El email y sus reglas de etiqueta
Los SÍ y los NO de esta herramienta básica de comunicación
El correo electrónico o email es una herramienta imprescindible en la comunicación, tanto en lo profesional como en lo personal. Aunque no hay reglas escritas ni manuales oficiales, las recomendaciones de qué hacer y qué no hacer se han ido construyendo por toda la gente que lo usamos.
Hay cierto consenso en qué es aceptable y qué no. Hablando específicamente del uso de email en el trabajo, a continuación te comparto las recomendaciones que he recopilado en base a mi experiencia y de colegas con los que he comentado sobre el tema.
Lo básico
Dirección de email profesional (con nombre claro y completo)
Primero que nada, asegúrate que la cuenta de correo que usas de trabajo sea justamente del dominio de tu empresa o marca. Hoy en día es súper económico y sencillo configurar una cuenta con el dominio que tenga el nombre de tu empresa (o tu nombre). Usar un hotmail o gmail para proyectos de trabajo te verás poco profesional.
Asegúrate también cuando configures tu correo, tanto en tu computadora como en tu celular, que aparezca tu nombre completo (no sólo la dirección de email) en el campo de remitente.
Tampoco olvides incluir al final del texto del correo tus datos de contacto cuando es la primera vez que escribes a alguien (mi preferencia es sin logo de empresa, salvo que este vaya integrado como tipografía y no como archivo adjunto).
Usa el título o asunto adecuado
Me molestan los títulos como “Abrir por favor”, “Urgente” o simplemente “Hola”, sin decir nada más sobre el asunto. O peor aún, los que omiten el título.
Uno debe ser preciso al poner título o asunto a sus correos y sintetizar en las menos palabras posibles, e idealmente decir si hay acción requerida. Ejemplo: “Agenda de reunión, sugerir temas”, o “Campaña de marketing a entregar feb.15”, etc.
Si durante la cadena, un correo empieza a cambiar de tema, se debe revisar la lista de destinatarios y el título para ajustarlo como haga falta. De otro modo acaba uno mandando la lista de invitados a la fiesta de navidad sobre un email con título “Minuta reunión Finanzas”.
Uso correcto del “Para”, “cc” y “cco” (“bcc” en inglés)
Muy claro. El “Para” es quien debe recibir -y tomar alguna acción, generalmente-, en el “CC” debe ir gente a la que queremos informar del tema, pero que de la que no se requiere acción, salvo que lo especifiquemos. Como regla básica, trata de reducir al máximo la cantidad de destinatarios. Dirige tus correos solamente a los que se les require alguna acción o deban estar informados por un motivo especial.
El “cc” o copia oculta tiene dos usos principales: a) cuando queremos que alguien reciba ese mensaje y los otros destinatarios no se percaten; y b) cuando se trata de un email tipo boletín informativo dirigido a mucha gente, y no sólo queremos evitar que alguien imprudentemente responda copiando a todos, sino tal vez tampoco queremos ventilar la lista de distribución.
Formato y contenido
El mejor formato es el más sencillo y claro
Evita los fondos con diseño, las tipografías especiales, recargadas o multicolores. Recuerda que esos “adornos” no sólo dificultan la lectura, sino que no hay garantía de que se vean bien en todos los dispositivos en que se abra ese correo.
No escribas todo en MAYÚSCULAS
A menos de que quieras que tu correo se lea gritando, no uses sólo mayúsculas al redactar un correo. Se percibe como algo agresivo y de falta de cuidado. Se admite sólo en el caso de ciertas palabras que vas a enfatizar, pero pierde el efecto si lo haces demasiado.
Emojis y GIFs con medida
Todo depende del contexto, de los destinatarios, del tema, etc. Pero en general, en correos de trabajo, los emojis, caritas, gifs y demás gráficos son menos recomendables que en whatsapp o messenger, que son otro lenguaje, digamos.
Recuerda que no en todos los programas de correo ni en todos los dispositivos se abrirán bien ese tipo de imágenes, así que limítalas al máximo para que tengan también un mejor efecto cuando las uses.
Cuidado con la redacción, ortografía y puntuación
A diferencia del whatsapp y chats, en los correos debe evitarse “escribir como se habla”. Vigila la puntuación, la redacción y la gramática, especialmente porque estamos hablando de correos de trabajo.
Si tienes mala ortografía, aprovecha el corrector de los programas de correo. Dicho esto, evita también eso de escribir intencionalmente mal las palabras, como “ola komo estaz” y esas ridiculeces.
Las abreviaciones informales deben usarse sólo en un contexto de mucha confianza, y cuando sabemos que el destinatario las entiende.
Y por favor, no abuses de los signos de exclamación!!!!!! Hay gente que cree que para enfatizar las cosas hay que poner signos de admiración y de interrogación en cada párrafo.
Evita adjuntar archivos pesados
Uno no debe asumir que todos tienen internet de banda ancha o la capacidad en su buzón para recibir archivos pesados. Los archivos adjuntos no sólo hacen más lento el envío y recepción del correo, sino que saturan la capacidad del servidor y del buzón del que envía y del que recibe.
En lo posible, trata de enviar archivos pesados a través de enlaces de descarga.
