Desafios da Gestão de Produtos no Home Office

Trabalhar de casa já era uma prática comum para muitas empresas que desenvolvem produtos digitais. A facilidade de acesso às ferramentas, comodidade de trabalhar de casa e flexibilidade de horários e locomoção, sempre foi um atrativo para muitos profissionais. Com a atual pandemia do Coronavírus, muitos profissionais que nunca tiveram esta experiência, intenção ou oportunidade de vivenciar o Home Office, encontram novos desafios sem muito tempo para se adaptar à nova realidade.

Abaixo listamos alguns pontos que devemos ficar atentos durante esta adaptação. Desde o foco nas atividades mais importantes do dia-a-dia, ao equilíbrio emocional que todos os profissionais estão lidando devido ao clima tenso e de incertezas proporcionados pela pandemia.

Principais problemas

Alguns problemas se tornam superlativos se você e seu time não estão preparados para o trabalho remoto:

• A falta de comunicação ou comunicação assíncrona entre os membros do time, gerando re-trabalho, desalinhamento ou frustração;
• Relacionamento distante entre membros do time e também com colegas e stakeholders fora do dia-a-dia do time;
• Atraso ou falta de timming no compartilhamento de informações;
• Problemas causados por mal funcionamento ou falta de funções na ferramentas adotadas pelo time;
• Incerteza, frustração e insegurança gerada pelo isolamento, causando sobrecarga emocional;

O que deve ficar disponível

Quando o time não está sentado na mesma sala, é importante deixar a informação relevante ao time acessível, para que todos caminhem na mesma direção para os mesmos resultados. Como Product Manager, é sua responsabilidade (ou pelo menos estar em busca de) disponibilizar quais os objetivos de seu time e quais estratégias e idéias o time deve focar.

• Objetivo e North Star Metric (NSM)

Toda empresa tem uma visão e objetivo no âmbito macro do negócio. Se você estiver trabalhando em uma startup ou empresa de pequeno porte e seu time for diretamente responsável por atingir tais objetivos, ótimo. Mas se sua empresa já possui mais de um time, com diferentes responsabilidades, é importante sempre trazer o objetivo deste time específico à tona. Esta afirmação não representa uma atividades, estória no backlog ou tasks, mas reforça que, o que o time está trabalhando hoje, deve estar relacionado com o objetivo de negócio mais importante, principalmente num momento tão adverso.

• Atividades, estória ou tasks

No nível diário de atividades, vale o time trabalhar em conjunto para definir quais os passos e atividades necessárias para atingir os objetivos do time (abaixo listamos algumas ferramentas que podem ajudar na organização do time).

Não é uma atividade exclusiva de Product Managers, mas eles podem ser excelentes “facilitadores” neste momento, alinhando estratégia com resultados. Em times remotos, ter as atividades disponíveis para todos os membros do time com um lembrete do porquê esta atividade será executada, é sempre útil, pois evita o vai e vem de perguntas, em alguns casos demorado devido a comunicação assíncrona.

• Disponibilidade e integração

Membros do time, colaboradores de outros times e stakeholders devem estar “presentes” no dia-a-dia do time. Mas principalmente o Product Manager deve se mostrar disponível e proativo na conexão com os envolvidos no produto.

Para que o time não se sinta isolado, use os encontros virtuais para trazer novas informações, descobertas, quebrar o gelo com quizzes sobre o produto e até mesmo convidar stakeholders para estas reuniões, fugindo um pouco do processo padrão das reuniões e criar momentos de interatividade e re-integração com a empresa.

Ferramentas

Algumas ferramentas que tem me ajudado a organizar e facilitar a comunicação e alinhamento com colegas remotos (além das básicas que conhecemos como Slack, Trello, Jira, Confluence, Google Hangouts, Zeplin e tantas outras) não são novas, mas foram re-significadas para que o time esteja alinhado o máximo possível.

• Miro

Esta tem sido a minha ferramenta favorita em tempos de isolamento social. Por ser um time com quatro nacionalidades diferentes, usando ferramentas que às apresenta lag na voz de quem está falando, resolvemos adotar o Miro como nosso quadro branco virtual. Todos possuem acesso e uma “caneta na mão” em tempo real. Costumamos brincar que estamos desenhando o que estamos falando, pois o sotaque, qualidade do áudio (algumas salas com eco, famílias com crianças no fundo e conexão instável) onde podemos pegar o desenho um do outro e complementar idéias sem perder nada durante a tradução da idéia.

O Miro funciona muito bem para nós, mas já tentamos também o Google Slides e Sketch.

• Fun Retro / Sprint Boards

Ambas as ferramentas são utilizadas para retrospectivas de times remotos. Mas também a utilizamos como “bloco de notas” durante algumas apresentações. Desta maneira quem está apresentando não é interrompido e as perguntas ficam salvas, de maneira que podem receber likes ou agrupadas.

