Bir Şeyleri Atlamadan Proje Detaylarını İzlemek
Proje yöneticileri bazen yoğunluktan bazen de başta iyi tasarlamadıkları için gerekli proje detaylarını atlayabilirler.
Proje Yöneticileri şirket ve yönetimin bilgi ihtiyaçlarını analiz etmeli, proje ile ilgili toplanması gereken verileri kim toplayıp nasıl ve kime hangi sıklıkta iletmeleri gerektiğini belirlemelidirler. Üretilmesi gereken bilgi ve raporları içeriğinin ne az ne de fazla olması gerekir.
Proje Yöneticisi iç ve dış paydaşlarla iyi iletişim kurarak ne olup bittiğini gerçek zamanlı izlemeli, işini yapması gereken Proje Ekip Üyelerinin bilgi ihtiyaçlarını karşılamalıdır.
Proje Yöneticisi projeyi izleyebilmek için gerekli eforu harcamalı, kişisel zaman planına koymalıdır.
Etkin izleme Proje Yöneticisinin iletişimine ve düzenli raporlamaya bağlıdır.
Aktivite bazında izlemelerde, Proje Yöneticisinin problemlere müdahale edebilmesi için doğru zamanda bilgilendirilmesi gerekir.
Proje Yöneticisi, proje zaman çizelgesi üzerinde kontrol noktalarını ve raporlama sorumluluklarını belirlemelidir.
Proje Yöneticisi, değişikliklerin ve ek işlerin proje zaman çizelgesine eklenmesini sağlamalıdır.
Proje Yöneticisi, Proje Ekip Üyelerinden mevcut durum bilgisi ile beraber işi bitirmeye yönelik tahmin bilgilerini, olası problemlere ilişkin çekinceleri düzenli olarak takip etmelidir.
Proje başında periyodik proje gözden geçirme toplantılarını ayarlamalıdır. Tüm ekibin katılması gerekmeyen bu toplantılarda ilgili ekip üyelerinin katılımını sağlamalıdır.
Proje Gözden Geçirme Toplantılarının gündemi belirlenmeli, Proje yöneticisinin olmadığı durumlarda dahi yapılması sağlanmalıdır.
Bilgi almakta zorlanılan ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapılmalıdır. Bilgi toplama ve aktarma konusunda kronik sıkıntılar var ise yönetime eskale edilmelidir. Verilen bilgilerin doğruluğu test edilmelidir.
Proje Gözden Geçirme Toplantılarının sıklığı aşama bazında değişiklik gösterebilir. Ne sık ne de seyrek olması önerilir. Projenin ve ekibin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenmelidir.
Zaman ve bütçe gözden geçirmeleri için kritik noktalar belirlenmelidir. Örneğin kilometre taşları, mali dönemler vb.
Proje Gözden Geçirme Toplantılarında projenin hedeflenen fayda ve başarı kriterleri doğrultusunda ilerleyip ilerlemediği gözden geçirilmeli, gerekirse planlar güncellenmelidir.
Değişikliklerin ve problemlerin planlanan-gerçekleşen değerlendirmesine etkileri ihmal edilmemelidir.
Originally published at https://www.savassakar.com on February 28, 2021.
