Geleneksel ve Çevik Proje Yönetimi Yaklaşımlarında Proje Başlatma Belgesi

Hem Çevik hem de Geleneksel yöntemlerde resmi bir başlangıç süreci ve başlatma belgesi vardır.

Geleneksel yaklaşımda, projeye başlamak, proje yöneticisini yetkilendirmek için proje başlatma belgesi gereklidir. Başlatma belgesi iş gerekçesine dayalı bilgileri, başarının ve hedeflerin tanımını, kilometre taşlarını, üst seviye riskleri, zaman ve bütçeyi içerir.Geleneksel proje yaklaşımında Proje Başlatma Belgesi yayınlanmadan proje başlamaz.

Proje Başlatma Belgesi henüz detaylı planlama olmasada en azından sonucun ne olması gerektiğini görmeyi sağlar. Planlama sürecinde gereksinimler toplandıktan sonra, proje yöneticisi proje kapsam bildirimi hazırlar, kapsam içinde ve dışında olan işleri netleştirir. Bu yaklaşım kapsamı kesinleştirmeye yöneliktir.

Çevik projelerde kapsam net olmadığı için Başlama belgesi basit, esnek ve gerektiğinde güncellenebilirdir. Projenin sonucuna ilişkin zemini sunar. Ekibin kapsam değişene kadar aynı sayfada kalması içindir. Geleneksel projelerde Proje Başlatma Belgesine aykırı bir değişiklik kabul edilmez veya kabul edilirse mevcut proje kapatılır, yeni bir proje başlatılır.

Geleneksel ve Çevik başlatma belgelerinin ortak noktası, projeye sponsor olan kuruluşun mali kararı vermek için kullandığı proje seçim teknikleridir.

Projenin başında ve proje süresince paydaş katılımının sağlanması için her iki yaklaşımda da Başlatma Belgesi gereklidir.

Her iki yaklaşımda da, mevcut ve kilit paydaşları süreçlere dahil etmek ve kim, ne, nerede, ne zaman, neden ve nasıl hakkında genel bir anlayış ve anlaşma oluşturmak için resmi bir başlangıç noktası olmalıdır. Böylece, projenin çok erken aşamalarında açık ve şeffaf iletişim ve fikir birliği oluşturmanın önünü açılabilir.

Geleneksel ve Çevik Proje Başlatma Belgeleri Geleneksel Proje Başlatma Belgesi

• Yönetici Özeti: Proje genel bakış açısını ve yapılacakları özetleyen bölümdür. Projenin neden gerekli olduğunu özetleyerek, gerekçelendirir.
• Proje Açıklaması — Projeye ilişkin genel bir açıklamadır.
• Hedefler ve Başarı Kriterleri: Bu, kar vb. finansallardan, ürün/hizmet/sonucun ne olacağına veya ne için kullanılacağına kadar her şey olabilir.
• Organizasyonel Etkiler — Piyasaya ilk giren olmak, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmek veya yasal düzenlemeyi karşılamak vb. olabilir.
• Teslimatlar — Proje çıktısı ürün veya hizmetin tanımı, fiili belgeler veya diğer çıktılar olabilir.
• Üst Seviye Maliyetler ve Süreler — Maliyetler, iş gerekçesi veya fizibilite çalışmalarından, süreler genellikle müşteriden veya kilometre taşlarından gelebilir. Her iki tahmin de iyimser olma eğilimindedir.
• Varsayımlar ve Kısıtlar — Risklerin belirlenmesine yardımcı olmak ve ayrıca sponsorun/kuruluşun/müşterinin projede ne olacağını varsaydığının bilinmesini sağlamak içindir. Kısıtlar, proje çalışmasını bitirmek için yeterli kaynak olmaması, yasalar veya mutlak tarihler gibi projeyi sınırlayan konulardır..
• Üst Seviye Proje Riskleri — Öngörülen ve çoğunlukla deneyime dayalı risklerdir.
• Proje Yaklaşımı — İhtiyaç duyulan aşamalar veya süreçler hakkında genel ifadedir. Ayrıca resmi değişiklik kontrol yaklaşımını içerebilir.
• Proje Yöneticisi ve Yetki Düzeyi — Proje Yöneticisine proje çalışmasına başlaması için verilen resmi yetkidir.
• İmzalar — Sponsor ve diğer kilit paydaşların imzalarıdır.

Proje yöneticisinin ve kilit paydaşların, Gelenek Proje Başlatma Belgesinin oluşturulmasına katkıda bulunurlar, sponsor yayınlar.

Çevik Proje Başlatma Belgesi

• Kim — Kilit paydaşlar, ekip ve müşteri vb. şu anda kimlerin olduğudur.
• Ne — Bugün başarının neye benzediğinin üst düzey bir tanımıdır. Projenin hedefleri ve vizyonu, değişebileceği varsayımıyla açıklanır.
• Nasıl — Projenin nasıl yürütüleceğidir. Scrum, XP vb. olabilir. Müşteri ve kilit paydaşların iş akışının arkasındaki “nasıl”ı anlamalarını sağlamak içindir.
• İmzalar ve Tarih — Çevik proje başlangıcı için gerekli olan resmi yetkiye sahip kişilerin imzalarıdır.

Çevik proje başlatma belgesinde ayrıntılara daha az odaklanılır, bugün bilinenlerin kısa açıklamalarına daha fazla odaklanılır. Daha az kapsam, daha esnek ve daha az bilgilendiricidir. Çevik proje yönetimi şeffaf ve etkileşimli iletişime odaklandığından, amaç bilgiyi erkenden ve sıklıkla bilindiği gibi paylaşmaya teşvik etmektir. Ekip, başlangıçta bulabilecekleri soruları yanıtlayacak ve ihtiyaç duydukları açıklamalar için kendi sorularını soracaklardır.

Originally published at https://www.savassakar.com on October 20, 2022.