Organize File ยังไงให้ Efficient? เคล็ดลับการเพิ่ม Productivity [The Second Brain 🧠2️⃣ EP 2]
ความเดิมตอนที่แล้วได้พูดถึง Productivity & Personal Knowledge Management Technique ที่ชื่อว่า The Second Brain ในมุมของการ Organize files, notes, documents, slides, to-dos, assets ทั้งหมด ที่ถูกเก็บในที่ต่าง ๆ โดยให้ทุกที่แบ่งหมวดหมู่เหมือน ๆ กันเป็น 4 Categories ได้แก่
- 🧳 Projects
- 🏠 Areas
- 💡 Resources (สำหรับอันที่ คราวที่แล้วน่าจะจำคำผิดเป็น Knowledge แต่ความหมายก็อย่างเดียวกันนั่นแหละ จึงขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วยครับ)
- 🗄 Archives
ซึ่ง Main Idea สำคัญก็คือทั้ง 4 หมวดจะเรียงจากอะไรที่มัน Actionable มากไปน้อย เพราะงั้น Priority ส่วนใหญ่ก็มักจะเรียงตามนั้นด้วย แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าของเหล่านี้จะเปลี่ยนหมวดไม่ได้นะ ตรงกันข้าม เมื่อเวลาผ่านไป ของต่าง ๆ ควรจะถูกย้ายหมวดไปเรื่อย ๆ เพราะถ้าโปรเจ็คไหนที่ไม่มีวันจบ และอยู่ตรงนั้นตลอดไป ไม่ได้ถูก Archive ซะที นั่นก็แสดงว่าโปรเจ็คนั้นไม่ใช่โปรเจ็คจริง ๆ (อย่างน้อยก็ใน Definition ของ The Second Brain) หรือของที่ถูกเก็บในหมวด Resources แล้วไม่ได้ถูกหยิบมาใช้ใน Projects หรือ Areas เลย สุดท้ายก็เป็นขยะ Digital ดี ๆ นี่เอง 🍕
คิดมากทุกครั้งที่ต้อง Add ของใหม่ทำไงดี?
ซึ่งพอเราแบ่งหมวดหมู่ดังนี้แล้ว ถามว่าเวลามี Information ใหม่เข้ามา ตอนแรก ๆ ผมเองก็แอบเกร็งนิดนึงนะเวลาจะต้องจดอะไรก็ตามว่าตูจะต้องเอามันไปใส่ Folder ไหนดีว้า จะสร้างเป็น Project ใหม่หรืออย่างไรดี ซึ่งอาการ Paralysis ดังกล่าวก็น่าจะ Classic พอสมควร เพราะเห็นเพื่อน ๆ หลายคนก็เป็นกัน เขาเลยแนะนำว่าตอนเพิ่มของ ถ้านึกออกว่าต้องใส่ช่องไหนทันทีก็ให้ใส่ แต่ถ้าเริ่มรู้สึกว่าต้องไหลเวียนเอาเลือดไปเลี้ยงสมองพอสมควรเวลาต้องคิด หรือสมมติกำลังรีบจดไอเดียขณะยืนฉี่อยู่ กำลังต้องใช้สมาธิไปด้วยแล้วไม่ค่อยสะดวก ก็ให้ยัด ๆ ใส่ Parent Folder ไปก่อน แล้วค่อยไปจัดการทีหลัง ซึ่งผมว่าก็เวิร์คดี เพราะเราควรเป็นนาย ไม่ใช่ทาสของระบบที่สร้างขึ้น ⛓
สำหรับปรัชญาในการเลือกใส่ เขาเน้นให้จับกลุ่ม Based on Project เพราะจะทำให้ช่วย Connect The Dot ได้ง่ายขึ้น เช่น สมมติเราไปเจอ UI Design Inspiration แทนที่จะใส่เป็น Folder กว้าง ๆ แบบโฟลเดอร์รวม Design Inspiration ซึ่งไม่รู้ว่าชาตินี้จะได้เผยอหน้ากลับมาดูเมื่อไร ก็ให้จับใส่โปรเจ็คที่น่าจะเกี่ยวข้องไปเลย เช่น ถ้าเรากำลังทำ App Mobile Banking อยู่ แล้วตัว Inspiration อันนี้มันน่าจะเอาไปใช้กับโปรเจ็คแอปนี้ได้ ก็ให้ใส่โฟลเดอร์ของโปรเจ็คนั้นไปเลย เป็นต้น
Weekly Review
เขายังแนะอีกว่าให้มี Weekly Review Routine ที่แบบมานั่งดู ๆ โน้ตของเรา แล้วทำการ “Reconsider & Rearrange” ของของที่อยู่ข้างใน ไม่ว่าจะเป็นการจัดของใส่กล่องที่มันควรจะอยู่ Archive ของที่ไม่ใช้แล้ว จัดลำดับความสำคัญใหม่ Eliminate สิ่งที่ไม่สำคัญ และรวมไปถึงการ Go Through Process ในการ “ย่อย” ซึ่งเป็นอีกแง่มุมนึงของ The Second Brain ที่ผมว่า Wow มากเหมือนกัน จะ California Wow ยังไงไว้จะขออนุญาตเอามาเล่าวิธีละเอียด ๆ ใน Part หน้านะ
