DesignOps - Từ ý tưởng đến hiện thực
Hay câu chuyện chúng tôi đã làm DesignOps tại VinID như thế nào.
1. Hoàn cảnh tạo nên quyết định
Ở thời điểm đầu năm 2020, khi tôi mới bắt đầu công việc tại VinID, bộ phận Product Design lúc đó có tới 23 người: 1 Head of Design, 6 UX Designer, 10 UI, 3 UX Writing và 3 Artist. Xuất thân vốn chỉ làm trong những team thiết kế 3–4 người đổ lại, thì đây thực sự là một ấn tượng mạnh bởi vì tôi chưa từng nghĩ có sản phẩm nào ở VN có thể có team thiết kế đông như vậy.
Đội ngũ lớn tương đương với nguồn lực đủ mạnh để có thể triển khai nhiều sản phẩm với tốc độ thần tốc. Nhưng đội ngũ lớn cũng đồng nghĩa với việc phải đối mặt với nhiều vấn đề mà một nhóm nhỏ sẽ ít khi phải đối mặt: thiếu kết nối thông tin giữa các nhóm chức năng, bất đồng về cách làm việc, cũng như sai khác phong cách thiết kế ngay trong cùng một sản phẩm.
Với mong muốn tối ưu lại tất cả quy trình làm việc của team Product Design, giảm bớt hàng chục giờ đồng hồ mỗi tháng phải đi hỏi han tranh cãi và thống nhất lại với nhau những việc đã từng xảy ra rồi, cũng như giúp người mới có thể nhanh chóng làm việc, các Leader quyết định nghiên cứu thành lập chuyên môn Design Operations.
Nếu team của bạn gọn nhẹ và làm việc với nhau hiệu quả, hãy cứ tối ưu hoạt động sẵn có. Còn nếu team khó kiểm soát, mất nhiều công sức vào những việc râu ria (ví dụ như hỏi han và tranh cãi), thì có thể đây là lí do thích hợp để các bạn thử làm DesignOps.
2. Chọn điểm bắt đầu
Với zero kinh nghiệm, UI Lead và tôi bắt đầu bằng việc tìm và đọc các tài liệu viết về DesignOps có trên thị trường. Vì chuyên môn này khá mới mẻ trên thế giới nên lượng tài liệu không nhiều, nhưng bạn vẫn có thể dễ dàng tiếp cận những bài viết của các tập đoàn lớn như NNGroup, InVision, Spotify,...
Càng đọc nhiều chúng tôi càng nhận ra rằng, từ kiến thức đến vận dụng thực tế thật khó khăn. Một tập thể 200 người có cách tổ chức chuyên môn và công việc khác với một tập thể 20 người, nên chắc chắn các vấn đề gặp phải cũng sẽ khác nhau. Những tài liệu viết dựa trên kinh nghiệm của họ, sẽ không thể áp dụng được 100% với team tôi. Lúc này, điều quan trọng nhất là phải chọn lọc được những gì mình có thể làm.
Chúng tôi vẽ ra một bảng lớn tổng hợp tất cả các vấn đề mà team đang gặp phải, sắp xếp theo mức độ ảnh hưởng từ cao đến thấp, rồi nhặt ra các nhóm nội dung dự tính làm được trong thời gian thử nghiệm là 6 tháng. Sau một thời gian cân đo cẩn thận, những nội dung đã được chọn là:
- Toolset (Công cụ và hệ thống)
- Collaboration Framework (Quy trình phối hợp giữa các bộ phận)
- Quality Control (Quy trình tối ưu chất lượng thiết kế)
Hãy bắt đầu từ vấn đề nổi cộm trong team của bạn, nếu cải thiện được sẽ cho hiệu quả nhiều nhất. Ví dụ nếu team gặp khó khăn trong việc đưa người mới vào làm việc thật nhanh, hãy tập trung xây dựng quy trình Onboarding. Nếu nhân viên chưa có định hướng phát triển, hãy xây Career Path.
3. Tập trung hướng mục tiêu
Chốt được những việc cần làm rồi thì phần còn lại sẽ nhẹ đầu hơn rất nhiều. Chúng tôi vận hành như một dự án bình thường: lên kế hoạch chi tiết, thuyết trình lại cho cả team cùng nắm được mục đích, và tập trung vào thực hiện. Khi đã tách nhỏ các vấn đề ra được task cụ thể, thì công việc không còn khó khăn nữa, mà chỉ nhiều thôi.
Trong suốt tháng 6/2020, với tôi là nhân sự tập trung 100% và hai nhân sự kiêm nhiệm khác, nhóm DesignOps mới thành lập đã bước đầu đạt được nhiều thành quả.
Bằng việc thu thập và đào sâu hơn về những khó khăn của Designer cũng như của các phòng ban cần phối hợp, nhóm đã hoàn thiện lại rất nhiều tài liệu như: Quy trình đặt hàng thiết kế, Mô hình hoạt động của một Design Squad, Design Handoff — Hướng dẫn sử dụng file UI,… Những tài liệu này được phát hành tới tất cả các bộ phận sản phẩm, giúp team Product Designer cũng như PO, Dev, QC có một cách làm việc thống nhất hơn, tránh sự va vấp.