• Product Quizz

Inicie dailies ou reuniões de alinhamento com perguntas sobre o produto que seu time está desenvolvendo (não vale perguntar status de tasks ou prazos hehehe). Tente fazer perguntas abertas relacionadas aos objetivos do time. Também é legal fazer perguntas sobre o desempenho do produto quando possível. Desta maneira o time não foca apenas em entregar tarefas, mas conecta o trabalho aos objetivos e fica engajado nos resultados gerados por suas entregas.

Alguns exemplos:

• Qual é a razão de existir deste produto?
• Como esta entrega vai ajudar o time/produto XYZ?
• Qual vai ser o impacto desta atividade/entrega?
• Que resultado esperamos ver com esta atividade/entrega?
• Quantos usuários foram impactados com XYZ?
• Quais métricas devemos observar para acompanhar o desempenho disto?

Mesmo que o time não tenha as respostas, é uma ótima maneira de fugir do operacional e iniciar discussões mais amplas, aproximando os colegas remotos da mesma realidade gerando maior interesse e integração.

• Google Keep

Acredito ser a minha ferramenta preferida no uso individual, pois a utilizo como bloco de notas, lembretes, check lists e agregador de referências. Por ser muito simples, não é possível entrar em muitos detalhes nas suas anotações, o que torna o conteúdo nela gerada “descartável” mas bem prática no dia-a-dia. Caso suas anotações comecem a ficar muito complexas, você já sabe que deve criar um documento mais específico. As breves anotações também são ótimas para listar rapidamente suas atividades durante o daily e também lembretes de tópicos para retrospectivas (após algumas semanas você terá um belo diário de tudo que tem produzido).

Status Hero

Descobri esta ferramenta recentemente (existem diversas similares) e a idéia é sumarizar as atividades do time em um resumo diário, como o daily. A vantagem é a documentação assíncrona e possibilidade de compartilhar com outras pessoas interessadas de fora do time.

O que podemos reforçar em times remotos

O maior desafio para times que estão trabalhando de casa, é fazer com que todos estejam na mesma página. Independente do ambiente ou situação, times de produto sempre vão precisar que Product Managers persistam em:

• Visão do produto definida e clara;
• Comunicação constante e relevante;
• Incentivar a cultura de experimentação acima de tarefas;
• Estar preparado à mudanças. Isto significa que os caminhos mudam, mas o objetivo é o mesmo;
• Product Managers devem manter o time engajado, curioso e criativo. Desta maneira as responsabilidades e conquistas são resultado do trabalho de todos;
• Documentação apropriada para cada reunião e situação. Entenda seu público;
• Proatividade e disponibilidade para comunicação;
• Reforçar a comunicação. Às vezes, não basta apenas o daily para que a comunicação seja fluida no time. faça chamadas individuais ou com mais pessoas se necessário, mas tenha a certeza que seu time está caminhando na mesma direção;
• Tenha empatia pelo trabalho e emoções dos companheiros que estão trabalhando a distância. Interpretar o contexto no cenário remoto é muito difícil, então às vezes comunicar duas vezes a mesma coisa é melhor do que a dúvida;
• Compartilhe bons momentos e tópicos além das tarefas para construir um relacionamento saudável mesmo a distância.

O que podemos e devemos evitar em times remotos

Da mesma maneira que reforçamos alguns comportamentos, outros podem ser evitados ou melhor gerenciados para evitar situações indesejadas:

• Evite discussões complicadas por escrito. Mensagens de texto são difíceis de interpretar e podem gerar um “tom de voz” inesperado;
• Evite piadas irônicas sobre falta de informação ou má interpretação dos colegas remotos. Isto recai com um peso emocional muito maior sobre aqueles que não estão presentes na sala no dia-a-dia.
• Não leve comentários para o lado pessoal. Todos estamos vivendo dias de incertezas e novas emoções. Se algo lhe incomodar, tente digerir a informação antes de responder com o coração ao invés da mente. Se necessário, peça o suporte de alguém neutro (Agile coach, Amigos em comum, RH) para verificar se sua interpretação da frase foi correta.

Conclusão

Trabalhar com times remotos não é tão diferente de trabalhar com seu time na mesma sala. O grande diferencial é o tempo que dedicamos nas atividades como gerentes de produto.

As principais palavras-chave para times remotos são: Comunicação, Empatia, Visão e comunicação, comunicação e comunicação!

Referências

• The Meetings and Rituals that Actually Make a Difference when Working Remotely
• Effective Remote meetings
• Remote team communication tools
• The North Star Playbook — Amplitude
• Anxiety is contagious. Here's how to contain it
• Struggling to thrive as a large team working remotely? This exec has the field guide you need
• The Ultimate Guide to Remote Product Management in 2020