Como usar o Google Keep para ser organizado?
Imagine um sistema ideal que reúne tudo que há de melhor para registrar pensamentos em notas: cores, tags, listas, lembretes, etc. Agregue agora uma disponibilidade em praticamente todas as plataformas e o melhor mecanismo de pesquisas do mundo. Ao fazer isso, estamos descrevendo algo que já existe: o Google Keep.
Nesse artigo vamos entender uma maneira simples de utilizá-lo para organizar suas atividades e projetos de maneira elegante e que, diferente daqueles planejamentos detalhistas com planilhas, não vai ser apenas um passa-tempo para você fingir que é organizado.
O que esse artigo não é
Antes de começar a ler o conteúdo propriamente dito, tenha em mente que esse material não se destina a mostrar a melhor e única forma de usar o Keep, mas apenas uma que pode funcionar. Sugestões serão sempre bem vindas, de modo que esse artigo pode ser melhorado com o tempo (e caso novos recursos úteis surjam na plataforma, também o faremos!).
Uma introdução sobre a ferramenta
O Google Keep é um aplicativo de notas criado pela gigante das buscas e lançado em 2013. Alguns dos principais recursos são:
- Integração com o ecossistema da Google (Drive, Gmail, Calendário, etc);
- Suporte a diversificados tipos de notas (desenhos manuais, fotos, listas, textos, etc);
- Ferramentas de organização bastante relevantes como suporte a tags, lembretes e cores;
- Formas elegantes para arquivar e excluir notas;
Além disso, como já foi dito, há aplicativos para as principais plataformas móveis (iOS e Android), além de uma versão web com todas as funcionalidades.
O paradoxo da escolha ataca novamente
Como quase todo mundo tem dificuldades em escolher algo dentre um número muito grande de opções (típico caso do Subway), ter tanto recursos pode se tornar facilmente um problema. É a partir desse ponto que a experiência de cada usuário do Keep pode ser totalmente diferente, se não frustrante.
Uma forma simples de evitar esse problema é utilizar alguma metodologia, como a que veremos a seguir.
Getting Thigs Done: um modo de tirar as tarefas da mente
O Getting Thigs Done é um método de organização desenvolvido pelo consultor de produtividade David Allen [1] no livro de mesmo nome (no Brasil ele se chama “A Arte de Fazer Acontecer”).
Resumidamente, o GTD está baseado na ideia de que sua mente tenta te lembrar a todo momento das tarefas pendentes ou compromisso marcados. Toda e qualquer coisa que você de algum modo se importa e precisa tomar alguma ação (mesmo que seja decidir que não há ações a serem tomadas) entra nessa conta, mas só até você transferir isso para um lugar “confiável”.
Isso pode até parecer perfeito (afinal, é um sistema de lembretes que está na sua mente), mas a história não é bem assim. Sabe quando você está bem concentrado em algo e se da conta que precisa checar um e-mail? Ou ir ao mercado? Ou fazer algo que no momento não está fazendo? Para muitos, isso é um pesadelo e um dos motivos para sair do foco em que se encontram.
A primeira regra é esvaziar sua mente; poupa-la de uma tarefa que não é seu forte. Para que isso funcione, o local em que você irá depositar a tralha que pensa deve ser confiável — i.e., você precisa ter total confiança de que, colocando o que é importante ali,o tempo perdido não será em vão e eventualmente a tarefa ou anotação será processada da maneira correta. Após isso, vem o fluxo do GTD, de onde vamos extrair algumas ideias para criar nosso sistema confiável no Google Keep.
Implementando o sistema confiável no Google Keep
Tudo será implementado com a ajuda de marcadores/tags e das seções que já existem na própria aplicação.
Inbox, Arquivo e Lixeira
Na página inicial, o Keep mostra todas as notas que não foram excluídas ou arquivadas, independe do marcador que possuírem (estas possuem áreas reservadas).
Usando marcadores
Os marcadores existem por um motivo óbvio: filtrar os cartões. Isso pode ser feito pela barra de pesquisa ou clicando no mesmo, em basicamente qualquer lugar em que ele apareça.
Um maneira rápida de marcar uma nota é digitar #<nome do marcador>
Para criar um novo há também diversas maneiras. Uma delas é usar a opção editar que pode ser vista acima.
Seções Básicas do GTD
Primeiro vamos criar marcadores com o básico do GTD, que pode ser resumido em cinco:
- Adiado: Tarefas que foram adiadas para uma data específica, mas que irão ser feitas em breve
- Algum dia/ Talvez: Encaixam-se nessa categoria ideias para projetos futuros, que, mesmo sendo de interesse, não são prioridades no momento.
- Delegado: Tudo aquilo que foi entregue a terceiros e que se deseja ter resposta (um outro possível nome seria Aguardando Resposta).
- Próximas Ações: Tarefas que devem ser realizadas assim que possível.
- Referência: Materiais interessantes, que podem ser úteis em algum momento.
Projetos
Para os nossos interesses, um projeto é um conjunto de mais de uma ação que visam um objetivo maior. Em alguns momentos pode ser necessário agrupar o que estiver relacionado ao projeto em algum lugar, logo criaremos tags para isso.
Locais
Por fim, é natural pensar que existem requisitos para algumas tarefas (como estar com um computador, possuir conexão à internet ou simplesmente estar em casa). Desse modo, iremos criar tags para isso também.
Escolher algum tipo de notação pode ajudar, por organizar ainda mais os marcadores. Por exemplo, aqui estamos usando [Nome do Projeto] e @ Local para projetos e locais - usar o “@” é motivado por ele significar “at” (em/no).
Conclusão
A partir do que vimos, é possível implementar um sistema para organização pessoal simples com o Google Keep. Para utilizar ele, basta despejar (como manda o GTD) tudo que se tem em mente na página inicial e, após isso, organizar com os marcadores, o que é rápido. Além disso, você terá todo o ecossistema da Google para completar a experiência, o que é um grande bonus :)
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