Manual para tener buenas reuniones

A menudo leo a gente diciendo que las reuniones no sirven para nada y son una pérdida de tiempo. En mi mente, la respuesta es que no están haciendo las reuniones bien. También suelo encontrarme con personas que quieren convocar a una reunión para todo.

Las reuniones son útiles siempre y cuando se utilicen de manera apropiada: sirven para exponer y analizar ideas, buscar soluciones y determinar responsabilidades. No son la solución: son la herramienta para encontrar una solución pero no sirven de mucho si las acciones comprometidas después no se llevan a cabo.

Hace un tiempo que vengo aplicando normas a todas mis reuniones y pude librarme bastante de la reunionitis crónica que se sufre en las empresas.

Existen 4 tipos de reuniones:

• Relevamiento de información: necesito saber cosas que el resto de los participantes saben, tales como estado de un proyecto, y siento necesario que me lo manifiesten personalmente.
• Toma de decisiones: bastante explicativo, tengo una situación que requiere de una decisión y espero escuchar las distintas posiciones al respecto, así como salir con una resolución tomada.
• Informativa: quiero informar a personas sobre algo, pero necesito garantizar 100% que la información llegue de manera confiable a estas personas (y no hay mejor manera de garantizar que alguien se entere de algo que diciéndoselo directamente, en la cara).
• Creativa: busco ideas, alternativas y propuestas para encarar un proyecto.

Si no puedo catalogar la reunión en uno de estos 4 tipos, entonces probablemente no deba ser una reunión. Incluso cuando puede ser catalogada me pregunto primero: ¿puedo resolver esto de otra manera? Por ejemplo, una reunión de relevamiento de información muchas veces puede resolverse con una cadena de mails, pero otras veces ahorra tiempo simplemente juntarse 10 minutos y hablar. Pero que sean 10 minutos, no 4 horas.

La previa

Cuando convoco a una reunión, lo primero que hago es determinar el objetivo y la duración de la misma. Con esto en claro, decido quiénes deberían estar involucrados y cuál es el mejor momento para tener la reunión, teniendo en cuenta las agendas de los participantes y el nivel de prioridad del contenido de la reunión. En mi caso, prefiero las reuniones de toma de decisiones por la mañana y las reuniones creativas por la tarde, y nunca jamás de una duración mayor a la de 2 horas.

No se debe invitar a cualquier persona que pueda estar tangencialmente relacionada con la situación, sino limitarse a invitar a quienes pueden aportar a la misma. Además, debe considerarse el costo de oportunidad de la reunión: ¿es la reunión lo suficientemente importante como para que la persona abandone su puesto de trabajo por una o dos horas? Si no lo es, probablemente podamos pedir su opinión por adelantado y una vez finalizada la reunión incluirlo en la minuta.

Luego determino la agenda, armando una lista con los ítems que deben abordarse. En una situación óptima pero poco real, también debería poder determinarse el tiempo asignado a cada tema. Si van a determinar los tiempos, es importante considerar no solo el tiempo de exposición sino de debate sobre cada uno de los puntos. Durante una reunión es importante que se respete la agenda, dejando todo lo que pueda surgir para ser discutido en otra reunión. Es probable que las cosas que surjan estén consideradas dentro de la agenda -solo que un par de puntos más abajo- o no ameriten otra reunión.

Entonces, al convocar a una reunión, además de fecha, hora y ubicación debe especificarse el propósito de la misma, los asistentes, la agenda y hay que adjuntar todo el material necesario para la discusión, de manera que los asistentes tengan tiempo de informarse al respecto. Es mucho más fácil llegar a una decisión en el tiempo asignado si todos los participantes están informados sobre los factores que pueden influir en la misma. Si no estás organizando sino que estás invitado, andá preparado: leé el material provisto y hacé preguntas. Te sorprenderías del tiempo que se ahorra cuando no tenés que explicar desde cero por qué están ahí.

En lo posible, verificá que el lugar destinado a la reunión cuente con todos los recursos necesarios (por ejemplo, el número necesario de sillas, un proyector o conexión a Internet) para evitar tener que reprogramar o perder tiempo cuando quieren hacer una videoconferencia en una sala que no tiene wifi. Es obvio que una reunión va a ser una pérdida de tiempo si querías mostrar algo en pantalla, lograste juntar a todas las personas con agendas apretadas en una hora… ¡y estás media hora para que levante el proyector con tu notebook!

El baile

Durante la reunión es fundamental el rol del conductor: la persona que anuncia la agenda (y se ocupa de que se cubran todos los ítems de la misma), recuerda a la gente cuánto tiempo hay disponible y evita que se vayan por las ramas. Facilita la fluidez de la conversación pidiendo la opinión de quienes están callados y limita a quienes tienden a monopolizar la conversación. Además, se asegura de que la jerga utilizada sea accesible y conocida por todos y el tono de la conversación se mantenga cordial.

Tiene que haber una persona designada que tome notas de la reunión, de manera que una vez finalizada se envíe lo antes posible una minuta de la misma.

El post

Infaltable: la minuta. Es el registro de qué hablaron, el mail que vas a buscar 6 meses después para intentar entender por qué tomaron tal o cual decisión y quién dijo que sí. La minuta tiene que detallar quiénes estaban presentes, cuál era la agenda, qué se discutió y decidió. Además, debe detallarse si hay una reunión de seguimiento y las acciones a las que se comprometieron los participantes. Lo ideal sería que todos la lean, agreguen las cosas que consideren necesarias dejar asentadas y expresen su conformidad, de manera que quede claro para todos qué se discutió, qué se decidió y a qué se comprometen.

También es importante hacer autocrítica sobre las decisiones que tomamos: ¿me faltó algo en la agenda? ¿calculé bien el tiempo? ¿fueron demasiados temas para una sola reunión? ¿elegí bien el lugar y la hora? Si no hacemos una autocrítica y reconocemos en qué nos equivocamos, es poco probable que podamos mejorar. Si la hacemos, crecen las chances de que cada vez odiemos un poquito menos las reuniones.

Mentira, las vas a odiar igual, pero por lo menos van a servir para algo.