El monstruo de mil cabezas llamado “Lista de tareas”

Incorporando la lista de “Tareas completadas” en la batalla de la productividad

Si estás leyendo esta nota, lo más probable es que manejes una lista de cosas por hacer (To-Do list) en tu sistema de trabajo y/o proyectos personales. Y es también muy probable que al final de una larga jornada de trabajo, voltees a ver con sorpresa que tu lista de es más larga que por la mañana. Siempre acabas sumando más cosas a la lista, que las cosas que marcas como “hechas”. Eso suele producir ansiedad y estrés.

La llamada en inglés To-Do list tiene muchas modalidades y estilos, no sólo en qué medio la llevas (papel o digital) sino también qué criterio sigues para administrarla, cada cuándo la actualizas y depuras, cómo ordenas prioridades, etc. Igualmente, existen varias tendencias de manejo de tareas, como el GTD (Getting Things Done), Kanban, Mindmaps (mapas mentales) y algunas otras variaciones, que tocaré en detalle en otras notas próximas.

Pero hoy quiero poner en la mesa un argumento que se ha discutido recientemente, sobre cómo puede incrementar nuestra productividad el incorporar una lista de cosas ya hechas a nuestro sistema de manejo de tareas.

La lista de “Tareas completadas” y el poder del progreso en nuestra productividad

El poder del progreso es algo inherente al ser humano. El lograr avances en un proyecto es, sin duda, uno de los ingredientes principales para motivarnos a seguir adelante.

Los pequeños triunfos, o small wins, como se les conoce en inglés, nos impulsan a seguir trabajando en algo. Y se da desde pequeños, como cuando estamos aprendiendo a andar en bicicleta, el sostenernos sin caer por distancias cada vez más largas, nos motiva a seguir practicando. En el trabajo, por ejemplo, lograr una venta nueva nos acerca cada vez más a la cuota del mes, y cumplir el presupuesto del mes nos pone más cerca de lograr la meta anual.

Pero como siempre estamos con la mirada hacia adelante, tendemos a desmotivarnos cuando vemos que los objetivos siguen lejos, o no lo suficientemente cerca. Es cuando ayuda tener a mano la lista de “Tareas completadas” (Done List).

Y para muestra…

Hace ya varios años, en la época de crecimiento de Google, implementaron un proceso al que llamaron “Snippets”, que consistía en que cada empleado enviaba una lista semanal de las cosas que había logrado y en las que estaba trabajando. Esta información se compilaba y se circulaba internamente, para que todos los miembros del equipo pudieran ver qué pasaba en otros departamentos, y se motivaran también a lograr más progresos en lo suyo.

Esta práctica exitosa -con distintos nombres y algunas variantes- se extendió pronto a otras empresas de Silicon Valley, como FourSquare, Buzzfeed y Shopify. El objetivo era el mismo: habituar a la gente a hacer el ejercicio periódico de apuntar las cosas que ha logrado (que a veces pasamos por alto, concentrándonos en lo que nos falta por lograr solamente). El externar y estructurar en palabras y números, los logros y cosas hechas, causa un efecto psicológico positivo en nuestra motivación y productividad.

Este proceso sirve mucho también para tener una perspectiva más completa al panorama que podemos tener únicamente a nivel mental. El ejercicio retrospectivo ayuda a que veamos los proyectos dentro de un contexto más amplio y realista. Incluso, nos ayuda a depurar nuestra lista de tareas bajo criterios de prioridades más claros.

Somos más productivos cuando estamos contentos

Es importante mantener el balance de los progresos logrados VS las cosas por hacer, para evitar el desgaste mental y frustración. A mí me ha funcionado la práctica de sentarme cada viernes al final del día de trabajo y hacer la lista de los logros y progresos de la semana, de las tareas relevantes y aprendizajes.

Hago la nueva sobre el formato de la semana pasada, lo cual me ayuda a ver en qué cosas avanzo y en qué otras estoy estancada (y tratar de buscar alternativas de avance). Esto lo hago tanto con proyectos de trabajo como personales. Así, generalmente cierro la semana laboral con un sentimiento de satisfacción, de optimismo.

Luego se puede también hacer una revisión mensual con el mismo criterio, pero a una vista más general y estratégica, lo cual ayuda mucho también de cara a los proyectos y metas a mediano y largo plazo.


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