Một sản phẩm lớn khác đã được ra đời sau hơn 2 tuần làm việc gần như toàn thời gian, đó chính là VinID Design Hub: Một trang web tổng hợp lại cấu trúc, thiết kế, cách sử dụng của từng component trong VinID Design System. Chúng tôi thực sự tự hào vì đứa con tinh thần này đã trở thành một nguồn dữ liệu lớn cho toàn bộ sản phẩm, góp công cải thiện cho cả 3 mảng Toolset, Collaboration và Quality Control.
Khi đã có mục tiêu, hãy nghiêm túc tập trung thực hiện nó, đừng để công việc bị dây dưa mãi không hoàn thiện. Những thành quả ban đầu, dù nhỏ nhặt, cũng sẽ giúp bạn phấn chấn hơn và nhìn rõ hơn con đường phía trước.
4. Muốn đi xa, thì đi cùng nhau
Sau khi đạt được một vài mục tiêu trong kế hoạch, cũng là lúc chúng tôi dừng lại để đánh giá quá trình đã qua. Hơn 1 tháng hoạt động, lượng tài liệu và quy trình mà nhóm đóng góp cho team Product Design không phải là ít. Các thành viên trong team đều công nhận sự nhiệt tình này, nhưng chưa thể nhận xét được một cách rõ ràng rằng liệu nhóm DesignOps đã giúp công việc của họ tốt lên chưa.
Ở thời điểm này, việc bố trí nhân lực tập trung 100% cho công tác DesignOps chưa thể tạo ra giá trị nhìn thấy được đối với sản phẩm. Để các thành viên có thể đồng điệu được về thiết kế và nhịp nhàng được về quy trình, thì còn phải phụ thuộc vào quá trình thích nghi của mỗi cá nhân, chứ không phải cứ có người đi theo sau hò là thay đổi ngay được. Do vậy UI Leader đã đi đến quyết định không để DesignOps là một chuyên môn toàn thời gian nữa, mà sẽ cắt nhỏ ra thành các trách nhiệm cụ thể.
10 mảng trách nhiệm được lập ra. Mỗi cá nhân trong team UI sẽ nhận lấy một trách nhiệm thuộc phạm vi DesignOps. Vừa là người hiểu khó khăn, vừa là người làm, vừa là người áp dụng; chúng tôi tin rằng mỗi thành viên sẽ đào sâu hơn và đi cùng trách nhiệm này tốt hơn là chỉ một người kiêm nhiệm tất cả.
Đừng chờ cả một thời gian dài rồi mới nhìn lại, hãy đặt ra cho mình các cột mốc để kiểm tra xem các việc mình làm có thực sự tạo ra thay đổi không. Hãy đảm bảo phát triển theo một nhịp độ cả team có thể theo được, chứ đừng nên mạnh ai nấy bước.
5. Leo núi là hành trình nhiều chặng
Kết thúc năm 2020, bước sang đầu năm 2021 là chúng tôi đã hoàn thành 6 tháng thí điểm công tác DesignOps. Giờ team Product Design đã có quy trình làm việc phối hợp đầy đủ hơn xưa, các thành viên giờ đã có chung quy chuẩn thiết kế để làm theo, chung tiêu chuẩn để review trước khi handoff, và chung ngôn ngữ để hỏi đáp khi có trục trặc xảy ra. Có thể coi đây là thành công của một trong những nhóm DesignOps đầu tiên tại Việt Nam.
Tuy vậy, sau khi các hoạt động xây dựng nền móng đã hoàn tất, là đến thời điểm tăng gia sản xuất. Các mảng trách nhiệm thuộc DesignOps được giảm khối lượng xuống mức vận hành và duy trì, để các thành viên team UI tập trung hơn vào phát triển sản phẩm.
Còn chúng tôi, tiếp tục tiến tới mục tiêu tiếp theo, lớn hơn và thách thức hơn nữa: tìm cách đo đạc được hiệu quả của những việc chúng tôi đã và đang làm. Chỉ khi nào gọi tên được, định nghĩa được công thức và trình bày được những con số về độ hiệu quả này, chúng tôi mới có thể thực sự khẳng định được vị thế của DesignOps trong sản phẩm VinID cũng như trong ngành thiết kế sản phẩm ở Việt Nam.
Xây dựng xong, còn cần phát triển. Áp dụng xong, còn cần đo đạc. Đừng để DesignOps trở thành đứa con rơi rớt hoặc đầu thừa đuôi thẹo bạn nhé. Tuy nhiên hành trình không phải một sớm một chiều, hãy dành thời gian để học hỏi thêm và quay lại sau nếu bạn bị mắc kẹt quá lâu.
Câu chuyện của chúng tôi, không ngắn cũng chẳng quá dài, hi vọng sẽ giúp ích phần nào cho các cá nhân hoặc tổ chức đang tìm hiểu về DesignOps ;)
