precisam ser preenchidos na geração dos contratos.

Neste caso vou informar os valores acordados, bem como as demais informações que necessitam ser preenchidas.

— — — Preenchendo os dados do contrato — — -

Após conferir os dados e preencher as informações necessárias, vou salvar o documento para que o mesmo fique anexado no contato do meu cliente.

Marcar esta opção para que o contrato fique anexado (salvo) no contato.

Também é possível imprimir o contrato ou salvá-lo em PDF no seu computador.

Imprimindo ou salvando em PDF um contrato gerado.

Ao retornar para o contato, vejam que o contrato foi anexado ao cliente, como é apresentado na demonstração. O mesmo ainda pode ser excluído ou editado.

Retornando para os modelos de contrato, é importante frisar que os modelos fornecidos pelo Procfy, são apenas sugestões.

Todos os modelos podem ser editados conforme a sua necessidade.

Agora que compreendemos a confecção dos documentos de contratos vamos produzir um novo modelo do zero para entender ainda melhor, o funcionamento das variáveis e do campo de input.

Para criar um novo modelo, basta clicar no botão “mais” no canto superior direito da tela.

Eu tenho aqui um modelo de contrato de “comodato de equipamento de informática” pronto e formatado no Google Docs, para me guiar na produção do meu modelo no Procfy.

Utilize ferramentas como o Google Docs para servir como guia na elaboração dos seus documentos de contratos no Procfy.

Primeiramente vou copiar todo o conteúdo e colar no Procfy. Ao fazer isto, vejam que o documento perde a formatação que existia na ferramenta anterior.

Colando as informações do Google Docs para o Procfy. Necessário formatar o texto.

Isto é comum por que são ferramentas diferentes, portanto vou iniciar a formatação do documento para que fique dentro do padrão que desejo.

Após formatar o documento, vou iniciar a inclusão das variáveis das informações que meu contrato necessita.

Formatação do documento realizada no Procfy.

Vale ressaltar que as variáveis serão aplicadas conforme os dados cadastrados no sistema. Uma dica aqui, é utilizar o campo de input para as informações que não possuem no sistema ou para as informações que são relativas.

— — — Aplicando as variáveis e campos de input no contrato — — -

Já identifiquei e apliquei todas as informações que desejo o preenchimento automático.

Pronto! Meu modelo está concluído e agora vou dar um nome para ele.

É possível também adicionar uma descrição que pode ser também uma observação!

Exemplo de cabeçalho no contrato.

Se for utilizar o cabeçalho, é importante que você anexe o logotipo da sua empresa. Esta opção está disponível lá no cadastro da sua conta.

Espero que este vídeo tenha ajudado você a compreender melhor a gestão de contratos do Procfy. Até a próxima!

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Caso não esteja conseguindo, apesar das instruções acima, chame um dos nossos atendentes pela WhatsApp.