Cuidado con el sentido del humor
No todos entenderán tus chistes, se reirán con tus comentarios o entenderán el doble sentido. Recuerda que la intención con la que escribes un correo no se recibe de la misma forma necesariamente. Los emails deben de ser objetivos y concretos, sin dejar espacio a cosas subjetivas que puedan ser sujetas a malas interpretaciones.
Cuando debas imprimir algún tipo de emoción en el mensaje (ejemplo: felicitaciones, llamada de atención, etc.), hazlo con lenguaje claro y concreto, para asegurar que el mensaje se transmita con esa intención.
Ve al grano
Es un correo, no un ensayo o una tesis. Redacta tus mensajes de forma concreta y clara. Nadie tiene tiempo de sentarse a leer correos kilométricos.
Trata exclusivamente el asunto en cuestión y ve directo al grano. Siempre vuelve a leer tu email antes de mandarlo y fíjate puedes resumirlo aún más. Esto es una muestra de respeto al tiempo de la gente.
No generes spam
Salvo que la gente se haya suscrito o haya aceptado recibir tus emails informativos, o que se trate de información oficial de trabajo emitida a un grupo controlado de gente, no inundes de correos no solicitados las bandejas de todo aquel que tienes registrado en tu directorio.
Los tiempos de los emails powerpoints de paisajes con música, citas motivacionales o cadenas de oración quedaron atrás (¿o no?). Quien quiere ver ese tipo de contenidos usa Facebook o Instagram (y por ahi mismo da rienda suelta a su hábito de compartir), pero no inundes los servidores de correo innecesariamente.
Esto aplica también para correos promoviendo la venta de productos, ofreciendo servicios, etc. Si a nivel personal es molesto, en el trabajo esos emails queda fuera de toda consideración.
Interacción
No uses el “Responder a todos” masivamente
Aquí aplica el sentido común (que desafortunadamente no es el más común de los sentidos). Para empezar, si el email está bien hecho de origen, solamente la gente que debe responder (o estar informado) debe estar en copia en las respuestas que se generen.
Sin embargo, cuando alguien por imprudencia genera un email masivo o con mucha gente en copia (en vez de copia oculta), suceden esas avalanchas de respuestas provenientes del “Responder a todos”.
Aprende a usar el “Reenviar” (“Fwd”)
Reenvía únicamente los mensajes que sean relevantes para los destinatarios, y trata de incluir alguna nota breve para que los que reciben no tengan que adivinar qué quieres que hagan con su mensaje. Si es sólo para su información, agrega un “PSI” o “FYI” en inglés. O si es para que tomen alguna acción, acláralo.
No generes cadenas interminables
Cuando un email va y viene muchas veces, se pierde la secuencia lógica del asunto. La gente no siempre lee los emails en el mismo orden, y no falta quien responde sobre correos viejos de la misma cadena.
Evita al máximo generar discusiones en las que la ida y vuelta de comentarios hace cadenas interminables e incomprensibles (que además luego hay que resumir para asegurar que todos entendieron).
Sobra decir que cuando hay desacuerdos o los ánimos se calientan, no te enredes generando argumentos que van subiendo de tono. Hay temas que por educación (y practicidad) deben salir del ámbito del email y pasar al teléfono o a la conversación personal. Y si debes responder por correo, saca de copia a todo aquel que no deba ver el intercambio de las balas.
Responde, date por enterado
Todos recibimos decenas o cientos de correos diario, no por ello eres más importante. Aprende a gestionar tu correo de forma eficiente y educada. Bajo la premisa de que uno es quien debe manejar el correo, y no éste manejar nuestra agenda, es importante asignar tiempos específicos durante el día para revisar y responder emails. Según tu tipo de trabajo podría ser desde una vez al día o hasta varias, pero nunca permitas que tu día quede a expensas de tu bandeja de correo (salvo que tu trabajo sea soporte técnico por esta vía).
Dicho esto, hay 3 tipos de correo:
1) El que se lee y requiere acción.- tómate el tiempo al menos de responder: “Enterado” o reenviar a la persona que deba responder. Lo aceptable es 24–48 hrs de demora para dar respuesta a los correos de trabajo.
2) El que se lee y no requiere acción.- estos son los emails informativos tipo newsletters o reportes generales en los que no se requiere respuesta.
3) El que no amerita ni lectura ni acción.- son los correos no solicitados tipo spam o cadenas. Si sueles recibir muchos correos no solicitados de gente que consigue tu dirección y quiere pedirte citas, llamadas, enviarte material a consideración, etc., te aconsejo preparar plantillas de texto que simplemente puedas copiar y pegar para responder correos de este tipo.
El correo electrónico es un gran invento, una herramienta de comunicación muy poderosa y eficiente que se ha ido perfeccionando al paso de los años. Como en otros temas de tecnología y medios digitales, aprendemos de forma totalmente autodidacta. Asegúrate de incorporar las mejores prácticas y recomendaciones que hagan sentido al tipo de trabajo y uso que des al correo.
Circula esta nota a tus contactos si crees que algunos necesitan estos tips!
Publicado originalmente en: www.inconfundibleMENTE.com.
