Bagaimana OKR Membantu Tim untuk Mengelola Diri
Artikel ini adalah translasi dari artikel orisinal dalam bahasa Inggris: How OKR Enables Teams to Self-Manage.
Christina Wodtke, seorang penulis, profesor, dan pembicara yang mengajarkan teknik membentuk tim dengan performa yang tinggi, pernah menguraikan tiga pekerjaan manajemen produk dalam tulisannya:
Kami merasa tiga pekerjaan di atas bukan hanya seputar manajemen produk. Kami percaya hal-hal tersebut juga berlaku untuk fungsi lain. Sering kali ketiga pekerjaan ini menjadi satu paket ketika seseorang telah mencapai posisi manajerial dalam suatu organisasi; manajer, pemimpin tim, atau sampai eksekutif tingkat direktur.
Berikut penjelasan ketiga pekerjaan ini.
1. Pemilik bisnis: memahami konsumen (internal dan eksternal), mengenali persaingan, menemukan dasar baru untuk perbaikan proses bisnis saat ini dan/atau mengidentifikasi pendorong pertumbuhan baru.
2. Penggerak visi: mengingatkan semua orang mengapa kita melakukan apa yang sekarang sedang dilakukan, memberi arahan ke mana perusahaan akan bermuara, dan mengapa hal itu penting.
3. Koordinator tim: memberikan kejelasan dalam hal siapa yang melakukan apa, membangun upaya kolektif untuk mencapai tujuan tim yang sekaligus mendukung tujuan perusahaan. Targetnya adalah untuk mengembangkan tim yang mampu mengelola dirinya sendiri.
Tidaklah mudah menyeimbangkan tindakan-tindakan ini. Berdasarkan pengamatan kami, pekerjaan terakhir–koordinator tim–dapat menjadi hambatan besar jika tidak dilakukan dengan benar.
Seorang pemimpin tim berbagi tentang perjuangannya dengan kami baru-baru ini. Dia hampir menyerah karena telah bekerja banting tulang untuk mengelola timnya, tetapi usahanya tidak ada yang berhasil. Malahan, keadaan semakin buruk karena dia hampir kehabisan tenaga dan secara tidak sengaja mengabaikan tanggung jawabnya yang sama pentingnya, seperti perencanaan strategis. Lupakan tentang menyeimbangkan ketiga pekerjaan ini; baginya, selamat dari masalah satu ini saja merupakan pencapaian!
Cerita ini tidaklah unik. Kami telah mendengar beberapa cerita yang serupa.
Sekarang, bagaimana caranya mencegah kasus seperti ini terjadi? Apa hal yang perlu dilakukan untuk memastikan tim dapat mengelola dirinya sendiri?
Kami percaya komunikasi menjadi suatu kebutuhan yang bisa membantu tim untuk mengelola diri.
“Komunikasi membantu karyawan untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab mereka sebagai dasar untuk perencanaan. Semua informasi penting harus dikomunikasikan kepada manajer yang juga secara timbal balik harus mengomunikasikan rencananya sehingga dapat diimplementasikan. Pengorganisasian juga memerlukan komunikasi yang efektif dengan orang lain tentang tugas mereka. Demikian pula para pemimpin sebagai manajer patutnya berkomunikasi secara efektif dengan bawahan demi mencapai target tim.”
Komunikasi sering disebut sebagai salah satu pilar terpenting dalam suatu organisasi. Mengingat bahwa bisnis bergantung pada kolaborasi lintas departemen, komunikasi interpersonal pun lebih ditekankan. Artikel ini mengatakan bahwa, “Komunikasi di tempat kerja mendorong karyawan untuk mengalami peningkatan moral, produktivitas, dan komitmen jika mereka mampu berkomunikasi dengan atasan maupun bawahan dalam rantai komunikasi di organisasi.”
Komunikasi, rupanya, merupakan keterampilan pekerjaan nomor satu yang paling kurang pada tenaga kerja saat ini–bukan software engineering ‘rekayasa perangkat lunak’–merujuk pada laporan yang dibuat oleh LinkedIn.
Jadi, pertanyaan krusialnya ialah: bagaimana caranya membentuk dan/atau memfasilitasi komunikasi yang efektif, yang membantu tim agar dapat mengelola dirinya sendiri?
Berlandaskan pada pengamatan kami melatih banyak tim yang mengadopsi OKR, kami telah melihat bagaimana OKR membantu atau memfasilitasi komunikasi yang efektif.