ก้าวแรกที่คุณคู่ควร
ทีนี้พอเล่ามาขนาดนี้ บางคนส่ายหัวเลยว่า โอ่ย! ไม่รู้จะเริ่มยังไง เพราะมันเดิมที่เก็บกระจัดกระจายอยู่เต็มไปหมด ซึ่งก็เป็นอีกปัญหานึงที่ผมเป็นตอนแรก ๆ จะแนะว่าให้ลอง List รายชื่อ Project ที่รันอยู่ในขณะนี้ขึ้นมาก่อน แล้วแยกอันที่ค่อนข้าง Active สร้างเป็น Folder ย่อย ๆ แล้วยัดเข้าไปใน Folder Projects ก่อน เพื่อทำการเตรียมยัดของสำคัญ (ในตอนนี้) ใส่ หลังจากนั้นค่อย ๆ โยนของจาก Project นั้น ๆ ใส่ในกล่องที่ควรจะเป็นซะ อะไรที่รก ๆ อยู่ตาม Desktop บ้าง My Documents บ้าง Folder Download บ้าง แต่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็คนั้น ๆ ก็ยัดใส่ซะ อย่าลืมว่าทุกอย่างไม่ต้องรวมอยู่ที่เดียวก็ได้นะ อาจจะอยู่ Google Drive บ้าง Dropbox บ้าง อยู่ในเครื่องบ้างก็ไม่เป็นไร อย่าไปซีเรียส ถ้าอันไหนเป็น Shared Folder ที่ใช้ร่วมกับเพื่อนในทีมก็อาจจะสร้างเป็น Shortcut แทนแล้วยัดใส่เข้าไป สุดท้ายขอให้ Folder Structure ใหญ่ ๆ ของทุกที่มันเหมือนกันก็พอ ส่วนของที่อยู่นอกเหนือจากนั้น เอาจริง ๆ ถ้าผมมีเวลาแบ่งใส่กล่องคร่าว ๆ ได้ก็แบ่งให้เป็นระเบียบแค่ประมาณนึง แต่ถ้าขี้เกียจก็จะรวม ๆ ใน Folder แล้วตั้งชื่อโง่ ๆ แบบ Chornological เช่น Desktop Backup 2022/12/21 หรือแบบ 2021 Q1 Projects เป็นต้น (ใครนึกท่าที่ดีกว่านี้ออกก็แนะนำได้นะครับ) แล้วทั้งหมดก็คือยัดใส่ Archives ไปเลยไม่ต้องกลัว ของที่อยู่ใน Archives ถ้ามันจำเป็นจริง ๆ Search เอายังไงก็เจอ สุดท้ายแล้วเราไม่ได้ Delete ทิ้งซักกะหน่อยเบบี๋
ในการตั้งชื่อ อันนี้ส่วนตัวนะ พยายามเน้น Keyword ในการ Search มากกว่าที่จะพยายามนั่งประดิษฐ์คำสวย ๆ ที่ดูเป็นระเบียบ จะทำให้ใช้งานง่ายกว่า ให้นึกว่าอันนี้คือเราพยายามสร้างสมองที่สอง หรือ “The Second Brain” ของเราจริง ๆ ที่เน้นความ Practical เป็นหลัง ไม่ใช่แค่ตู้เก็บเอกสารสวย ๆ ความสวยงามเป็นเรื่องปรุงแต่ง สำคัญคือเอาท่าที่ Recall ได้เร็วที่สุดก็พอ (แต่อันนี้ก็แล้วแต่ความชอบของแต่ละคนแหละ)
คิดว่าใครทำตามถึงตรงนี้ ต่อให้อาจจะรู้สึกว่าระบบยังไม่เข้าที่ (ซึ่งผมก็ยังรู้สึกจนถึงทุกวันนี้) จะยังเป็น WIP หรือยังใช้งานไม่ค่อยคล่องยังไงก็แล้วแต่ แต่อย่างน้อยก็น่าจะช่วย Force ให้เราได้คิดถึง Activities หรือ Information ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในชีวิตแบบ Day-to-day ในมุมที่จัดงานกับมันได้ง่ายขึ้น หรือสำหรับบางคนอาจจะลามไปถึงการช่วยให้คิด Prioritize ของของที่ต้องโฟกัส ณ ขณะนี้ ซึ่งก็ถือเป็นคุณูปการอันยิ่งใหญ่แล้ว
สำหรับ The Second Brain E.P. 2 ก็ประมาณนี้ครับ หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อน ๆ ครับ ถ้าคิดว่ามีคนที่มีปัญหาเหมือนคุณก็ฝากลอง Share ต่อด้วยนะครับ 🤷♂️ แล้วเดี๋ยวคราวหน้าจะมาต่อในเรื่องว่า หลังจาก Setup Folder Structure แล้วยังไงต่อ สวัสดีครับ!
[The Second Brain Series 🧠2️⃣ — EP 1 || EP 2]