OKR sebagai sarana komunikasi
Anggota tim yang berpartisipasi dalam OKR sebenarnya sedang melakukan komunikasi, baik secara internal maupun eksternal.
1. Komunikasi internal atau komunikasi yang terjadi dalam tim. Selama sesi OKR, yang mana tim mendiskusikan dan menetapkan prioritas mereka dalam minggu tersebut, dia sedang berkomunikasi dengan timnya apa yang ingin diraih untuk jangka waktu tertentu. Hal ini dilakukan secara verbal (karena dia perlu berbicara dan menjelaskan OKR-nya) dan tertulis (OKR-nya harus ditulis).
2. Komunikasi eksternal. Dengan menuliskan OKR-nya dan membuatnya dapat diakses oleh siapa saja, ia sedang berkomunikasi di luar timnya; baik itu lateral (lintas tim), ke atas (jajaran yang lebih tinggi), atau ke bawah (jajaran yang lebih rendah). Hal ini dilakukan secara tertulis, sebab begitu dia menuliskan OKR-nya, tulisannya harus disimpan di tempat yang dapat diakses semua orang di perusahaan. Ingat, OKR hanya akan berfungsi apabila transparansi terjadi. Inilah bagaimana OKR membantu semua orang bekerja menuju target yang sama.
Tipe komunikasi di dalam organisasi.
Apa benang merah antara dua poin di atas?
Kemampuan untuk menulis.
Kemampuan untuk menulis OKR secara baik sangat penting sebab itulah sarana Anda untuk berkomunikasi di perusahaan. Ucapan Anda mungkin hanya terbatas didengar tim Anda saja, tetapi tidak dengan tulisan Anda. Oleh karenanya, Anda disarankan untuk menginvestasikan waktu belajar bagaimana menulis OKR dengan benar. Semakin spesifik dan ringkas tulisan Anda, maka semakin baik. Anda tidak akan pernah tahu kapan CEO mungkin membaca OKR Anda.
Bagaimana OKR membantu tim untuk mengelola diri
Demi menyokong tim Anda agar dapat mengelola dirinya lewat OKR, tiga hal ini harus hadir.
1. Elemen pertama dari OKR adalah objectives ‘objektif’. Inilah bagian apa yang harus dicapai. Dengan kata lain, Anda mengomunikasikan prioritas Anda kepada tim. Prioritas Anda harus mendukung prioritas tim.
2. Key results ‘hasil utama’ mewakili bagaimana. Inilah cara Anda mencapai objectives. Key results yang ditulis dengan baik kian menunjukkan persiapan dan dapat menjadi cerminan bagaimana seseorang melakukan perencanaan.
3. Bagian terakhir adalah mengapa. Mengapa penting bagi Anda untuk mengamankan lima pertemuan minggu ini dengan klien FMCG? Mengapa harus minggu ini? Apa dampak yang berpotensi terbawa untuk OKR tim? Hal ini merepresentasikan proses berpikir. Hal ini juga sama pentingnya dengan apa dan bagaimana, bahkan bisa lebih. Tidak seperti apa dan bagaimana yang harus ditulis sebagai bentuk OKR, mengapa kerap dikomunikasikan secara lisan selama sesi OKR.
Dengan memahami OKR sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan apa, bagaimana, dan mengapa; OKR membantu tim untuk mengelola dirinya sendiri yang dijabarkan pada poin-poin berikut.
1. Memastikan keselarasan untuk semua anggota tim. Pekerjaan yang dilakukan oleh anggota tim harus mendukung tim untuk mencapai objectives mereka untuk mengubah situasi ke tingkat yang nyata.
2. Menciptakan transparansi banyak arah. Secara jelas Anda menyampaikan apa yang diharapkan dan apa yang Anda harapkan dari orang lain termasuk manajer dan rekan Anda. Inilah benih dari kolaborasi.
3. Memberikan alternatif cara kerja ketika sebagian besar didorong dari atas tanpa masukan dari bawah. Melalui OKR, Anda menetapkan objectives dan key results Anda sendiri, yang harus sejalan dengan objectives tim. Key results Anda mewakili suara Anda, masukan Anda; secara bersamaan menjalar ke jajaran atas.
Ketika dilakukan dengan benar, OKR membantu para pemimpin menambah lebih banyak waktu untuk fokus pada peran mereka sebagai pemilik bisnis dan penggerak visi dengan mengembangkan tim yang dapat mengelola dirinya sendiri untuk mendukung tujuan perusahaan bersama.
